31 juli 2017
Wanneer alles in een organisatie op rolletjes loopt, denk je niet gauw aan doemscenario’s. Totdat een sterke kracht de organisatie verlaat. Manutan, vroeger Overtoom, zat in deze situatie toen hun salarisadministrateur wegging. Na verschillende alternatieven te hebben geprobeerd, werd de salarisadministratie uitbesteed aan Optimo. Lammieke Poolen, HR Business Partner van Manutan, vertelt over de vele voordelen.
Manutan: grootschalig maar toch informeel
Ondanks de grootschaligheid van Manutan met haar 28 vestigingen in zeventien landen, blijft het een informele organisatie. Lammieke vertelt: ‘Alle deuren staan letterlijk open. We richten ons op de ontwikkeling van de medewerkers, óók wanneer medewerkers de organisatie verlaten omdat ze ergens anders verder kunnen groeien. Daar zijn we open over.’
Zoektocht naar oplossing
Zo ook toen de salarisadministrateur destijds aangaf dat hij een nieuwe uitdaging had gevonden. Lammieke licht toe: ‘De werkzaamheden van de salarisadministrateur werden overgenomen door een collega en daarna door een zzp’er. Vervolgens heeft een consultant van ons toenmalige salarispakket het werk overgenomen. Dat ging helaas niet goed; medewerkers kregen een aantal dagen te laat het salaris. Deze kleine crisis deed onze toenmalige HR Manager denken aan onze vorige salarisadministrateur, en we hebben hem opgebeld. Inmiddels was hij werkzaam bij Verhoeve (later Optimo). Hij werd bij ons gedetacheerd en voor één dag in de week zat hij weer op zijn oude werkplek. Dat was fijn!’
Voordeliger op de lange termijn
Op den duur werd Manutan erop gewezen door Optimo dat het uit handen geven van de salarisadministratie een voordeligere oplossing is op de lange termijn. Lammieke zegt daarover: ‘Dat is natuurlijk een groot voordeel. Daarnaast werkt team Outsourcing volgens het vier-ogen-principe, zijn de medewerkers op de hoogte van de nieuwste ontwikkelingen omtrent de wet- en regelgeving en is er altijd een back-up als er iemand ziek is.’
Manutan zag in dat het niet handig was om zelf weer een salarisadministrateur in dienst te nemen. ‘Met AFAS InSite automatiseren we steeds meer, dus hebben we niet voldoende werk voor iemand intern. Hoewel ik eerst graag wilde dat de salarisadministrateur ons eens per week bleef ondersteunen, zag ik al snel alle voordelen van outsourcing in. Het bleek een gouden greep.’
Implementatie AFAS InSite
De AFAS InSite implementatie werd ook verzorgd door Optimo. Lammieke vertelt daarover: ‘AFAS werkt heel prettig en je kunt er veel mee, maar je moet wel veel zelf kunnen. Ikzelf heb verschillende trainingen gevolgd, maar als ik ergens niet uitkom bel ik de supportafdeling of gebruik ik de klantportal van Optimo. Dat is fijn: je kent de mensen en zij kennen ons.’
Sleutel tot succes: vertrouwen
Volgens Lammieke komt outsourcing succesvol van de grond wanneer alle betrokkenen elkaar goed leren kennen: ‘Zo ontstaat er vertrouwen. Je legt immers belangrijke gegevens bij een externe partij neer. Persoonlijk vind ik het fijn om telefonisch contact te hebben over de mutaties die ik heb doorgegeven. Soms denk je dat je schriftelijk heel duidelijk bent geweest, maar aan de telefoon blijkt dan toch dat er onduidelijkheden zijn. Die los je meteen op! De keuze om onze salarisadministratie uit te besteden aan Optimo was eerst uit nood geboren, maar ik zou het zeker weer op dezelfde manier doen.’
Lees alles over Outsourcing bij Optimo in onze brochure.