31 juli 2017
De wereld van de kinderopvang typeert zich door veel mensen op de werkvloer en een relatief kleine overhead. Met zo’n vierhonderd medewerkers waarvan ongeveer twintig werkzaam in de overhead, is dat bij Wasko net zo. Volgens Frank Willenborg, manager financiën en bedrijfsvoering, is het daarom heel belangrijk dat de overhead zo simpel maar toch zo efficiënt mogelijk wordt gehouden. Daarvoor implementeerde Wasko AFAS Profit, met onder andere InSite. Willenborg: “Als je als organisatie geen gebruik maakt van de mogelijkheden van InSite, ben je hartstikke gek.”
Wasko is een organisatie met verschillende kinderdagverblijven, peuterspeelzalen en buitenschoolse opvangen in de regio Papendrecht. Tijdens de crisis had Wasko het moeilijk. Willenborg: “Wasko was een vrij traditionele organisatie waarbij handmatige processen vaak langs elkaar heen liepen in plaats van dat er samengewerkt werd. Er moest ‘verfrissing’ komen.” Er volgde een periode waarin de organisatie poogde haar bedrijfsvoering efficiënter te maken. “Toen ik in dienst kwam bij Wasko was de organisatie al een jaar bezig met het implementeren van een softwaresysteem en dat gaf eigenlijk alleen maar ellende. Door mijn ervaring als interim, heb ik veel softwarepakketten meegemaakt. Daarom deed ik na twee maanden het voorstel om alles weg te gooien en opnieuw te starten met AFAS Profit.
Automatiseren waar mogelijk
“Onder het mom ‘liever lui dan moe’ wil ik altijd zo veel mogelijk door de computer laten doen. Daarom was mijn streven om AFAS Profit zo ver mogelijk door te voeren en alle mogelijkheden van InSite toe te passen,” vertelt Willenborg. Hij startte de implementatie van de software en liet de inrichting van het systeem op aanraden van een accountmanager van AFAS uitvoeren door Optimo. “Toen Optimo in beeld kwam had ik gesprekken met de projectleider en met de payrollconsultant. Zij kwamen betrouwbaar over en samen besloten we ervoor te gaan.” Veel medewerkers van Wasko waren echter wat sceptischer over de verandering. “De medewerkers moesten om de haveklap met iets nieuws werken. Zo waren ze amper gewend aan een nieuw verlofregistratiesysteem en dan gooiden wij dat weer om. Het heeft wel een paar maanden geduurd voordat zij het nut van deze verandering inzagen.”
Waskopedia
In december werd de financiële module ingericht en in januari de HR & Payroll-module, gevolgd door InSite. “De payrollconsultant kwam zo nu en dan een dag naar Papendrecht om bij te praten met de betrokkenen (zoals de salarisadministrateur) en om allerlei verdiepende vragen te stellen. Daarna werd alles op de achtergrond in een mum van tijd ingericht”, vertelt Willenborg. Toen alle basisprocessen waren ingericht vond Willenborg het tijd om informatie te gaan bundelen: “Ik begreep op een gegeven moment dat je InSite ook kunt gebruiken om documenten op te slaan om ze vervolgens in een soort intranet-omgeving open te stellen voor medewerkers. Daarom hebben we ‘Waskopedia’ laten maken. Zo heeft bijvoorbeeld iedere BSO eigen thema’s, spelletjes en activiteiten. Via Waskopedia kan dit gedeeld worden met andere BSO’s. Alle medewerkers kunnen documenten uploaden. Dit is nu een proef: wordt het te rommelig, dan kunnen we autorisaties aanpassen.”
Software die gewoon werkt
“Gelukkig zijn langzamerhand steeds meer mensen bij Wasko blij met de verandering. AFAS is geen software waarbij je maandenlang moet testen. Als je de standaard gebruikt, dan werkt het ook gewoon. Het is prettig om te merken dat de mensen die in het begin dachten ‘dit wordt hem niet’, nu zien dat alles goed werkt”, zegt Willenborg. “We hebben wel rekening moeten houden met mensen die minder handig zijn met de computer. Zij krijgen momenteel een interne computercursus. Gelukkig is AFAS InSite gemakkelijk te begrijpen. Zodra de medewerkers de basis onder de knie hebben, is het goed behapbaar.”
Van kwantiteit naar kwaliteit
De effecten van het nieuwe systeem zijn inmiddels goed te merken. Willenborg: “De salarisadministratie gaat gewoon sneller nu alles automatisch gaat. Ik ben er super blij mee dat dit zo zichtbaar wordt. Het is fijn om te merken dat onze salarisadministrateur haar werk steeds leuker vindt. Het doel van dit proces was namelijk niet om efficiëntie te creëren zodat we mensen konden ontslaan, maar juist om efficiëntie te creëren zodat het werk meer inhoud krijgt. Van kwantiteit naar kwaliteit dus. Het is mooi dat de medewerkers dit nu ook zo ervaren.”
Wasko hoopt nu voor de komende vijf á zeven jaar klaar te zijn met grote veranderingen op het gebied van software. Momenteel wordt InSite nog verder geoptimaliseerd en worden financiële rapportages uitgebreid. “De rust begint nu terug te keren”, zegt Willenborg.
Wasko over Optimo
Het team van Optimo bestaat uit leuke mensen. Je kunt tussendoor even een lolletje met ze hebben en als het wat serieuzer moet dan kan dat ook. Ze kennen alle ins en outs van hun specialisme en zijn daarnaast van elkaar op de hoogte. De snelheid waarmee consultants werken is de investering zeker waard. Dat vind ik belangrijk bij een partner.