17 december 2021
Stichting Humanitas is een Rotterdamse zorg- en welzijnsorganisatie die zich richt op hulp voor de Rotterdammer, in het bijzonder de kwetsbare Rotterdammer vanuit het humanistisch gedachtengoed. Stichting Humanitas heeft in januari 2020 de overstap gemaakt naar AFAS. Michiel van den Bos, ICT Manager a.i., vertelt over het proces en de ervaring rondom de samenwerking met Optimo.
Optimo werd aanbevolen door… AFAS
In 2019 besloot Stichting Humanitas om over te stappen naar AFAS. Bij AFAS zelf was het een drukke periode en zij konden dit project niet zelf oppakken. Bij navraag kwam vanuit AFAS zelf de tip om Optimo te benaderen. Na een eerste gesprek was de keuze duidelijk.
‘In september zijn we begonnen met het project en hebben we alles helemaal doorgesproken. Daarbij hebben we besloten deze enorme verandering in 2 delen te splitsen: een algemene implementatie en een fase 2 waarin we het doorontwikkelen en optimaliseren van de software verder zouden oppakken. We kwamen er al snel achter dat als je de processen opnieuw implementeert, je ze opnieuw gaat bespreken en gaat nadenken over hoe het beter kan,’ aldus Michiel.
Een doorlopende ‘fase 2’
Stichting Humanitas maakte in januari 2020 volgens planning de overgang naar AFAS voor personeelsmanagement, salarisadministratie en financiële administratie. Een hele kluif, zo vindt ook Michiel: ‘Het is niet iets wat je op een namiddag doet, je komt zoveel zaken tegen. Gelukkig wisten we ook, dit hoort erbij. Als je naar een ander woonhuis verhuist moet je ook de doos oppakken en tillen, als je dan pijn in je rug krijgt moet je toch door.’
Na de initiële overgang was het tijd voor fase 2, het zetten van de puntjes op de ‘i’. Michiel: ‘We zijn bijna twee jaar verder maar het lijstje is nog steeds niet af – eigenlijk is fase 2 een doorlopend initiatief geworden. Intern bespreken we met een klein groepje elke 6 weken wat er geoptimaliseerd kan worden op het gebied van functioneel beheer en daar vloeien dikwijls nieuwe verzoeken uit voort waar we de expertise van Optimo goed bij kunnen gebruiken.’
Prettig contact met het team
Inmiddels heeft Michiel en team al veel contact gehad met verschillende collega’s bij Optimo. ‘Als we een verzoek hebben bespreek ik dat in principe met de accountmanager die daar de juiste expert bij aandraagt, maar er zijn ook veel kleine verzoekjes die via de online tickets gaan. Dan kom je met veel mensen in contact. Ik vind de expertise en kennis die Optimo in huis heeft heel prettig. Het heeft ons enorm geholpen in de verdere ontwikkeling en het gebruik van AFAS. We hebben aan de start ook naar andere partijen gekeken – de markt stikt van de AFAS-consultants – maar de manier van samenwerken en het praktisch inplannen van de juiste experts op de juiste vraagstukken maakt dat Optimo er voor ons uit springt,’ aldus Michiel.
Ook benieuwd hoe we jou kunnen helpen? Neem dan contact met ons op!