Achmea is de grootste verzekeraar van Nederland. De meeste mensen zullen de organisatie kennen van merken als Centraal Beheer, Zilveren Kruis, FBTO en Interpolis. Daniëls vertelt over de verandering die de organisatie doormaakt: “Doordat we een fusiebedrijf zijn, hebben we te maken met veel verschillende systemen. Dit is inefficiënt en kan daarom niet in stand worden gehouden. Uiteindelijk willen we dat al onze merken dezelfde onderliggende werkprocessen en methodes hebben. We zijn bezig met een serie projecten waarmee we processen standaardiseren en alles samenbrengen in moderne technologie.”

 

Ruimte voor ontwikkeling creëren

“Van oudsher zijn we bekend van het ‘bellen, bellen, bellen’. Het callcenter willen we veel meer gaan digitaliseren. En dat geldt ook voor HR. We willen af van handmatige processen en meer handelingen bij de medewerker zelf neerleggen. Daarom krijgen we steeds meer IT-ondersteuning en geautomatiseerde processen”, vertelt Daniëls. “In principe doen wij alles in SAP, tenzij dit niet anders kan. We hadden een goede personeelsadministratie in ons SAP-systeem, maar dit bood weinig ruimte voor ontwikkelingen op HR-gebied. Dit weerhield ons ervan vervolgstappen te maken, ook richting andere processen. Daarom zijn we eind 2015 een leveranciersselectie gestart voor HR-software, waarbij we op AFAS uitkwamen.”

 

Inrichten, koppelen en converteren

In maart 2016 is het project rondom de nieuwe HR-software van start gegaan. Het was opgedeeld in drie ‘werkstromen’: het inrichten van AFAS Profit, het koppelen van AFAS Profit aan de interne systemen van Achmea en de conversie van alle medewerkers. Achmea koos ervoor om de eerste twee zelf uit te voeren en de conversie over te laten aan Optimo. Daniëls legt uit waarom: “De inrichting hebben we bewust zelf gedaan. Workflows moeten geregeld aangepast worden en dat wil je als organisatie zelf kunnen. Voor de koppeling hebben we wel een externe partij overwogen. Uiteindelijk besloten we dit ook zelf te doen vanwege privacyoverwegingen. Dit was verreweg het lastigste onderdeel. De kennis hadden we in huis, maar de techniek matchte niet. Die systemen spreken andere talen, AFAS is Nederlands en SAP is Duits. Die verstaan elkaar niet zomaar.”

 

Voor de conversie kwam Achmea bij Optimo terecht. “Conversie kun je heel goed uitbesteden. Het is kennis die je niet vast hoeft te houden. Daarnaast moesten in totaal 25.000 medewerkers van het ene systeem worden overgezet naar het andere. Daar hadden we naast de inrichting en koppeling zelf echt geen tijd voor”, legt Daniëls uit. “Via AFAS kwamen we bij Optimo terecht. Je kon aan alles merken dat Optimo veel ervaring heeft met conversies; ze werkten met een standaard plan van aanpak en hadden een vaste werkwijze met een projectleider en een consultant. Dat was heel erg fijn.”

 

Oog voor detail

Om de uitval zo laag mogelijk te houden, werd veel energie in een draaiboek gestopt en liet Achmea in korte tijd drie conversies uitvoeren: “Eerst een proef met een man of honderd, dan een proef met de hele populatie en dan de definitieve conversie”, vertelt Daniëls. “Uiteindelijk zijn we bij conversies niet tegen grote dingen aangelopen. Wel schrok ik van het detailniveau waarop je moet sturen bij conversies. Wat doe je bijvoorbeeld met postcodes die niet goed zijn ingevuld? In het begin had ik dat een beetje onderschat. Gelukkig heeft Optimo ons daar veel bij geholpen.”

 

Een traject om trots op te zijn

Daniëls kijkt terug op een geslaagd traject: “De conversie was helemaal top. Ik denk dat we de goede risicomaatregelen hebben genomen. De uiteindelijke uitval was rond de 0,027%, dat is echt bijzonder laag voor een conversie! We hadden één harde deadline voor de salarissen en die is gehaald. Alles wat fout ging, hebben we binnen een dag kunnen repareren. Het was een mooi traject, ik ben er wel trots op.” Het succes van de conversie is volgens Daniëls vooral te danken aan de aanpak: “Het zit hem echt in de voorbereiding. Je moet een goede aanpak hebben en daar vervolgens aan vasthouden. Je moet tijdens een traject niet halverwege nieuwe spelregels bedenken. Ook al zeggen mensen dat iets misschien sneller of anders kan. Aanpak is aanpak.”

 

Achmea over Optimo:

“Optimo is flexibel en klantgericht. Optimo kan zich goed verplaatsen in de klant aan de hand van de vraag: ‘Onze klant heeft een probleem, hoe kunnen wij maximaal helpen?’ De medewerkers hebben veel kennis van hoe het Profit-systeem in elkaar steekt en weten precies wat wel en niet kan. Ik ben echt heel blij dat ik de conversie heb uitbesteed en zeg nu tegen iedereen dat ze voor conversies bij Optimo moeten zijn.”

 

Lees meer over Achmea.