11 januari 2022
Midocean is een organisatie die promotie-artikelen verkoopt. Door heel Europa zitten saleskantoren en in Ede, waar ongeveer 90 personeelsleden werken, telt het hoofdkantoor maar liefst meer dan 20 verschillende nationaliteiten. Jan Casper van Voorst, HR Officer, vertelt hoe het bedrijf vorig jaar samen met Optimo met de bezem door de AFAS software is gegaan voor een grote update.
Na tien jaar een volledig AFAS systeem update
Al een jaar of tien geleden is midocean overgestapt op de AFAS software, maar na de initiële implementatie en overstap is er weinig onderhoud gepleegd. Een aantal jaren geleden spraken ze via via al een contactpersoon van Optimo. In 2020 was de tijd eindelijk rijp om met een bezem door het softwaresysteem heen te gaan. Jan Casper: ‘We wilden iets implementeren in de software. Al gauw bleek dat het hele systeem geüpdate moest worden. Toen dachten we, laten we het dan ook goed doen. De eerste scope van de samenwerking met Optimo was minimaal. Eigenlijk puur om het systeem weer een beetje naar behoren te laten werken. Naarmate we AFAS beter leerde kennen hebben we ook nieuwe dingen toegevoegd onder leiding van Optimo, bijvoorbeeld het persoonlijk keuzebudget. Er is in de samenwerking een fijne balans tussen opties die je zelf aanvraagt en dat zij jou juist vragen, heb je hier ook aan gedacht?’
Meedenken en zelfredzaamheid
Het meedenken en de zelfredzaamheid die ze stimuleren is een van de dingen die Jan Casper aanspreekt in Optimo. Hij licht toe: ‘Ik ben zelf net na de eerste fase van dit samenwerkingstraject ingestroomd, zonder enige AFAS kennis. Ze hebben mij en mijn leidinggevende tijdens het implementatieproces echt meegenomen en veel zelf laten doen. We zijn nu comfortabel met het systeem en worden niet direct overweldigd als er iets fout gaat. Ook kan ik zelf dingen implementeren. Meestal kom ik zelf wel uit maar als ik vastloop bel ik een consultant en loopt het snel weer soepeltjes. We kunnen eigenlijk alles bespreken met de consultants, zij hebben zóveel kennis van AFAS, ze weten precies wat er allemaal mogelijk is.’
Toekomstproof met AFAS
‘We zijn natuurlijk overgestapt in een tijd dat we door Covid veel hebben moeten thuiswerken. Consultancy op afstand ging Optimo goed af. Je moet elkaar goed op de hoogte houden en kunnen begeleiden. Het contact was door het hele verloop heel fijn, informeel ook. Daarnaast maken ze ons ook toekomstproof: ze hebben ons uitgelegd hoe we goed gebruik kunnen maken van de pocketapp, de app-versie van AFAS. AFAS stuurt daar steeds meer op aan vanwege de beveiliging. Met Optimo hebben wij dat al eerder kunnen inrichten en zijn al volledig comfortabel met het gebruik. Ik zou Optimo zeker aanraden: goed is goed,’ aldus Jan Casper van Voorst.