Salarisadministratie uitbesteden

Hoeveel tijd en moeite kost de salarisverwerking jouw team elke maand? Optimo zorgt voor een optimale inrichting van jouw salarisadministratie in AFAS Profit en neemt desgewenst een deel, of het volledige proces van je over. Door het uit handen geven van het proces krijg je zelf meer tijd om de focus op de core business te leggen en te doen waar je goed in bent.

Ontvang de brochure

Salarisadministratie uitbesteden

Door het uitbesteden van de salarisadministratie van jouw organisatie bij Optimo wordt het salarisproces efficiënter, inzichtelijker en transparanter. De salarisadministrateurs van Optimo zijn altijd een stapje voor op het gebied van ontwikkelingen van AFAS Profit en de snel veranderende wet- en regelgeving. Zij passen veranderingen snel toe en richten de payroll software direct optimaal in. Onze salarisspecialisten houden elkaar scherp en werken volgens het vier-ogen-principe. Dankzij diverse analyses en controlepunten worden fouten voorkomen en kan Optimo zekerheid, gemak en continuïteit bieden.

Waar kunnen we jou mee helpen?

ISAE 3402-certificering

Optimo is ISAE 3402 gecertificeerd. ISAE 3402 is de internationale standaard voor rapportage over uitbestede processen. Bij uitbesteding van jouw bedrijfsprocessen is het van belang om inzicht te hebben in de informatie, beveiliging van persoonlijke gegevens en onze risicobeheersing. Afspraken over onze dienstverlening worden vastgelegd in een Service Level Agreement (SLA). Maar om de kwaliteit nog meer te waarborgen, worden wij periodiek gecontroleerd door een onafhankelijke auditor. Zo weet je zeker dat alle processen die je aan ons uitbesteedt volgens de normen van de certificering worden uitgevoerd.

Meer informatie

Salarisadministratie en personeelsadministratie verweven

Salarisadministratie is de laatste stap van een salarisstrook. De stap die daaraan voorafgaat is de personeelsadministratie. De personeelsadministratie maakt de mutaties die de salarisadministratie vervolgens verwerkt. Wanneer zowel de personeelsadministratie als de salarisadministratie bij Optimo liggen, kan het complete proces van in-, door- en uitstroom van medewerkers door onze specialisten worden opgepakt. Optimo is aanwezig vanaf de aanlevering van gegevens en laat het proces gestroomlijnder verlopen.
Salaris- en personeelsadministratie werken optimaal wanneer ze verweven zijn met elkaar. Daarom kunnen organisaties ook voor uitbesteding van personeelsadministratie bij Optimo terecht.

Meer informatie

Payrollscan

Het is voor iedere organisatie belangrijk om de salarisadministratie op een deskundige manier bij te houden. Het is alleen niet altijd even makkelijk om dit op een zorgvuldige manier te doen. De regels rondom salaris, premies en andere afdrachten veranderen continu. Daarom voeren wij bij al onze nieuwe klanten die hun salarisadministratie aan Optimo willen uitbesteden altijd eerst de payrollscan uit in AFAS Profit. De scan geeft je een overzicht van hoe jouw salarisadministratie momenteel is ingericht op basis van wet- en regelgeving, arbeidsvoorwaarden en eigengemaakte looncomponenten en wordt er bekeken waar kansen zitten voor optimalisatie van de salarisadministratie software. Zo kan de salarisadministratie op de juiste manier worden overgedragen aan ons outsourcingsteam.

Meer informatie

Back-up salarisadministrateur

Is de loonadministratie uitbesteden jou een stap te ver, maar wil je wel gaan voor continuïteit? Een onvoorziene onderbreking van de salarisadministratie kan immers vervelende gevolgen hebben. Mocht je salarisadministrateur onverwachts uitvallen, dan staat Optimo voor jouw organisatie klaar als back-up. Dit doen wij door een volledige beschrijving te maken van het salarisproces van jouw organisatie. Deze beschrijving wordt tweejaarlijks onderhouden.
Jouw volledige salarisadministratie is voor ons inzichtelijk. Zo kunnen onze specialisten in AFAS Profit snel in actie komen wanneer er iets mis is. Wij kunnen de verantwoordelijkheid over de salarisverwerking dragen wanneer de organisatie dat zelf niet kan.

