✓ AFAS expert ✓ Vakkennis ✓ Gespecialiseerde teams
26 november 2020

Toen de vastgoedtak van hotelgroep Accor in 2017 werd afgesplitst, ontstond er een nieuw bedrijf met een nieuwe visie: AccorInvest. John Buitenhuis en Gracita Linger, Finance Director en HR Director bij AccorInvest, ontfermen zich over zo’n 45 hotels in de Benelux. Ze vertellen hoe de backofficeprocessen werden gedigitaliseerd in AFAS Profit tijdens project ‘Hoppa’.

 

Al voordat John in dienst kwam bij de Accor groep, had de organisatie voor het softwarepakket AFAS Profit gekozen. Aanvullend werd de software van Softbrick geïmplementeerd, voor de urenregistratie en hotelplanningen. John vertelt: “Er zat een behoorlijke tijdsdruk op het implementatietraject, omdat de licentie van het oude softwarepakket afliep. De implementatie is succesvol afgerond, maar door de tijdsdruk is het systeem – achteraf gezien – niet optimaal ingericht. De inrichting paste namelijk bij de oude manier van werken. Maar als je doet wat je altijd deed, krijg je wat je altijd kreeg.”

 

Toen AccorInvest vervolgens werd afgesplitst van de Accor groep, was het tijd om het Hoppa-project te starten. Hoppa staat voor Hotel Optimalisatie Personeels- en Payroll Administratie. Volgens John heeft het woord ook nog een andere betekenis: “Als groot internationaal bedrijf is het soms lastig om een project met goede snelheid te starten én af te ronden. Daarom zeiden we: het moet snel, goed en leuk. Hoppa!”

 

 

Efficiënter en harmonieuzer werken

Wat moest er precies gebeuren? “We hadden een mooi softwarepakket, maar het werkte niet optimaal en we maakten geen gebruik van de verregaande mogelijkheden. Ook hanteerden we verschillende werkwijzen per hotel. Dat paste niet bij de nieuwe visie van AccorInvest: we wilden efficiënter en harmonieuzer werken”, licht John toe.

 

Gracita startte bij AccorInvest toen Hoppa net van de grond kwam. “Ik kon meteen de diepte induiken om begrip te krijgen van de werkwijzen in de hotels en op het hoofdkantoor. Ook kon ik zien waar de discrepanties zaten en wat er nodig was om dat op te lossen. Om tot een goed samenspel tussen de hotels en het hoofdkantoor te komen, was een eenduidige werkwijze nodig.”

 

John vult aan: “Ook kwamen we erachter dat bijna geen enkel hotel Softbrick gebruikte voor de planning en de roostering. Er was een eigen workaround ontwikkeld en de meest uitgebreide Exceldocumenten kwamen tevoorschijn. Aan het eind van de maand werd Softbrick alleen gebruikt om uren in te vullen, zodat verloond kon worden in Profit. Dat was de enige functie van het pakket. Zonde!”

 

 

Een gezamenlijk doel

Voor de herinrichting van AFAS Profit werd Optimo ingeschakeld. John legt uit waarom: “Optimo was betrokken bij de eerste implementatie. We hebben sindsdien goed contact gehouden. We bellen elkaar eens per kwartaal, ook wanneer er niks aan de hand is. We hebben de tijd genomen om samen tot een goede opdrachtformulering te komen voor project Hoppa. Die fase is belangrijk geweest, want soms wil je starten, maar neem je niet genoeg tijd om tot de kern te komen. Het grappige is dat de opdrachtformulering steeds korter werd, in plaats van langer. Dat vond ik een goed teken.”

 

Gracita zegt daarover: “De opdrachtformulering heeft geleid tot een gezamenlijk doel, waar alle partijen zich in konden vinden. Daarbij waardeerde ik de flexibiliteit van Optimo. De AFAS Consultants dachten bijvoorbeeld ook mee over het proces rondom Softbrick, terwijl het buiten de scope van Optimo viel. Dat is voor mij de basis van een partnership.”

 

 

Gedragsverandering

Niet alleen de inrichting van AFAS Profit werd onder handen genomen, het gedrag van medewerkers moest ook veranderen. Voor deze transitie werd adviesbureau Frisse Blikken aangehaakt. “Omdat medewerkers verschillende werkwijzen hanteerden, realiseerden we ons dat er een belangrijk gedragscomponent was dat begeleiding nodig had”, licht Gracita toe.

