In deze video deelt Henk Filius, Head of Finance Centre of Excellence bij Bunzl Nederland, hoe zijn organisatie succesvol samenwerkt met Optimo. De samenwerking begon met advies en AFAS-optimalisatie, en groeide uit tot een structureel partnerschap op het gebied van uitbesteding van de salarisadministratie, detachering van vakspecialisten én AFAS consultancy.
Wat deze samenwerking extra bijzonder maakt, is dat Bunzl zelf een organisatie is die draait op outsourcing en er juist voor koos om de eigen salarisadministratie uit te besteden. Niet omdat het moest, maar omdat het strategisch ruimte creëert om zich volledig te richten op hun kernactiviteiten. Die bewuste keuze geeft deze case extra gewicht: het gaat niet alleen om efficiënter werken, maar om het consequent doorvoeren van een manier van organiseren waarin focus centraal staat.
Van complexiteit naar controle: hoe Bunzl weer grip kreeg op payroll
Voor Bunzl is groei geen project, maar een constante. Met tien werkmaatschappijen in Nederland en een internationale context is de organisatie van nature complex. Die complexiteit sijpelt vroeg of laat door in alle processen, en zeker in de salarisadministratie waar precisie en uniformiteit essentieel zijn.
Wat ooit werkbaar was ingericht, begon langzaam te versnipperen. Werkmaatschappijen ontwikkelden ieder hun eigen werkwijze, met eigen interpretaties van processen en verschillen in inrichting van de payroll. Op zichzelf logisch ontstaan, maar samen leidend tot een situatie waarin overzicht ontbrak en afstemming steeds meer tijd kostte. De payroll functioneerde, maar niet meer efficiënt en niet meer toekomstbestendig.
De aanleiding voor verandering was daarom niet een fout of incident, maar een groeiend besef: als we willen blijven groeien, moet de basis eenvoudiger, consistenter en schaalbaar worden ingericht.
In die zoektocht kwam Bunzl in contact met Optimo. In plaats van direct te sturen op oplossingen, werd eerst gekozen voor inzicht. Want pas als je precies begrijpt hoe de huidige situatie is opgebouwd, kun je gericht verbeteren.
Met een uitgebreide payrollscan werd de volledige inrichting van de salarisadministratie in kaart gebracht. Daaruit kwamen duidelijke patronen naar voren. Verschillende werkmaatschappijen bleken uiteenlopende looncomponenten te gebruiken en processen bleken op onderdelen dubbel of inefficiënt ingericht. In sommige gevallen waren er meerdere werkwijzen voor exact dezelfde handeling.
Die analyse bracht niet alleen inzicht, maar ook richting. Want waar verschillen verklaarbaar zijn, kunnen ze ook bewust worden teruggebracht.
Op basis daarvan is een traject gestart waarin stap voor stap is toegewerkt naar standaardisatie en optimalisatie. Processen zijn opnieuw ingericht en versimpeld, waarbij overbodige varianten zijn verwijderd en looncomponenten zijn geharmoniseerd.
Het effect daarvan was direct merkbaar. De inrichting werd overzichtelijker, de uitvoer consistenter en de afhankelijkheid van individuele kennis binnen teams nam af. Waar eerder veel afstemming nodig was tussen werkmaatschappijen, ontstond nu één duidelijke en schaalbare manier van werken.
Na deze optimalisatieslag is gekeken naar de volgende stap: de uitvoering zelf. Want een goed ingerichte structuur vraagt ook om een stabiele en schaalbare uitvoering.
Voor Bunzl werd outsourcing van de salarisadministratie daarom een logische keuze. Niet als manier om afstand te nemen, maar om kwaliteit en continuïteit te borgen. De uitvoering werd ondergebracht bij Optimo, met één vast aanspreekpunt en een team van specialisten op de achtergrond.
Die stap bracht direct rust in de organisatie. Minder interne druk op de operatie, minder afhankelijkheid van losse kennis en meer zekerheid dat de salarisadministratie elke maand correct, tijdig en consistent wordt uitgevoerd. Waar voorheen veel tijd ging naar afstemming en controle, is dat nu grotendeels geborgd in het proces zelf.
Wat deze samenwerking versterkt, is de combinatie van disciplines. Consultancy voor procesoptimalisatie, outsourcing voor structurele uitvoering en detachering voor tijdelijke versterking. Die samenhang zorgt ervoor dat de payroll niet alleen stabiel is, maar ook blijft ontwikkelen.
Vandaag de dag is de impact duidelijk voelbaar. De salarisadministratie is niet langer een versnipperd en tijdsintensief proces, maar een gestroomlijnde en betrouwbare kernfunctie. De foutgevoeligheid is verlaagd, de efficiëntie verhoogd en de organisatie is minder afhankelijk van individuen.
Concreet betekent dat voor Bunzl vooral één ding: meer rust in de operatie en meer ruimte om te sturen op groei in plaats van beheer. Grip op payroll is daarmee niet alleen een verbetering van processen, maar een versterking van de hele organisatiebasis.
Klaar om grip te krijgen op jouw payroll?
Herken je de uitdagingen van versnipperde processen, verschillende werkwijzen of een payroll die te veel afhankelijk is van losse kennis? Dan is dit het moment om te kijken waar standaardisatie, optimalisatie en outsourcing jouw organisatie kunnen versterken.
Wil je weten hoe dat er voor jouw organisatie uit kan zien? Neem gerust contact op met Optimo voor een vrijblijvend gesprek. Samen brengen we in kaart waar de kansen liggen om meer rust, overzicht en grip te creëren in jouw payrollproces.