Detachering salarisadministrateur

Heb je (tijdelijk) te veel werk en te weinig capaciteit op de salaris- en/of personeelsadministratie? Detachering is de oplossing. De specialisten van Optimo kunnen jou direct, op locatie, ondersteunen bij de salaris- en personeelsadministratie. Optimo heeft eigen interim salarisspecialisten, die snel in te zetten zijn. Alle specialisten werken dagelijks met software toegespitst op het uitvoeren van de salarisadministratie. Afhankelijk van wat nodig is, ondersteunt Optimo je tijdelijk of op structurele basis.

Meer informatie

Outsourcing: de 5 meest gestelde vragen

  • Vanaf hoeveel loonstroken kan ik bij Optimo terecht?

    Bij Optimo hebben we daar geen harde afspraken over. Het belangrijkste is dat outsourcing voor jou van meerwaarde is: het haalt administratieve last weg, scheelt een fte of biedt continuïteit.

  • Wie zijn de Salaris Specialisten bij Optimo?

    Onze Salaris Specialisten zijn stuk voor stuk payrollprofessionals met een PDL-diploma die ervaring hebben met AFAS Profit, uiteenlopende branches en verschillende cao’s. Het voordeel van outsourcing via Optimo is dat wij naast Salaris Specialisten onder andere AFAS en Payroll Consultants in huis hebben. Zij kunnen jouw payrollproces nog beter inrichten en automatiseren. Daarvoor is zelfs een speciale scan. Bij vragen hierover zijn de lijntjes dus kort.

  • Hoe gaan de Salaris Specialisten van Optimo te werk?

    De salarisadministratie wordt in de basis bij Optimo op kantoor verwerkt, maar wanneer jij het wenst kan de Salaris Specialist ook bij jou op locatie aan de slag. Hoe dan ook is er altijd veel contact tussen jou en onze Salaris Specialisten over bijvoorbeeld mutaties, loonbeslagen of een fiscaal vraagstuk – telefonisch of fysiek. Onze werkzaamheden voeren wij volgens vaste processen en door middel van workflows uit.
    Onze specialisten werken volgens het vier-ogen-principe en daardoor is de kans op fouten nihil. Door maandelijkse kennissessies en een achterban van alle collega’s zijn zij altijd up-to-date van de laatste ontwikkelingen op payrollgebied én de AFAS software.

  • Hoe verloopt het proces naar uiteindelijk de outsourcing?

    Wanneer je in contact treedt met Optimo om de salarisadministratie uit te besteden, heb je in eerste instantie contact met één van onze accountmanagers. Vervolgens schuift onze Manager Transitie* aan en onze Manager Outsourcing. Alle afspraken die worden gemaakt, worden vastgelegd in een Service Level Agreement (SLA). Daarin staat ook welke zaken Optimo wel en niet van jou overneemt.
    Optimo schrijft een risicoanalyse van jouw salarisproces. Met deze analyse kunnen wij checken of de inrichting van jouw AFAS-software en jouw interne proces efficiënt genoeg is. Hier wordt een rapport met constateringen van opgesteld. Eventueel volgt dan eerst een projectplan, om het systeem en jouw interne processen te optimaliseren. Daarna volgt een planning om de overdracht van activiteiten omtrent het salarisproces te laten plaatsvinden. Na deze overdracht wordt de salarisrun in het vervolg door Optimo gedraaid.

    *De Manager Transitie komt aan tafel om jou mee te nemen naar de nieuwe manier van werken die outsourcing met zich meebrengt. Deze transitiefase is noodzakelijk om alle processen en de samenwerking gesmeerd te laten verlopen, voordat er een belangrijk proces als salarisverwerking wordt overgedragen aan Optimo. Iemand van ons transitieteam neemt jou mee in het toekomstige proces, brengt ver van te voren al eventuele problemen in kaart, speelt hier bijtijds op in en managet de verwachtingen van zowel het outsourceteam als de klant. Zo zorgen we voor een soepele samenwerking.

  • Beschikt Optimo over een certificaat?

    Ja, Optimo beschikt over het ISAE 3402-certificaat. Deze is uitgegeven door Alpha Accountants & Adviseurs en is de internationale standaard voor de beheersing van uitbesteding. Er zijn twee soorten ISAE 3402-rapportages. Een Type I rapport en een Type II rapport. Optimo beschikt over het Type II rapport. Dat wil zeggen dat Optimo een verklaring heeft van de accountant dat de interne beheersing over een periode van een jaar daadwerkelijk heeft gewerkt. Het verschil met het Type I rapport is dat het Type I rapport alleen een beschrijving en een verklaring van de accountant bevat over de opzet van de interne beheersing.

Meer vragen?

033 303 55 00