22 november 2016
De zorginstellingen De Zevenster in Zevenhuizen en Stichting Orion in Rotterdam werkten al jaren samen op ondersteunend gebied toen ze in 2015 besloten één bedrijfsbureau in te richten voor alle ondersteuning. Omdat de twee organisaties verschillende systemen gebruikten voor de financiële administratie, ging manager bedrijfsvoering ad interim Leo de Kluiver op zoek naar een alternatief. Zijn keuze viel op AFAS Profit. De Kluiver schakelde AFAS-partner Optimo in voor ondersteuning bij de implementatie en het beheer.
De stichting Orion in Rotterdam biedt zorg aan jongeren en volwassenen met een verstandelijke beperking. In de wijken Zevenkamp en Nesselande in Rotterdam en in Zevenhuizen (gemeente Zuidplas) beschikt Orion over vijftien woonlocaties voor cliënten. De Zevenster biedt in de gemeente Zuidplas seniorenzorg in de vorm van directe woonvoorzieningen, aanleunwoningen en thuiszorg. Met het oog op de efficiëntie richtten beide organisaties in 2015 een gezamenlijk bedrijfsbureau op. Van hieruit wordt ondersteuning aan de beide organisaties geboden op gebieden als ICT, personeelszaken, administratie en facilitaire diensten. Zo verzorgt het bedrijfsbureau onder meer de salarisadministratie voor 450 medewerkers.
Keuzes
Beide organisaties beschikten eerder over verschillende systemen voor de HR- en financiële administratie. Daarom startte het bedrijfsbureau onder leiding van Leo de Kluiver een oriëntatie op een nieuw pakket. De Kluiver koos voor AFAS Profit. Niet alleen omdat dit pakket volledige integratie biedt van HR- en financiële administratie, maar ook omdat het voorziet in een transparant prijsbeleid. Het bedrijfsbureau voerde de basisimplementatie van de software uit in samenwerking met AFAS. “Maar daarnaast hadden we een gespecialiseerde partner nodig met kennis van AFAS en van de zorgprocessen om het systeem volledig geschikt te maken voor ons doel”, zegt De Kluiver, die hiervoor een beroep deed op Optimo. “Optimo heeft ons op tal van gebieden uitstekend ondersteund. Om te beginnen was het nodig om alle data te converteren naar de nieuwe omgeving. Het is uiteraard heel belangrijk dat dit zorgvuldig gebeurt, zodat we in het nieuwe systeem met correcte data werken. Optimo heeft dit proces met veel zorgvuldigheid opgezet en getest, zodat de definitieve conversie probleemloos kon verlopen.”
Support
De Kluiver deed daarnaast een beroep op de expertise van Optimo om enkele specifieke inrichtingsissues op te lossen. Want AFAS levert als leverancier een basisimplementatie op, maar vaak is het nodig om voor sommige onderdelen nog aanpassingen door te voeren die te maken hebben met branchespecifieke processen. “Daarvoor konden we terecht bij Optimo”, vertelt De Kluiver. “Daarnaast zorgden zij voor het opleiden van de gebruikers en de interne beheerders. Sinds de ingebruikneming verzorgt Optimo de ondersteuning op basis van een Servicedesk-abonnement. We hebben eigen applicatiebeheerders in huis, maar zij kunnen bij vragen altijd een beroep doen op de Servicedesk van Optimo. Ook gebruikers kunnen deze helpdesk inschakelen als ze tegen een probleem aanlopen. De medewerkers van Support kunnen bij een vraag van onze medewerkers direct inloggen op het systeem en meekijken. Zo zijn issues vaak heel snel op te lossen.”
Voordelen
Het bedrijfsbureau van De Zevenster en Orion ging in januari 2016 live met het nieuwe systeem. Dat heeft nu nog slechts één koppeling nodig met ONS van Nedap, dat beide organisaties gebruiken voor de zorgadministratie en de werkroosters. Volgens De Kluiver heeft het nieuwe systeem het bedrijfsbureau verschillende belangrijke voordelen opgeleverd. “Om te beginnen is de informatievoorziening sterk verbeterd. We hebben nu een beter inzicht in onze financiële processen. Daarnaast hebben we dankzij de overstap op AFAS Profit een digitaliseringsslag kunnen maken. We scannen nu al onze facturen met software die nauw aansluit bij AFAS. Dat levert ons de nodige tijdwinst op. Het autorisatieproces is nu veel sneller te doorlopen en we hoeven niet meer op zoek naar papieren facturen als daar navraag naar is. Verder werken we nu met één centraal systeem voor de twee organisaties. Dat maakt vervanging bij afwezigheid veel gemakkelijker. Al met al kijken we terug op een super-project, waarin we uitstekend met Optimo hebben samengewerkt. We beschikken nu over een systeem dat ons optimaal ondersteunt.”