15 mei 2023

Het administratiesysteem van de Poliklinische Apotheek Erasmus MC was al jaren verouderd toen ze met Optimo gingen werken. Door de vele werkzaamheden van de apotheek was er niet veel tijd om dit te vernieuwen, maar er was wel een grote behoefte aan. Financieel manager Frank had zijn keuze snel gemaakt toen hij AFAS ontdekte, dit werd de nieuwe software voor de administratie. Met de ondersteuning van Optimo bij de training, conversie en implementatie van AFAS heeft het bedrijf een grote slag kunnen slaan in vernieuwing. 

 

Frank van der Linden werkt nu ruim drie jaar bij de Poliklinische Apotheek Erasmus MC als financieel manager. “Ik ben verantwoordelijk voor alle niet-medische processen. Dus niet alleen de financiële aspecten, maar ook de administratie, HR, IT en communicatie. Ik doe dit met plezier, maar liep de laatste jaren steeds meer tegen de processen aan. Het was tijd voor vernieuwing.” 

 

Kennismaking met Optimo 

Om deze processen te verbeteren werd Optimo ingeschakeld. Begin 2022 vond het eerste contact plaats tussen Frank en onze specialisten. “Optimo werd bij ons aangedragen door AFAS als uitstekende partner voor ons project, wat ze achteraf ook absoluut waren. Samen met de zeer kundige AFAS specialisten Ahmet en Erik lag er snel een plan op tafel. Vanaf het begin was direct duidelijk hoe de samenwerking zou verlopen en welke taken bij ons zouden komen te liggen. Er lag snel een concreet plan klaar, dat hielp enorm in het overzicht houden,” zegt Frank.

 

 

“Ik voelde me gechallenged, dat deden ze echt goed.” – Frank van der Linden

 

Samen de stappen doorlopen

De eerste stap in het proces met de apotheek was het maken van de planning. “We zochten samen uit wat we wilden houden van ons oude systeem en wat niet,” vertelt Frank. Na het opstellen van een plan begon de inrichting van AFAS. “Optimo werkt via een strak schema waardoor je alle mogelijkheden met AFAS langsloopt. We bekeken wat bij ons van toepassing was en bouwden daarop door.”

 

Een deel van de data moest worden overgezet, dat was wel een uitdaging. “Hoe kun je snel een conversie maken en wat neem je daarbij wel of niet mee? Ahmet en Erik waren hierbij van grote waarde. Het is belangrijk op zulke moment dat je mensen hebt die kritische vragen durven te stellen, om zeker te weten dat je iets wel of niet mee wil nemen naar de nieuwe omgeving. Ik voelde me gechallenged, dat deden ze echt goed.”

 

Met Optimo ben je snel gewend aan AFAS

Met de keuzes die uiteindelijk zijn gemaakt, was er een goede selectie opgesteld voor een frisse start. “Hierna zijn we de toepassingen gaan inrichten. Welke gaan wij gebruiken? En hoe werk je daar dan mee? Best lastig, als je al tien jaar met dezelfde processen werkt en daar verandering in komt. Gelukkig snapten de specialisten van Optimo dat heel goed en hebben zij de tijd genomen om ons daar mee te helpen.” 

 

Behalve positief en vernieuwend, was het soms ook een uitdaging voor Frank om door het proces te gaan. “Het was belangrijk dat wij ook vanaf onze kant ons huiswerk deden over AFAS, maar dit lukte vaak niet door tijdnood. Optimo kwam hiervoor met een goede oplossing door dit samen tijdens onze besprekingen aan te pakken. We gingen er dan samen voor zitten, zo bleven we bij en werd het proces niet vertraagd.” 

 

We zijn live!

Uiteindelijk zijn alle vinkjes gezet en is de poliklinische apotheek Erasmus MC nu live met AFAS. “Toen we dit punt hadden bereikt was ik erg tevreden. In mijn ogen was de samenwerking geslaagd wanneer wij zelfstandig met AFAS konden werken, en dat is nu zeker het geval. De afgelopen maanden zijn er een paar kleine vragen geweest over de werking van de toepassingen, die konden wij gelukkig kwijt bij Optimo. Na twee maanden hadden we een rapport moment, hierbij bespraken we de voortgang en dingen waar wij tegenaan waren gelopen. Zo konden we weer verder met ons nieuwe, goed werkende systeem.

 

Frank kijkt positief terug op de samenwerking met Optimo. “Ik vond Optimo vanaf het begin al overkomen als een ervaren partij. De kennis van de specialisten was groot, al mijn vragen werden beantwoord en daarnaast werd ik ook geprikkeld om kritisch na te denken over onze processen. Een zeer geslaagde samenwerking!”

 

Meer weten over wat Optimo voor jouw organisatie kan betekenen? Neem hier contact met ons op, we helpen je graag verder!