Manutan

Manutan is in 1946 in Amsterdam opgericht onder de naam ‘Overtoom’. “De organisatie groeide snel en is in de jaren 60 naar Den Dolder verhuisd. In 1995 is Overtoom onderdeel geworden van de Manutan Groep, maar de oude naam bleef. Nu de concurrentie uit Amerika en Azië is toegenomen, is er behoefte aan een sterk Europees merk. Daarom heet Overtoom sinds 2012 Manutan. Inmiddels zit Manutan in zeventien landen met 28 vestigingen”, vertelt Poolen. “Manutan is een informele organisatie. Alle deuren staan letterlijk open. We richten ons erg op de ontwikkeling van de medewerkers. Dat geldt ook wanneer medewerkers ons willen verlaten omdat ze ergens anders verder kunnen groeien. Daar zijn we erg open over.”

 

Zoektocht naar oplossing

Zo werd er ook gereageerd toen de salarisadministrateur destijds aangaf dat hij een nieuwe uitdaging had gevonden. “Zijn werkzaamheden werden overgenomen door een andere collega en daarna door een zzp’er. Vervolgens heeft een consultant van ons toenmalige salarispakket het werk overgenomen. Dat ging alleen niet goed. Medewerkers kregen een aantal dagen te laat het salaris!”, zegt Poolen. Ze vervolgt: “Dit zorgde voor een kleine crisis. Onze toenmalige HR-manager moest denken aan onze oude salarisadministrateur. We hebben hem gebeld. Hij werkte inmiddels bij Verhoeve (later Optimo). Verhoeve detacheerde hun medewerker en voor een dag in de week zat hij weer op zijn oude plek, dat was zo fijn.”

 

Overstap naar outsourcing

Wanneer je op bepaalde zaken kosten kunt besparen, is dat natuurlijk altijd welkom. Zo gaf Optimo bij Manutan aan dat outsourcing wellicht voor op de lange termijn een goedkopere oplossing is. “Dat is natuurlijk een groot voordeel. Daarnaast werkt Optimo met een vier-ogen-principe, zijn de medewerkers op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen omtrent de wet- en regelgeving en is er altijd een back-up als er iemand ziek is”, laat Poolen weten. “Het is niet handig om zelf weer iemand in dienst te nemen. Met AFAS Insite automatiseren we steeds meer, dus hebben we niet voldoende werk voor iemand intern. Hoewel ik eerst graag eens in de week de salarisadministrateur bij ons wilde houden, zag ik al snel alle voordelen van outsourcing in. Het bleek een gouden greep.”

 

AFAS met aanvulling van Optimo

Manutan is in 2009 overgegaan op AFAS. “We zijn gelijk met de online versie gaan werken”, vertelt Poolen. “AFAS werkt heel prettig en je kunt er veel mee, maar je moet wel veel zelf kunnen. Ik heb verschillende trainingen gevolgd, maar als ik ergens niet uitkom bel ik de supportafdeling of gebruik ik de klantportal van Optimo.” Optimo doet dus niet alleen de outsourcing voor Manutan. “Drie jaar geleden hebben we AFAS Insite laten implementeren door Optimo. Dat was fijn: je kent de mensen en zij kennen ons”, vult Poolen aan.

 

Outsourcing tot een succes brengen

Volgens Poolen komt een outsourceproces succesvol van de grond wanneer alle betrokkenen elkaar goed leren kennen. Zo ontstaat er vertrouwen. “Je legt immers belangrijke gegevens bij een externe partij neer. Persoonlijk vind ik het heel fijn om telefonisch contact te hebben over de mutaties die ik heb doorgegeven. Soms denk je dat je schriftelijk heel duidelijk bent geweest, maar aan de telefoon blijkt dat er dan toch onduidelijkheden zijn. Die los je meteen op!”, aldus Poolen.

 

Manutan over Optimo:

Lammieke Poolen, HR Business Partner Manutan vertelt: “De keuze om onze salarisadministratie uit te besteden aan Optimo was eerst uit nood geboren, maar ik zou het zeker weer op deze manier hebben gedaan. Het is een gouden greep en biedt vele voordelen!”