De Rudolphstichting richt zich op uithuisgeplaatste kinderen en jongeren in Nederland. Voor Jeugddorp De Glind, waar zo’n 120 kinderen in gezinshuizen wonen, werkt de Rudolphstichting aan projecten en beheert de organisatie grond en gebouwen. Binnen de organisatie ontstond de vraag om informatie te verzamelen. “De directie en marketing hadden bijvoorbeeld bepaalde gegevens van de gezinshuizen nodig om aan het bestuur of aan donateurs te presenteren. Soms kregen we vragen en dan dachten we: ‘Ja, als we die informatie uit het systeem konden halen, hadden we hier zeker een antwoord op. Maar nu hebben we geen idee.’ We werkten destijds met software die enkel bestond uit een financieel deel en een beperkt CRM-systeem. Het was puur administratief en lang niet alle mogelijkheden werden benut. We wilden processen automatiseren en meer doen met de gegevens die we hadden. Ook hoopten we dat de implementatie van een nieuw systeem het verwerken van financiële gegevens makkelijker zou maken.”

 

De start

“Ik ben gestart met vrij weinig kennis van de organisatie en nul kennis van Profit”, vertelt Von Piekartz. Ze zocht een team bij elkaar van collega’s met affiniteit met ICT. Met hen vond ze uit waar behoeftes lagen en wat voor deze key-users belangrijk was in Profit. Door AFAS werd geadviseerd in zee te gaan met Optimo. En dat deed de Rudolphstichting. Samen met een senior consultant maakte Von Piekartz de start. “Toen ik startte op 1 januari was er al voorwerk gedaan. Er was gekozen voor Profit, omdat dit de meeste mogelijkheden bood”, zegt Von Piekartz. “Ik ben samen met een collega begonnen met het invoeren van gegevens. Wij leverden Excel-bestanden aan, die de consultant vervolgens importeerde in ons nieuwe systeem. Bij het klaarzetten van die gegevens moesten we veel handmatig aanpassen. Dat viel even tegen, maar we hebben het stapsgewijs opgelost. Prioriteit nummer één was financiën en het CRM-systeem vullen. Vervolgens hebben we stap voor stap onderdelen ingericht en geïntroduceerd. Daardoor konden medewerkers er langzaam aan wennen.”

 

Goed nadenken en investeren

“Als organisatie moet je bij zo’n proces heel goed nadenken over bedrijfsprocessen en zaken als gebruikersrechten en privacygevoelige informatie. We hadden verschillende groepen, die verschillende dingen wilden. Je moet als organisatie echt van tevoren je huidige situatie bekijken en bedenken: ‘Wat mis ik nog en wat vind ik essentieel om uit het systeem te halen?’ Bij het maken van die keuzes heb je er veel aan als een consultant met je meedenkt.” Von Piekartz had wel de verwachting dat bepaalde dingen sneller en makkelijker zouden gaan: “Bij zo’n implementatie wil je zelf dingen kunnen, maar dan ontbreekt het je aan tijd om je erin te verdiepen. We moesten meer kennis van zaken hebben dan ons van te voren was verteld. Een implementatie is niet iets wat je even snel doet, en een consultant doet dat wel. Je moet daarom het evenwicht zoeken tussen wat huur je in en wat doe je zelf. Dat vonden wij echt lastig en is ons ook wel tegengevallen. We waren duurder uit doordat we uiteindelijk onze eigen uren er al in hadden zitten en vertraging opliepen. Ik denk dat iedere organisatie daarin vastloopt.” “Achteraf gezien”, zo vervolgt Von Piekartz, “hadden wij in het begin meer externe hulp moeten inschakelen. Dan heb je het systeem goed staan en het geld dat je uitgeeft aan een aantal extra dagen consultancy verdien je dubbel en dwars terug.”

 

Autorisatietool uitbesteden

Een van de zaken waar je als organisatie goed over na moet denken, is volgens Von Piekartz het in- of extern beleggen van de autorisatietool: “Wij hebben het intern gedaan, maar eigenlijk hadden we direct moeten zeggen: ‘dat doen we extern’. Autorisatie moet je helemaal begrijpen. Het is een ingewikkelde tool en erg fraudegevoelig doordat één persoon toegang kan verlenen tot het inzien en aanpassen van gegevens. Ook bijvoorbeeld salarissen. Toen ik er middenin zat, tijdens de implementatie, had ik het aardig door, maar wanneer je een aantal maanden later iets moest aanpassen denk je ‘hoe zat het ook alweer?’ Dan kun je de knopjes echt niet meer terugvinden. Daarom denk ik dat het beter is om je autorisatie extern te beleggen, zeker als kleinere organisatie. Daar staat een accountant ook positief tegenover”, aldus Piekartz. “Ik zou zeggen: leg de autorisatietool gewoon bij Optimo neer, bij de partij die je systeem heeft ingericht. Die kent de verschillende rollen binnen je organisatie.”

 

Interessant proces

Al met al noemt Von Piekartz de implementatie van de ERP-software een interessant proces: “Je gaat echt door alle lagen van de organisatie heen en hebt veel verschillende samenwerkingen. Door mensen te betrekken, door te testen en door soms maar gewoon iets te doen en zien hoe het uitpakt. En je hebt uiteindelijk een heel tastbaar product.”

 

Rudolphstichting over Optimo:

Kirsten Von Piekartz, Rudolphstichting: “Onze consultant is een senior en dat kun je goed merken. In vergelijking met een gewone consultant weet hij veel meer van onze organisatie en zijn kennis is breder dan alleen Profit. Dit maakt hem tot een heel waardevolle gesprekspartner, vooral voor ons als kleine organisatie. Daarnaast probeert hij tussendoor of na werktijd onze vragen te beantwoorden. Af en toe is hij ook niet bereikbaar, dan kan ik altijd een willekeurig persoon van Optimo aanspreken – ook als ik een kleine, niet-specialistische vraag heb. Dan is de drempel niet hoog en kan ik een incident insturen waarop ik een antwoord krijg. Dat is prettig. Optimo is flexibel en heeft verschillende specialisten. Van elk onderdeel van Profit weet wel iemand heel veel.”