 

John vult aan: “Het softwarepakket van AFAS is gebaseerd op Employee Self Service en Manager Self Service principes, maar dat pasten wij niet toe. Onze backoffice-collega’s voerden allerlei mutaties uit voor de managers. Met Hoppa legden we de verantwoordelijkheid terug bij de managers. We wisten dat dat voor weerstand kon zorgen.”

 

Om die weerstand te voorkomen, werden medewerkers zoveel mogelijk betrokken bij het project. “Het systeem stond er, maar daarmee waren we er nog niet”, vertelt Gracita. “HR-medewerkers verzorgden daarom trainingen, samen met Optimo. De trainingen gingen concreet over het systeem, maar ook over de nieuwe taken en verantwoordelijkheden. Zo konden we samen met de gebruikers het verschil maken voor een succesvolle implementatie. En dat is gelukt! Ik durf te zeggen dat managers inmiddels werken zoals we dat hadden verwacht. Natuurlijk zijn er momenten waarop een leidinggevende er toch onderuit probeert te komen. Het hoofdkantoor ontvangt dan bijvoorbeeld een mail waarin staat dat de inrichting van het systeem niet werkt. Op zo’n moment is het voor ons heel makkelijk om terug te grijpen op het proces.”

 

 

Alle processen in workflows

Dat voorbeeld schetst volgens John meteen één van de behaalde resultaten. “Alles verloopt nu via een workflow. Zo kunnen we altijd tracken en tracen wanneer er bijvoorbeeld een vraag wordt gesteld over een mutatie in de loonstrook. We kunnen precies zien vanuit welk proces dat is voortgekomen en wie goedkeuring heeft gegeven.” De grootste vooruitgang zit volgens Gracita in het automatisch uploaden van documenten. “Met de nieuwe werkwijze voorkomen we dat documenten via de mail worden verstuurd. Dit maakt dat we AVG-proof kunnen werken. Een andere belangrijke wijziging zien we terug in de salarisverwerking. Dat is grotendeels geautomatiseerd, slechts twintig procent wordt nog handmatig verwerkt omdat het niet naar een workflow kon worden vertaald. Daar zit veel tijdswinst in.”

 

 

Betrouwbare stuurinformatie

De afgelopen maanden heeft het Nederlandse team van Gracita de vruchten kunnen plukken van de digitaliseringsslag. “Dankzij de resultaten van project Hoppa kunnen we makkelijk en snel betrouwbare informatie uit het systeem halen. Dat helpt ons bij het nemen van beslissingen in een vrij kort tijdsbestek.” John vult aan: “In deze crisisperiode is er een andere urgentie en krijgen we andere vragen dan normaal. In Nederland zien we dat gedigitaliseerd werken in AFAS Profit enorm veel voordelen biedt. In andere landen moeten we het hebben van Exceldocumenten, waardoor een analyse niet kwalitatief genoeg en veel tijdrovender zal zijn. Dat legt bloot waar onze organisatie verdere stappen moet zetten.”

 

John vervolgt: “De komende jaren hebben we te maken met een bedrijfsmatige uitdaging. Toch willen we deze periode benutten om sterker uit de crisis te komen. We vallen terug op de Hoppa-mentaliteit: we willen efficiënt en flexibel genoeg zijn om met een crisis als de huidige om te gaan. De komende jaren willen we transformeren om weerbaarder te zijn.” Gracita haakt in: “Ik denk dat die transformatie ook los van de coronacrisis nuttig is. Daarom heb ik veel vertrouwen in de stappen die we de komende tijd zullen zetten.”

 

 

Partnership met Optimo

De eerste fase van project Hoppa is inmiddels afgerond en fase twee is in volle gang. “Ik ben blij dat we de komende tijd blijven samenwerken met Optimo, vanwege de snelheid waarop geacteerd wordt”, zegt Gracita. “Het is fijn dat Optimo meedenkt in operationele werkzaamheden waar wij tegenaanlopen. Een recent voorbeeld is de invoering van de WAB. Wanneer er een wijziging plaatsvindt, kunnen we snel schakelen met de specialisten van Optimo.” John kan zich daarin vinden: “Als het partnership goed is, kun je opbouwend kritisch naar elkaar zijn. Dat zijn we tijdens project Hoppa ook geweest. Na dit project houden we contact, om elkaar te blijven inspireren.”

 

 

Wil jouw organisatie de HR- en payrollprocessen ook optimaliseren? Optimo helpt je graag. Vraag vrijblijvend onze brochure aan!