31 juli 2017
Bij het implementeren van een ERP-systeem zijn twee zaken belangrijk: durven te investeren en weten wat je wilt. Dat vindt Kirsten von Piekartz. Zij werd in 2016 bij de Rudolphstichting aangenomen voor personeelszaken en de implementatie van AFAS Profit. Ruim een jaar na de implementatie kijkt ze terug op een interessant project, maar wel één waarbij ze de Senior Consultant meer nodig had dan ze verwachtte. Want wat blijkt: ‘Een implementatie gaat niet vanzelf!’
Data verzamelen én benutten
De Rudolphstichting richt zich op uit huis geplaatste kinderen en jongeren in Nederland. Binnen de organisatie ontstond de vraag om informatie gestructureerd te verzamelen. Kirsten vertelt: ‘De directie en afdeling marketing hadden bijvoorbeeld bepaalde gegevens van de gezinshuizen nodig, om aan het bestuur of donateurs te presenteren. We kregen soms vragen die we alleen konden beantwoorden als we bepaalde informatie uit het systeem konden halen. Maar we werkten destijds met software die enkel bestond uit een financieel deel en een beperkt CRM-systeem. Het was puur administratief en lang niet alle mogelijkheden werden benut. Daarom wilden we onze processen automatiseren en meer doen met de gegevens die we hadden. Ook hoopten we dat de implementatie van een nieuw systeem het verwerken van financiële gegevens makkelijker zou maken.’
Prio 1: financieel en CRM
‘Ik startte met vrij weinig kennis van de organisatie en nul kennis van AFAS Profit’, vertelt Kirsten. Ze stelde een team samen van collega’s met affiniteit met ICT. Met hen zocht ze uit waar de behoeftes lagen en wat voor de key-users belangrijk was in het systeem. Ook adviseerde AFAS een Senior Consultant in te schakelen via Optimo. En zodoende.
Op 1 januari ging het project van start. Kirsten omschrijft: ‘Samen met een collega begon ik met het invoeren van gegevens. Wij leverden Excel-bestanden aan en de consultant importeerde dit in ons nieuwe systeem. Bij het klaarzetten van die gegevens moesten we veel handmatig aanpassen. Dat viel even tegen, maar we hebben het stapsgewijs opgelost. Prioriteit nummer één was financiën en het CRM-systeem vullen. Vervolgens hebben we stap voor stap onderdelen ingericht en geïntroduceerd. Daardoor konden medewerkers langzaam wennen aan het nieuwe systeem.’
Bedrijfsprocessen onder de loep
Al snel ontdekte Kirsten: ‘Bij een implementatie moet je als organisatie heel goed nadenken over je bedrijfsprocessen, gebruikersrechten en privacygevoelige informatie. Wij hadden te maken met verschillende gebruikersgroepen, die verschillende dingen wilden. Je moet daarom van tevoren naar je huidige situatie kijken en bedenken: ‘wat mis ik en wat vind ik essentieel om uit het systeem te halen?’ Bij het maken van die keuzes is het fijn als een consultant met je meedenkt.’
Externe hulp inschakelen of zelf doen?
Kirsten had verwacht dat bepaalde dingen sneller en makkelijker zouden gaan: ‘Bij zo’n implementatie wil je zelf dingen kunnen, maar dan kom je tijd tekort om je er écht in te verdiepen. Wij hadden meer kennis van zaken nodig dan ons van tevoren werd verteld. Een implementatie doe je niet even snel, maar een consultant doet dat wel. Je moet daarom het evenwicht zoeken tussen wat je inhuurt en wat je zelf doet. Dat vonden wij lastig en is ons ook tegengevallen. We waren uiteindelijk duurder uit, doordat we onze eigen uren er al in hadden zitten en vertraging opliepen. Achteraf gezien hadden wij in het begin meer externe hulp moeten inschakelen. Dan heb je het systeem goed staan en het geld dat je vervolgens uitgeeft aan extra dagen consultancy, verdien je dubbel en dwars terug.’
Autorisatietool uitbesteden
Een andere kwestie waar je als organisatie goed over na moet denken, is volgens Kirsten het in- of extern beleggen van de autorisatietool. ‘Wij hebben het intern gedaan, maar eigenlijk hadden we dit direct extern moeten beleggen. Autorisatie moet je helemaal begrijpen. Het is een ingewikkelde tool en erg fraudegevoelig doordat één persoon toegang kan verlenen tot het inzien en aanpassen van gegevens. Ook van bijvoorbeeld salarissen.’
‘Toen ik er middenin zat tijdens de implementatie had ik het aardig door, maar wanneer je een aantal maanden later iets moest aanpassen denk je: hoe zat het ook alweer? Dan kun je de knopjes echt niet meer terugvinden. Daarom denk ik dat het beter is om je autorisatie extern te beleggen, zeker als kleinere organisatie. Daar staat een accountant ook positief tegenover. Mijn advies: leg de autorisatietool gewoon bij Optimo neer, bij de partij die je systeem heeft ingericht. Die kent de verschillende rollen én gebruikersrechten binnen je organisatie.’
Hulp van een Senior Consultant
Kirsten is te spreken over de samenwerking met Optimo: ‘De consultant is een senior en dat kun je goed merken. In vergelijking met een “gewone” consultant weet hij veel meer van onze organisatie, en zijn kennis is breder dan alleen Profit. Dit maakt hem een waardevolle gesprekspartner, vooral voor ons als kleine organisatie. Daarnaast probeert hij tussendoor of na werktijd onze vragen te beantwoorden. Af en toe is hij niet bereikbaar, maar dan kan ik altijd iemand anders van Optimo aanspreken – ook als ik een kleine, niet-specialistische vraag heb. Dan is de drempel laag en kan ik een incident insturen waarop ik een antwoord krijg. Dat is prettig. Optimo is flexibel en heeft verschillende specialisten; van elk onderdeel in Profit is er wel iemand die er alles van weet!’
Ook hulp nodig bij de implementatie van AFAS Profit? Lees in onze brochure alles over AFAS Consultancy.