Zonder processen, geen gelijkheid

Kim is op de afdeling PO&O betrokken bij de optimalisatie van AFAS Profit. Dat doet zij met passie: ‘Als er geen processen zijn, krijg je ongelijkheid. Ik heb altijd een sterk gevoel voor rechtvaardigheid gehad. Om medewerkers daarin te beschermen en de organisatie richtlijnen te geven, is het goed om dingen vast te leggen’, zegt Kim.

 

Workflows liepen niet

Interzorg ging in 2012 over op de software van AFAS. Optimalisatieslagen leverden niet de gewenste resultaten op. Toen Kim in 2015 van start ging bij Interzorg, bleek het één en ander niet lekker te lopen in het systeem: ‘Workflows en signalen liepen niet zoals de bedoeling was en taken kwamen bij de verkeerde leidinggevende uit.’ Werk aan de winkel dus! Samen met een zelfstandige AFAS expert ging Kim aan de slag met verzuim en cursusmanagement. Veel werd opgepakt, maar toen werd het tijd voor de volgende grote stap. Hiervoor ging Interzorg op zoek naar een AFAS Partner.

 

Keuze voor continuïteit

Bij het selectieproces van een partner bezocht Interzorg een klant van Optimo. ‘We wilden zien wat Optimo ingericht had, of wij ons daarmee konden identificeren en of de werkwijze ons aansprak. Minstens zo belangrijk was de onderlinge klik. De nuchtere werkhouding van Optimo past goed bij Interzorg. Daarnaast kozen we voor een stuk continuïteit: Optimo heeft een groot team. Dat biedt voordelen, ten opzichte van een zzp’er.’

 

Uitval op de salarisadministratie

Salaris Specialist Michel Floris bood ondersteuning op de salarisadministratie, nadat een senior salarisadministrateur de organisatie verliet. ‘Het werk op de afdeling werd altijd verdeeld, waarbij ieder zijn expertise had. Als een collega wegvalt, en taken zijn niet vastgelegd, dan is het voor collega’s lastig om het extra werk op te pakken. Michel ving dit op en zag als professioneel salarisadministrateur mogelijkheden om zaken anders op te pakken in het payrollproces.’

 

Payrollscan

Interzorg liet een payrollscan uitvoeren door Optimo. ‘Daar zijn aanbevelingen uit voortgekomen. Michel ging daarmee aan de slag en gaf adviezen aan de verantwoordelijk manager.’ AFAS Consultants Max Uittenbogaard en Steffan Spanjaard werden aangehaakt om het MKSA in te richten. Ook richtte Max de functie ‘meerdere reisbewegingen’ in: ‘Onze medewerkers van Bureau Inzet & Capaciteitsplanning en Wijkzorg reizen van de ene cliënt naar de andere. Voorheen moesten zij al die bewegingen berekenen, een heel gedoe. Max heeft een integratie met Google gemaakt, zodat de kilometers automatisch worden berekend.’

 

Werving & Selectie

Een project dat momenteel de aandacht vraagt is Werving & Selectie. Samen met Max werd de Sollicitant Self Service ingericht. Kim vertelt: ‘Het is fijn om iemand erbij te hebben die weet hoe de module ‘Solliciteren’ is bedacht door AFAS. Max heeft meerdere ervaren collega’s om zich heen waar hij weer vragen aan kan stellen. Dat scheelt mij een hoop zoekwerk in de knowledge base.’

 

Indiensttreding en muterende workflows

Nu de Sollicitant Self Service staat, is de volgende stap om de indiensttredingprofielen op orde te maken, gevolgd door muterende workflows. ‘We willen dat al die papieren niet meer nodig zijn, wanneer iemand in dienst treedt. Daarnaast willen we dat leidinggevenden basale mutaties via INNsite kunnen insturen, zoals een urenwijziging of contractbeëindiging.’

 

Maandelijkse ondersteuning

Omdat Kim zich verder wil ontwikkelen, kreeg zij over 2018 één keer per maand ondersteuning van Max. ‘Ik kan met Max geweldig over de inhoud praten en nieuwe inzichten opdoen. Dat werkt ook andersom: ik heb weer andere perspectieven, en zo vullen we elkaar aan. De collega’s van Optimo hebben dat ook onderling. Zij zien veel bedrijven, snappen wat er gebeurt en pakken dingen snel op. Dat heb je, of dat heb je niet.’

 

Processen professionaliseren

Kim is tevreden over de behaalde resultaten tot dusver. ‘Ons oudste dossieritem is het oproepen van bedrijfsartsen. Deze week hebben we aanpassingen gemaakt om dat proces te versimpelen. Zo zie je dat onze processen professionaliseren. Collega’s kunnen steeds meer meedenken, omdat ze nu begrijpen hoe het systeem werkt. Dat is mooi om te zien.’

 

Heeft jouw organisatie ook een hoop optimalisatiepunten op het lijstje staan, maar kom je kennis of capaciteit te kort? Onze specialisten helpen je graag stappen te maken. Lees meer over AFAS Consultancy of Detachering.