31 juli 2017
Het uitbesteden van de salarisadministratie heeft de interne processen van FD Mediagroep behoorlijk opgeschud. De overstap naar outsourcing was een bewogen en leerzame periode, met als doel: een efficiënte manier van werken volgens strakke processen. Désirée Smael en Liselotte Saelman, respectievelijk HR Manager en HR Assistent, blikken terug.
Outsourcen vanwege continuïteit
FD Mediagroep is gevestigd in Amsterdam en heeft ruim 300 medewerkers in dienst. De HR-afdeling telt drie medewerkers. Een aantal jaar terug kozen zij ervoor de salarisadministratie te outsourcen: ‘Wanneer we zouden insourcen, moesten we één parttime salarisadministrateur aannemen. Maar wat als diegene ziek wordt? In salarisland moet je continuïteit hebben: één is geen’, legt Désirée uit.
De continuïteit van het outsourcen wordt gezien als een soort vangnet: ‘Wanneer onze contactpersoon op vakantie is, kun je ervan uitgaan dat er een back-up staat’, vertelt Désirée. Liselotte voegt toe: ‘De ondersteuning is ook heel fijn. Wij hebben alle drie wel een basiskennis over payroll, maar de volledige kennis ontbreekt. Een outsourcepartij kan aangeven waar je wettelijk gezien op moet letten.’
Verschillende cao’s inrichten
In januari 2016 is FD Mediagroep overgegaan op AFAS Profit. Liselotte vertelt waarom: ‘In ons vorige systeem werkte de HR-module niet zoals wij wilden.’ Désiréé licht toe: ‘Vooral de verlofadministratie was een puinhoop. Wij kennen verschillende arbeidsvoorwaardelijke regelingen en dat was erg lastig in te richten. De diversiteit van onze organisatie paste niet bij het softwaresysteem en dat maakte dat we verder zijn gaan kijken. Nu we met AFAS Profit werken, gaat het veel beter. Je kunt alle rechten per cao zelf invoeren en koppelen aan een medewerker.’
De overstap naar AFAS betekende voor FD Mediagroep ook de keuze voor een nieuwe outsourcepartij. De vorige partij kende de organisatie van binnen en van buiten, was bekend met de cao’s, de regelingen en de uitzonderingen. Maar zij hadden weinig ervaring met AFAS. ‘We zijn verder gaan kijken naar andere partijen om mee samen te werken’, vertelt Liselotte. Désirée vervolgt: ‘We hebben aan AFAS gevraagd welk bedrijf zij zouden aanbevelen. Zo kwamen we bij Optimo uit.’
Van flexibel naar structuur
Bij de ISAE 3402-certificering komen duidelijke processtappen met strakke deadlines kijken. Hoewel dat fouten voorkomt, was het behoorlijk wennen voor FD Mediagroep: ‘We zijn in november 2016 overgestapt naar Optimo. We kwamen uit een hele flexibele situatie’, vertelt Désirée. ‘Als wij twee voor twaalf nog veranderingen wilden doorvoeren in de salarissen, dan kon dat.’ Tijdens het eerste gesprek met Optimo heeft FD Mediagroep haar wensen voorgelegd en heeft Optimo haar werkwijze toegelicht. ‘Dat sloot aan, met name de structuur’, vertelt Désirée. ‘Optimo heeft een analyse gemaakt van Profit: wat staat wel en niet goed? Er zijn hele overzichten ontwikkeld met wat er aangepakt moest worden, wat de prioriteiten waren en welke zaken we konden beschouwen als nice to have. Daar hebben we keuzes in gemaakt.’
Kennis van payroll
Liselotte omschrijft de pittige start: ‘Er waren in het begin veel verschillende medewerkers van Optimo voor ons bezig. Dat in combinatie met alle overzichten die we kregen met wat we moesten doen, was erg overweldigend.’ Désirée voegt daaraan toe: ‘Het was veel en we zijn geen specialisten. We zijn alle drie generalisten. We hebben overal een beetje verstand van, en moesten ineens de diepte in. Dat is ook nodig, want de payroll moet honderd procent kloppen. Daar geldt de tachtig/twintig regel niet. Het werd allemaal duidelijker toen iemand van Optimo langskwam om alles met ons door te spreken. Die momenten hadden we wel vaker gewild, dan was het proces sneller gegaan.’
Inmiddels ontstaat er wat dat betreft wederzijds begrip. ‘Optimo denkt in oplossingen en niet in problemen. Wanneer wij terugkoppeling geven, wordt dat meteen opgepakt. Op die manier vinden we elkaar’, voegt Désirée toe. ‘Optimo heeft veel fiscale kennis in huis en neemt ons als klant daarin mee. Wanneer de medewerkers iets signaleren wat anders kan, reageren ze heel proactief.’ Liselotte voegt daaraan toe: ‘Iedereen denkt mee en is heel open. Wanneer je een vraag hebt, volgt er altijd een goede uitleg. De specialisten van Optimo doen niet aan halve antwoorden.’
Outsourcen is samenwerken
Outsourcen betekent niet over de schutting werpen: je gaat juist als partners te werk. Désirée licht toe: ‘Daarin is het enorm belangrijk dat je elkaar goed leert kennen. Ik zou organisaties die nadenken over outsourcen, zeker aanraden om daar veel tijd in te stoppen. Op een payrollproces zit altijd druk, want er wordt met een strakke planning gewerkt. Er staat dan spanning op de afdeling en daardoor neem je niet gauw voldoende tijd om uitgebreid kennis te maken en te verdiepen in elkaar. Maar als je daar iets meer tijd in investeert, verdien je dat later zeker terug.’
Benieuwd wat outsourcen jou kan opleveren? Download onze brochure.