7 november 2017
De onderwijsbranche kenmerkt zich met de drukte die zich in pieken aandient. Niet alleen voor docenten, maar ook rondom interne processen. Directeur Bedrijfsvoering Rudy Snip van De Stichting Gereformeerde Scholengroep in Groningen heeft aan den lijve ondervonden dat de tijdelijke drukte op de personeels- en salarisadministratie kan worden weggenomen door iemand op detacheringsbasis in te zetten. Een fijne bijkomstigheid: een frisse kijk op de lopende processen.
Ondersteuning bij piekmomenten
De Stichting Gereformeerde Scholengroep (GSG) verzorgt gereformeerd voortgezet onderwijs en gereformeerd beroepsonderwijs. Binnen de stichting zijn ongeveer 550 medewerkers werkzaam. Vanuit het dienstencentrum wordt onder andere de personeels- en salarisadministratie verzorgd, waar Rudy duidelijke piekmomenten ziet: ‘Rond de jaarwisseling en de zomervakantie lopen de werkzaamheden rondom de interne processen op. Op een moment lag er zoveel werk, dat zelfs onze collega’s achter de receptie hielpen met administratief werk. Op dat moment het ik de beslissing gemaakt dat het anders moest.’
Extra handen én een frisse blik
Rudy vervolgt: ‘We hadden iemand nodig die hetzelfde werk kon oppakken als onze personeels- en salarisadministrateur, maar ook iemand met een frisse blik en die aangeeft wat anders kan. Wij kenden destijds al een specialist die ons ondersteunde met deze werkzaamheden en twee keer in het jaar controles uitvoerde. Zij maakte de overstap naar Optimo en kwam in een andere functie terecht. Vanwege haar zijn wij ook met Optimo in gesprek gegaan.’
Passend profiel
GSG vond het belangrijk dat er iemand bij hun team werd gevoegd die goed binnen het team paste. ‘Wij zijn een school met een christelijke identiteit. Niet in naam, maar ook in doen. Bij het werven van nieuwe medewerkers vinden we dit belangrijk’, legt Rudy uit. ‘Bij externen ligt dit wel iets anders. Dan is het vooral mooi meegenomen als iemand onze normen en waarden deelt, zoals de personeelsadministrateur van Optimo. Ze past verder goed bij onze wensen vanwege haar inzet.’
Software en processen verbeteren
GSG zocht iemand met inhoudelijke kennis en een frisse blik voor nieuwe inzichten. ‘En dat hebben we gekregen!’, vertelt Rudy. ‘De personeelsadministrateur van Optimo heeft naast haar gewone werkzaamheden ook een quickscan uitgevoerd. Met deze scan is in kaart gebracht op welke manieren wij onze AFAS software en administratie kunnen verbeteren. Ze heeft alle processen beschreven en een lijst van optimalisatieslagen opgesteld. Een consultant van Optimo kan vervolgens aan de slag met de inrichting.’
Benieuwd hoe Detachering via Optimo jouw afdeling verder kan helpen? Download onze brochure.