FD Mediagroep, gevestigd in Amsterdam, heeft ruim 300 medewerkers in dienst. De organisatie bestaat uit twee pijlers: media en data. Onder media vallen het Financieel Dagblad en BNR Nieuwsradio en een aantal kleinere mediamerken die zich meer richten op een niche. Het databedrijf bestaat uit ‘Company.info en Webservices’. Deze kant van de organisatie stelt verrijkte bedrijfsdata samen en verkoopt deze informatie.

De HR-afdeling bestaat uit drie medewerkers. Een aantal jaar terug hebben zij ervoor gekozen om de salarisadministratie te outsourcen. “Wanneer we het insourcen, moeten we één parttime salarisadministrateur aannemen. En wat als diegene ziek wordt? In salarisland moet je continuïteit hebben en geldt: één is geen.”, legt Smael uit. De continuïteit wordt gezien als een soort vangnet. “Wanneer onze contactpersoon op vakantie is, kun je ervan uitgaan dat er iemand back-up staat”, vertelt Smael. Saelman voegt toe: “Maar de ondersteuning is ook heel fijn. Wij hebben alle drie wel een basiskennis over payroll, maar de volledige kennis ontbreekt. Een outsourcepartij kan aangeven waarop je wettelijk gezien precies moet letten.”

 

Overstap

In januari 2016 is FD Mediagroep overgegaan op het nieuwe softwaresysteem: AFAS Profit. Saelman: “In ons vorige systeem werkte de HR-module niet zoals wij graag wilden.” “Vooral de verlofadministratie was een puinhoop. Wij kennen verschillende arbeidsvoorwaardelijke regelingen en dat was erg lastig in te richten”, vult Smael aan. “De diversiteit van onze organisatie paste niet bij het softwaresysteem en dat maakte dat we verder zijn gaan kijken. Nu we met AFAS Profit werken gaat het veel beter. Je kunt alle rechten per CAO zelf invoeren en koppelen aan een medewerker.”

De overstap naar AFAS betekende voor FD Mediagroep ook de keuze voor een nieuwe outsourcepartij. De vorige partij kende de organisatie van binnen en van buiten, was bekend met de CAO’s en de regelingen en uitzonderingen. Maar zij hadden weinig ervaring met AFAS. “We zijn verder gaan kijken naar andere partijen om mee samen te werken”, vertelt Saelman. Smael vervolgt: “We hebben aan AFAS en aan de consultant die AFAS bij ons heeft geïmplementeerd gevraagd welk bedrijf zij zouden aanbevelen, zo kwamen we bij Optimo uit.”

 

Pittige start

Optimo werkt met de ISAE 3402-certificering. Daarbij komen duidelijke processtappen kijken met strakke deadlines. Hoewel dat heel veel fouten voorkomt, was dat behoorlijk wennen  voor FD Mediagroep. “We zijn in november 2016 overgestapt naar Optimo. We kwamen uit een hele flexibele outsource situatie”, vertelt Smael. “Als wij twee voor twaalf nog veranderingen wilden doorvoeren in de salarissen, dan kon dat.” Tijdens het eerste gesprek met Optimo heeft FD Mediagroep haar wensen voorgelegd en heeft Optimo haar werkwijze toegelicht. “Dat sloot aan, met name de structuur”, vertelt Smael. “Optimo heeft een analyse gemaakt van Profit: wat staat wel en niet goed. Er zijn hele overzichten ontwikkeld met wat er aangepakt gaat worden, wat prioriteiten zijn en welke zaken we kunnen beschouwen als ‘nice to have’. Daar hebben we keuzes in gemaakt.” Saelman: “Er waren in het begin veel verschillende mensen bij Optimo bezig voor ons. Dat samen met alle overzichten die we kregen met wat we moesten doen was erg overweldigend.” Smael voegt daaraan toe: “Het was veel en we zijn geen specialisten. We zijn alle drie generalisten. We hebben overal een beetje verstand van, en moesten ineens de diepte in. En dat is ook nodig want de Payroll moet honderd procent goed zijn. Daar geldt de tachtig/twintig regel niet. Het werd allemaal wat duidelijker wanneer er iemand van Optimo langskwam om alles met ons door te spreken. Die momenten hadden we vaker gewild, dan was het proces sneller gegaan.” Inmiddels ontstaat er wat dat betreft begrip. “Optimo denkt in oplossingen en niet in problemen. Wanneer wij terugkoppeling geven, wordt dat meteen opgepakt. Op die manier vinden we elkaar”, licht Smael toe. 

 

Leer elkaar kennen

Outsourcen betekent niet over de schutting werpen: je gaat juist als partners te werk. “Daarin is het enorm belangrijk dat je elkaar goed leert kennen. Ik zou organisaties die nadenken over outsourcen ook zeker aanraden om daar veel tijd in te stoppen” vertelt Smael. “Op een payrollproces zit altijd druk. Er wordt met een strakke planning gewerkt. Er staat dus altijd spanning op de afdeling en daardoor neem je niet gauw voldoende tijd om uitgebreid kennis te maken en te verdiepen in elkaar. Maar als je daar iets meer tijd in investeert, verdien je dit later zeker terug.”

 

FD Mediagroep over Optimo:

Désirée Smael, HR-manager bij FD Mediagroep: “Optimo heeft veel fiscale kennis in huis en neemt ons als klant daarin mee. Wanneer de medewerkers iets signaleren wat anders kan, reageren ze heel proactief.” Liselotte Saelman, HR Assistent bij FD Mediagroep voegt daaraan toe: “Iedereen denkt mee en is heel open. Wanneer je een vraag hebt, volgt er altijd een goede uitleg. Optimo doet niet aan halve antwoorden”.