Hoe converteerde Achmea gegevens van 25.000 medewerkers naar AFAS Profit? Waarom heeft Manutan gekozen voor outsourcing? Op welke manier heeft Qbuzz succesvol de interne processen op de schop gegooid? Hoe vangt GSG pieken op met detachering? Lees hoe deze én andere klanten hun doelen hebben bereikt en de samenwerking met Optimo ervaren.
Achmea maakt een hele verandering door en is druk bezig met het digitaliseren van al haar bedrijfsprocessen. Voor de HR-processen stapte Achmea over van SAP naar AFAS. De conversie van de gegevens van zo’n 25.000 medewerkers liet de organisatie aan Optimo over. Ronald Daniëls, Senior Projectmanager bij Achmea: “Het was een mooi traject, ik ben er wel trots op.”
Lees verder
Rechtsbijstandsverzekeraar ARAG stuitte per toeval op een detacheerder die naast de nodige ondersteuning, meer in petto bleek te hebben: “De salarisadministrateur van Optimo kwam om het verzuim van een collega op te vangen, maar bracht automatisch vernieuwing in de salarisadministratie en professionalisering met zich mee. Daarom hebben we hem gevraagd nog even te blijven, en hij is er nu nog steeds,” aldus Marit van Sint Annaland, HR-manager bij ARAG.
De wereld van de kinderopvang typeert zich door veel mensen op de werkvloer en een relatief kleine overhead. Met zo’n vierhonderd medewerkers waarvan ongeveer twintig werkzaam in de overhead, is dat bij Wasko net zo. Volgens Frank Willenborg, manager financiën en bedrijfsvoering, is het daarom heel belangrijk dat de overhead zo simpel maar toch zo efficiënt mogelijk wordt gehouden. Daarvoor implementeerde Wasko AFAS Profit, met onder andere InSite. Willenborg: “Als je als organisatie geen gebruik maakt van de mogelijkheden van InSite, ben je hartstikke gek.”
Veel mensen in de onderwijsbranche zullen het herkennen: de drukte die zich in pieken aandient. Niet alleen voor docenten, maar ook rondom interne processen. Directeur Bedrijfsvoering Rudy Snip van De Stichting Gereformeerde Scholengroep in Groningen heeft aan den lijve ondervonden dat de tijdelijke drukte op de personeels- en salarisadministratie kan worden weggenomen door iemand op detacheringsbasis in te zetten. Een fijne bijkomstigheid? Haar frisse kijk op de lopende processen.
Om de continuïteit op een HR-afdeling te waarborgen, is het outsourcen van de salarisadministratie de oplossing. “Zeker wanneer je als generalist op de HR-afdeling specialistische hulp kunt gebruiken”, aldus Désirée Smael (HR Manager) en Liselotte Saelman (HR Assitent) van FD Mediagroep. FD Mediagroep is onlangs overgestapt naar Optimo als outsourcepartij. Dat heeft de organisatie behoorlijk opgeschud. Het was een bewogen en leerzame periode naar een andere manier van werken en strakkere processen.
Wanneer alles in een organisatie op rolletjes loopt, denk je niet gauw aan ‘wat als…’. Totdat een sterke kracht de organisatie verlaat. Manutan, vroeger Overtoom, zat in deze situatie toen hun salarisadministrateur wegging. Na verschillende alternatieven te hebben geprobeerd, wordt de salarisadministratie nu uitbesteed aan Optimo. “Dit biedt vele voordelen”, aldus Lammieke Poolen, HR Business Partner van Manutan.
Het Nederlands Jeugdinstituut is een kenniscentrum over de opvoeding van kinderen en jongeren. Voordat Optimo binnenkwam, was alleen Profit ingericht. Voor het inrichten van Insite lag nog een hele wereld open. ‘’Waar voorheen niemand de hr-gegevens inzichtelijk had, is dit nu wel het geval en dat dankzij de ondersteuning van Optimo’’, aldus Ageeth Bakker, Hoofd Personeelsadministratie.
Openbaarvervoerbedrijf Qbuzz werkte voorheen met allerlei losse systemen, zoals voor CRM, HR en de contractadministratie. Dat zorgde voor veel handmatig werk, wat niet alleen tijdrovend maar ook foutgevoelig bleek te zijn. En dat kwam de dienstverlening aan klanten niet ten goede.
Bij het implementeren van een ERP-systeem moet je durven investeren en heel goed weten wat je wilt. Dat is de mening van Kirsten von Piekartz. Zij werd in 2016 bij de Rudolphstichting aangenomen voor personeelszaken en de implementatie van AFAS Profit. Nu, ruim een jaar later, kijkt ze terug op een interessant proces, maar wel één waarbij ze de senior consultant meer nodig had dan ze verwachtte: “Een implementatie gaat niet vanzelf.”
“Als je niet weet wat de mogelijkheden zijn, maak je niet de goede keuzes”, aldus Jacqueline Pötgens, beleidsmedewerker HRM van Stichting Onderwijs Primair. Door de vrijgekomen PSA functie in te vullen met een medewerker van Optimo, wordt niet alleen tijdelijk het werk opgevangen. Door de specialistische kennis wordt de inrichting van de AFAS-software onder de loep genomen waardoor optimalisatieslagen mogelijk zijn. Op deze manier kan de organisatie rustig ontdekken waar op de lange termijn behoefte aan is.
Bij Smilde Foods – een businessunit van Royal Smilde – droegen twee medewerkers zorg voor de salarisadministratie van circa zeshonderd werknemers. Toen een van de twee zijn vervroegd pensioen aankondigde, stond de organisatie voor een keuze: een nieuwe kracht aannemen of de salarisadministratie uitbesteden. De knoop was al snel doorgehakt.
Charim Zorggroep heeft gekozen voor Optimo om hun workflows in te richten in het AFAS-softwaresysteem. "Met Optimo als gecertificeerde AFAS-partner halen we niet alleen specifieke kennis en ervaring op het gebied van ontzorgen in huis maar ook een team dat er een frisse kijk op heeft", aldus Maarten de Vries, Manager Finance & Control bij Charim Zorggroep.
De zorginstellingen De Zevenster in Zevenhuizen en Stichting Orion in Rotterdam werkten al jaren samen op ondersteunend gebied toen ze in 2015 besloten één bedrijfsbureau in te richten voor alle ondersteuning. Omdat de twee organisaties verschillende systemen gebruikten voor de financiële administratie, ging manager bedrijfsvoering ad interim Leo de Kluiver op zoek naar een alternatief. Zijn keuze viel op AFAS Profit. De Kluiver schakelde AFAS-partner Optimo in voor ondersteuning bij de implementatie en het beheer.
Smienk Trapliften plaatst vanuit Nunspeet tweedehands trapliften door heel Nederland. Het plaatsen van zo’n product gaat gepaard met een uitgebreid orderproces: van het berekenen van aanpassingen aan de traplift tot de uiteindelijke plaatsing ervan. Vanaf de start van Smienk Trapliften werden deze orders ingevoerd in een CRM-systeem. Maar de organisatie kwam ook figuurlijk in de lift en groeide enorm.
