23 januari 2019
Tactus is specialist in de verslavingszorg. De vooruitstrevende zorgorganisatie zit bomvol gemotiveerde medewerkers, wat op z’n tijd zorgt voor uitdagingen. Iedere afdeling heeft vragen en wensen omtrent interne processen, maar met een tekort aan capaciteit komt er weinig van de grond. Tactus schakelde Optimo in voor AFAS Consultancy om optimalisatieslagen te maken in de AFAS modules HRM, CRM en Financieel. Een pragmatische en flexibele samenwerking is het resultaat.
Tactus bedient met 1.300 medewerkers ruim 9.000 cliënten, vanuit veertig vestigingen. In de zorg is Tactus een koploper, zo ging de organisatie als eerste aan de slag met e-Health. Projectmanager Arnoud Geerts vertelt over de uitdagingen én de oplossingen.
Mensenlevens veranderen
Geerts werkte voorheen in de commerciële sector. Toen hij zelf in behandeling moest bij een zorginstelling om te revalideren na een auto-ongeluk, maakte hij een carrièreswitch richting de zorg. ‘In de zorg veranderen mensenlevens. Ik wil daar graag een steentje aan bijdragen vanuit mijn rol.’
Met zijn bedrijfskundige achtergrond, houdt Geerts zich bezig met projecten op strategisch vlak. Al snel ontdekte hij: ‘Zorg en IT, daar kunnen we meer uithalen. Het budget is beperkt, dus we moeten efficiënt te werk gaan, ondersteund met goede techniek.’
AFAS als ERP-software
Tactus maakt sinds 2015 gebruik van de software van AFAS. In eerste instantie alleen voor de modules HRM en Payroll, maar op den duur werd het besluit genomen om Exact te vervangen door het totale ERP-pakket van AFAS.
Onvoldoende capaciteit
Vanuit meerdere afdelingen stroomden de vragen en wensen binnen met betrekking tot procesoptimalisatie. ‘We hadden geen mankracht om het uit te voeren. Toen kwamen we bij Optimo terecht. Er ontstond meteen een goede klik vanwege de praktische insteek. Andere partijen hadden het over strategisch partnerschap en uitgebreide trajecten. Renier Douma, Accountmanager bij Optimo, was heel duidelijk: jullie hebben ondersteuning nodig, dat kunnen wij leveren. Pragmatisch en laagdrempelig, dat was een verademing.’
Op scherp gesteld
Op het takenlijstje stond optimalisatie van HRM, CRM en Financieel. ‘Als aftrap hadden we een fijne sessie met Nico Louwen, Managing Consultant bij Optimo. Hij nam ons mee in de mogelijkheden van de software, maar was tegelijkertijd ook kritisch. Zo stelde hij ons de vraag waarom we Werving & Selectie in AFAS Profit zouden willen inrichten. Hij was kritisch in hoeverre de voordelen hiervan zouden opwegen tegen de kosten en tijdsinvestering. Willen we daarvoor een hele implementatie starten? Aanvankelijk wilden we alles in één systeem, maar Nico hield ons scherp. Niet alles hoeft per definitie in AFAS, dat geeft aan dat Optimo zichzelf onafhankelijk kan opstellen. Dat soort sessies hebben we ook wel nodig, om out of the box te blijven denken.’
Optimalisatie indiensttreding
Werving & Selectie werd achterwege gelaten, maar Tactus optimaliseerde wel de voorafgaande én opvolgende processen. ‘Bijvoorbeeld het stellen van vacatures. Een project dat veel tijd kostte in de organisatie. Het proces ging over veel schijven en was vrijwel niet gedigitaliseerd. Dat proces hebben we geautomatiseerd in AFAS. Ook indiensttreding hebben we aangepakt. Voor zorgmedewerkers is het belangrijk om bepaalde kwalificaties te hebben, denk aan een VOG of BIG-registratie. Die documenten nemen sollicitanten nu mee naar het arbeidsvoorwaardengesprek. Dat wordt gescand, het indiensttredingsformulier wordt ingevuld en vervolgens kan de arbeidsovereenkomst meteen worden uitgedraaid.’
Zorgspecifieke processen
AFAS Consultant Max Uittenbogaard hielp het aantal stappen in complexe workflows, bijvoorbeeld mutatieprocessen, terug te dringen. ‘We merkten daarbij dat Max goed in de processen zit. Sommige processen zijn zorgspecifiek en verlopen anders dan in het bedrijfsleven. Max spreekt de taal die nodig is en begrijpt de processen daardoor snel.’ Geerts licht verder toe: ‘Voorheen was bijvoorbeeld Werving & Selectie volledig ingericht op basis van de best practices. Maar dat paste gewoon niet bij onze organisatie. Een zorgorganisatie is te complex. Dan heb je een AFAS partner nodig die kan meedenken en onafhankelijk is van het product.’
Dezelfde taal spreken
Na het behalen van optimalisatieslagen in de HRM-module, ging Tactus aan de slag met CRM en Financieel. Daar is AFAS Consultant Daphne Duenk voor ingevlogen. ‘Onze afdelingen Verkoop en Financieel spraken niet dezelfde taal met elkaar. Door een juiste inrichting van AFAS Profit, hebben we ervoor gezorgd dat als Verkoop iets invoert, Financieel ermee aan de slag kan. Ook willen we kijken hoe we CRM kunnen inrichten. Binnenkort hebben we een sessie waarin Optimo ons laat zien wat de opties zijn en hoeveel tijd het kost om dat in te richten.’
Samenwerking met Optimo
Geerts waardeert de openheid en flexibiliteit van de samenwerking met Optimo. ‘We hebben via Optimo ondersteuning ontvangen op het gebied van Functioneel Beheer omdat onze capaciteit te beperkt was, maar daarnaast ondersteunt Optimo ook bij afgebakende projecten. De dienstverlening is makkelijk op of af te schalen, zodat het aansluit bij de vraag van Tactus. Die flexibiliteit is fijn. Wij kunnen Optimo inzetten zoals wij het graag willen, zonder verplichtingen.’
Lees wat Optimo kan betekenen voor jouw organisatie met AFAS Consultancy.