✓ AFAS expert ✓ Vakkennis ✓ Gespecialiseerde teams
24 juni 2019

Met 1.000 medewerkers en 500 vrijwilligers levert VVT-organisatie Sutfene vele soorten ouderenzorg op vijf locaties in en rondom Zutphen. Omdat Sutfene meer standaardisatie wilde in haar HR- en salarispakket, ging de zorgorganisatie over op AFAS HRM/Payroll. Projectleider Betsy Korenblik en HR-coördinator Celina Roza vertellen over de ondersteuning van Optimo met Consultancy en Detachering.

 

Optimo als AFAS partner

Sutfene had behoefte aan minder maatwerk en meer standaardisatie. Betsy vertelt: ‘We zijn een zeer uitvoerig selectietraject gestart voor een nieuw softwarepakket. Daaruit kwam AFAS als meest passende leverancier. Omdat AFAS zelf geen consultants beschikbaar had, werd Optimo aangeraden als AFAS partner. Dat was even omschakelen, maar al snel na het eerste contact met Optimo wisten we: dit komt wel goed.’

 

 

Papieren personeelsdossiers wegwerken

Met vier maanden tot de deadline, was er werk aan de winkel. Celina vertelt over de oude situatie: ‘Alles ging op papier, we hebben zelfs nog kasten vol personeelsdossiers. Sinds kort hebben we een scanner op de afdeling om die documenten te digitaliseren. Het is een behoorlijke verandering voor onze medewerkers, ze zijn druk bezig om de software onder de knie te krijgen. Gelukkig willen ze graag leren!’

 

 

Verwachtingen bijstellen

Betsy en Celina hadden een gevulde wensenlijst klaarliggen. Celina legt uit: ‘We wilden veel, in een vrij korte periode. Nico Louwen, Managing Consultant bij Optimo, stelde onze verwachtingen bij en was heel duidelijk over wat wel en niet haalbaar was. In het begin vond ik dat lastig, maar achteraf is het goed geweest dat hij de grenzen aangaf. Hij heeft daarin de nodige ervaring.’ De focus werd gelegd op de basisinrichting van Payroll en indiensttreding via ESS op InSite. Tegelijkertijd liep er een dataconversie en eind januari moest de eerste salarisverwerking draaien.

 

 

Samenwerking met de AFAS Consultants

Waar Managing Consultant Nico het overzicht hield, werd met AFAS Consultant Carola Lekkerkerker de inrichting verzorgd. Betsy vertelt: ‘Bij het inrichten hebben Celina en Carola nauw samengewerkt. Daar plukken we nu de vruchten van; Celina kent zo’n beetje alle ins en outs van het systeem.’ Celina vult aan: ‘We hadden een fijne projectgroep en de samenwerking was goed. De consultants keken zelfstandig in de planning om te zien wat er die dag moest gebeuren. Als een taak klaar was, vinkten ze het keurig af.’

 

Betsy en Celina blikken terug op een fijne samenwerking: ‘Ik vond het prettig dat de consultants met ideeën kwamen. Ze lieten ons zien hoe andere organisaties het aanpakken’, zegt Betsy. Celina stemt in: ‘Ik ben ook te spreken over de bereikbaarheid van de consultants. We hebben vaste dagen ingepland, maar op het moment dat je de consultants echt nodig hebt, kan dat gewoon. Prettig om te weten dat zij flexibel zijn wanneer het nodig is.’

 

 

Salarisadministrateur met pensioen

Ondertussen ging de salarisadministrateur van Sutfene met pensioen. Celina vertelt: ‘We konden een nieuwe medewerker aannemen, maar we weten nog niet hoeveel tijd de nieuwe software gaat opleveren. Daarom is een tijdelijke werkkracht een geschikte oplossing. Salaris Specialist Peter de Bruijn zorgt nu dat de boel draaiende blijft. Ikzelf ga ook een stukje Payroll oppakken, Peter gaat mij daarvoor inwerken. De bedoeling is dat ik daarna zelf de inrichting kan verzorgen.’

 

 

Declaraties en urenwijzingen gedigitaliseerd

Inmiddels staat de basisinrichting van Payroll, ESS, MSS en declaraties. Betsy licht toe: ‘We willen verantwoordelijkheden neerleggen waar ze horen. Welke processen kan een medewerker zelf uitvoeren? De declaratie via ESS werkt al zoveel beter dan die losse papiertjes die rondzweefden. Nu kunnen we gewoon verwijzen naar InSite voor de status van een declaratie.’ Celina voegt daaraan toe: ‘Voor een urenwijziging maakten we voorheen een brief op, die een medewerker op kantoor moest komen ondertekenen. Sinds kort hebben we hiervoor een workflow ingebouwd. Dat hebben we zelfs zonder consultant gedaan, daar waren we heel trots op!’

 

 

Vrijwilligersportaal en Sollicitant Self Service

Aan AFAS Consultant Max Uittenbogaard is nu de taak om optimalisatieslagen uit te voeren. Betsy vertelt: ‘Ons wensenlijstje was niet verdwenen, maar slechts naar voren geschoven. Zo gaan we nu aan de slag met een vrijwilligersportaal. Het zou fijn zijn als onze vrijwilligers via dat portaal declaraties kunnen insturen en zich kunnen aanmelden voor activiteiten. Uiteindelijk is het de bedoeling dat we alles via InSite doen. Daar gaan we ook onze nieuwsberichten op publiceren. Het huidige intranet gaat op de schop.’

 

Celina sluit af: ‘Ook gaan we aan de slag met Sollicitant Self Service. We gaan geen grote OutSite pagina maken, omdat we al veel kandidaten aantrekken via zorg specifieke vacaturesites. Wel maken we een eigen sollicitatiepagina, zodat sollicitaties rechtstreeks bij ons terecht komen. De basis voor indiensttreding staat, maar de HR-afdeling verwerkt nog veel informatie. Dat willen we een sollicitant zelf laten doen. Oftewel: registreren bij de bron.’

 

Wil jij ook af van papieren personeelsdossiers? Onze AFAS Consultants helpen je graag het optimale uit de software te halen! Lees meer over AFAS Consultancy