Doordat het CRM-systeem gelimiteerd was aan het vastleggen van klanten en het invoeren van orders, werd het lastiger om inzicht te krijgen in voorraad en fases van het orderproces. Er moest dus een stevige basis komen: een ERP-systeem dat grip kon geven op basisprocessen en dat kon worden aangevuld met maatwerk voor de kleinere processtappen.

 

De Nederlandse consument had behoefte aan tweedehands trapliften. Smienk Trapliften sprong daar, zo’n vier jaar geleden, als eerste op in. Sindsdien is de organisatie uitgegroeid tot zo’n vijfendertig medewerkers. Volgens Rutger Lokhorst, manager operations bij Smienk Trapliften, is deze groei onder andere te danken aan de groeimarkt. “Voorheen was een gebruikte traplift afval, nu is het een nieuw, goedkoper product. Dit is voor de consument natuurlijk reuze-interessant”, aldus Lokhorst. “Daarnaast zijn wij continu aan het kijken naar hoe dingen beter kunnen.” Met dit laatste doelt Lokhorst niet alleen op de ontwikkeling van producten. “Wij kijken ook kritisch naar onze processen en de manier waarop we systemen gebruiken. We willen de groei kunnen opvangen met hetzelfde aantal mensen door slimmer te werken.”

 

Maatwerk binnen de kapstok van het ERP-systeem

De mogelijkheden tot efficiënter werken zag Smienk Trapliften in de implementatie van een ERP-pakket. Verschillende pakketten werden overwogen en de keuze viel op AFAS. “Geen enkel bedrijf in Nederland doorloopt exact dezelfde processtappen als wij”, vertelt Lokhorst. “Toch wilden we continu inzicht in wat we aan het doen waren. Standaard ERP-software kon ons deze inzichten niet geven. Er was maatwerk voor nodig. Maar het gevaar van maatwerk is dat je een spaghetti gaat creëren. Daarom kozen we voor AFAS. AFAS bood namelijk standaardoplossingen voor basisprocessen als financieel, inkoop en verkoop en was daarnaast open en flexibel genoeg voor de aanvulling van eigen functionaliteiten. Dat is het mooie van dit softwaresysteem: Het ene deel (Profit) werkt als achtergrondsysteem waar gegevens worden opgeslagen en verwerkt, en het andere deel (InSite) werkt als een soort portal. Al het maatwerk dat wij toevoegen, is binnen die portal en dus binnen de kapstok van AFAS.”

 

Externe hulp en intern draagvlak

Smienk Trapliften gunde zichzelf in 2015 geen tijd om te wachten en wilde nog voor het nieuwe jaar live met het ERP-pakket. “Als we iets in onze kop hebben, moet het ook gebeuren”, lacht Lokhorst. Alles moest overgezet en ingericht worden en dat was een heel traject. Externe hulp was daarbij nodig. Die externe hulp werd Gerrit van Velsen (managing consultant Optimo). “Wij wisten goed wat we wilden, maar hadden wel een sparringpartner nodig. Van Velsen was niet alleen bezig met de uitvoering, maar dacht echt mee vanuit de business. Daarmee speelde hij een sterke rol bij het maken van keuzes over de proces-inrichting. Met zijn hulp is alles uiteindelijk binnen twee maanden geïmplementeerd.” Lokhorst geeft aan dat Van Velsen alle medewerkers direct bij de implementatie betrok. Hierdoor ging de overgang naar het zelfstandig oppakken van het systeem vrij eenvoudig. Maar volgens Lokhorst was een van de grootste redenen van het succes de welwillendheid van de medewerkers tot verandering. “We zijn een jonge club mensen, die bereid zijn zich aan te passen. Bij veel bedrijven staat ‘nieuw’ voor ‘negatief’. Wij zeggen juist: ‘Kom maar op, ik wil het leren!’”

 

Van stapel papier naar simpele apps

Papier is inmiddels niet meer leidend bij Smienk Trapliften: “Voorheen was het zo dat wanneer de stapel papier hoger werd, we het schijnbaar druk hadden. Nu werken we volgens vaste processen waarbij iedere stap zichtbaar is in ons systeem. Er gaat geen mapje met papier meer naar de werkplaats, maar de monteur heeft een eenvoudige app waarop te zien is wat er aan de order aangepast moet worden. Ook kunnen adviseurs via een gebruiksvriendelijk formulier direct verkooporders invoeren in het systeem. Door deze losse apps worden gegevens naar de achterkant van het systeem gestuurd en komt de order automatisch bij de volgende stap terecht”, zo vertelt Lokhorst. “Voor onze medewerkers is op deze manier inzichtelijk welke werkzaamheden prioriteit krijgen. Deadlines worden gehaald en fouten worden voorkomen. We kunnen meer doen met hetzelfde aantal medewerkers en de klant profiteert daarvan.”

 

Blijven ontwikkelen

Lokhorst wil blijven ontwikkelen: “Wij zijn niet gestopt na de implementatie van het ERP-pakket. We willen onder andere nog verder op het gebied van rapportage en analyse. Het is cliché, maar meten is weten. En inzicht geeft je de mogelijkheid om betere beslissingen te nemen.” Aan andere mkb’ers wil Lokhorst het volgende advies geven: “Houd bij het implementeren van een ERP-pakket niet de hand op de knip, maar doe het in één keer goed. Laat een ervaren consultant, zoals die van Optimo,  met ideeën komen en met je meedenken. Daar heb je op de lange termijn meer profijt van.”

 

Smienk Trapliften over Optimo:

Rutger Lokhorst, manager operations bij Smienk Trapliften: “Optimo denkt mee vanuit de business. De consultant heeft veel kennis en geeft je advies over wat nodig is om je processen te verbeteren en hoe het systeem daarbij aan te sluiten is. Daarnaast houdt Optimo niet op na de implementatie. De consultant is altijd bereikbaar en we kunnen bij hem terecht voor grote en kleine vragen. Eén dag per maand komt hij bij ons langs om mee te denken over hoe onze processen nog verder geoptimaliseerd kunnen worden en dit bevalt heel goed.”