Medisch Centrum Jan van Goyen is een behandelcentrum voor niet-spoedeisende zorg. Het is een organisatie met ongeveer 130 medewerkers waar zowel verzekerde als onverzekerde zorg wordt geleverd. Tot eind 2016 werkte het medisch centrum met allerlei losse softwaresystemen voor onder andere boekhouding en financiële administratie. HRM-zaken werden uitbesteed aan een extern administratiebureau en wegens een gebrek aan een Intranet werd onder andere verlof via de e-mail aangevraagd. Er ontstond een behoefte om alles in één systeem te borgen.

Goed voorbeeld doet goed volgen

De toenmalige werkwijze had veel nadelen. Zo waren sommige pakketten gebruiksonvriendelijk, was alles behoorlijk prijzig. “Wij zijn een 100% dochteronderneming van OLVG, het stadsziekenhuis van Amsterdam. OLVG koos al eerder voor AFAS HRM, waardoor wij wisten dat dit voor ons ook een goede keuze zou zijn’’, aldus Schelling. Daarnaast is AFAS Profit voorzien van een standaard ziekenhuis-Cao, wat het op HRM-gebied een nog aantrekkelijkere optie maakte.”

Een implementatie in fases

“Je kunt niet alles tegelijk doen. Daarom zijn we vanaf het begin gefaseerd te werk gegaan”, vertelt Schelling. “Samen met externe partij Optimo werd een plan gemaakt voor een software-inrichting dat werd voorgelegd aan de ondernemingsraad. Na goedkeuring begon het implementatietraject en nog in dezelfde maand werd het financiële deel afgerond. We hadden duidelijke prioriteiten: eerst financiën, dan HRM en dan de rest”, legt Schelling uit.

Trial & error

Medisch Centrum Jan van Goyen besloot te werken met ‘trial & error’. Dit betekende dat een uitgebreide testfase werd overgeslagen en er de ruimte was om dingen uit te proberen en fouten te maken. “In de eerste twee maanden begon een kleine groep managers met het goedkeuren van alle facturen in het nieuwe systeem. Fouten die zij tegenkwamen werden direct opgelost. We merkten dat we van deze testgroep goede, inhoudelijke feedback kregen. Door met een kleine testgroep te werken, kun je snel veel verbeteringen doorvoeren” aldus Schelling.

Het HRM-systeem

Op de prioriteitenlijst stond het HRM-systeem op nummer twee. Optimo verzorgde de inrichting van de HRM-module in AFAS en de dataconversie van de medewerkers. Deze inrichting besteedde het medisch centrum uit vanwege gebrek aan kennis en tijd. Maar op het vlak van HRM had Jan van Goyen echter ook zelf wat expertise in huis. Schelling: “Onze HRM-medewerker had al voor OLVG met AFAS gewerkt en wist daardoor hoe veel dingen in zijn werk gingen. Met deze kennis heeft ze veel gedaan rond de dataconversie van medewerkers.”

Enthousiasme door InSite

Als derde werd InSite ingericht. Een soort Intranet voor de medewerkers voor onder andere verlofaanvragen. “Toen InSite af was en medewerkers konden inloggen, hebben we ze een enthousiaste mail gestuurd. Doordat de zorgtemplate standaard kon worden ingesteld en de consultant veel uit zichzelf deed, zag InSite er al snel heel mooi uit. Medewerkers kregen door dat ze er veel mee konden en reageerden hier positief op”, legt Schelling uit.

De interne projectleider

Schelling geeft aan dat ze een volgende keer vaker een overzicht zou maken van taken en verantwoordelijkheden. “Maar”, zo zegt ze, “al met al hebben we binnen een korte tijd veel geïmplementeerd.” Schelling benadrukt het belang van een interne projectleider: “Het is belangrijk om bij een soortgelijk project een ambassadeur binnen de organisatie te hebben. Daarnaast is het een valkuil om te veel vast te houden aan oude werkprocessen. Je moet alles goed overdenken en processen omgooien naar een nieuwe werkwijze.”

Alles in één systeem

Als resultaat van het implementatietraject heeft Medisch Centrum Jan van Goyen een alles in één systeem. “Dat is prettig. Alles sluit op elkaar aan en we hebben geen gekke imports, exports of koppelingen nodig. We gaan nu met enorme stappen vooruit. We hebben naast Profit alleen ons patiëntenregistratiesysteem nog los, en dat zal ook altijd zo blijven”, aldus Schelling.

Medisch Centrum Jan van Goyen over Optimo:

Esmé Schelling, Manager Control & Informatievoorziening bij Medisch Centrum Jan van Goyen: “Optimo is een goede partner door de mensen en hun kwaliteit. De consultants van Optimo komen vaak zelf met een voorstel. Ze zeggen niet ‘we hebben een probleem’ maar ‘dit kwam ik tegen en zo kunnen we dit oplossen’. Zo gaf onze consultant voor InSite advies over de opbouw van pagina’s en deed ze veel uit zichzelf.”