Niet afwachten, maar doorontwikkelen: AFAS als ruggengraat voor HR bij de Rooyse Wissel
Zes weken. Zo lang duurde het om de Rooyse Wissel volledig los te koppelen van een gedeelde AFAS-omgeving en in een eigen, zelfstandige inrichting verder te laten gaan. Het klinkt strak gepland, maar achter die tijdlijn ging een complexe uitdaging schuil: hoe zorg je dat een organisatie die forensische zorg levert aan kwetsbare mensen, ook in haar administratieve processen op eigen benen staat?
Helen Jacobs, informatie-analist en applicatiebeheerder bij de afdeling I&A van de Rooyse Wissel, was van dichtbij betrokken bij dit traject en de samenwerking die eruit volgde. “Bij de ontvlechting hebben we zeker veel gehad aan de expertise van Optimo en het stappenplan wat zij voor ons hebben opgezet.”
Forensische zorg, complexe organisatie
De Rooyse Wissel is een forensisch psychiatrische instelling die volwassenen behandelt en begeleidt met ernstige psychische problemen die in aanraking zijn gekomen met justitie. Het doel: het risico op terugval in delictgedrag verminderen en mensen stap voor stap begeleiden naar terugkeer in de samenleving. Dat vraagt om een breed zorgaanbod, van klinische behandeling tot ambulante begeleiding en begeleid wonen.
Helen werkt sinds 2024 bij de Rooyse Wissel en heeft samen met een collega AFAS onder haar hoede. Haar rol beweegt zich op het snijvlak van techniek en organisatie: processen begrijpen, vertalen naar de juiste inrichting in het systeem, en zorgen dat beheer en doorontwikkeling hand in hand gaan.
Te weinig synergie, te veel maatwerk
Voordat de Rooyse Wissel met een eigen AFAS-omgeving aan de slag ging, deelde de organisatie die omgeving met andere bedrijven binnen de VIGO-groep. In de praktijk werkte dat steeds minder goed. De werkprocessen van de Rooyse Wissel verschilden te veel van die van de andere partijen in de groep. Dat betekende: voortdurend maatwerk, weinig synergie en een inrichting die niet optimaal aansloot op de eigen behoeften.
Het besluit viel om over te stappen naar een eigen omgeving. Vertrekpunt was een kopie van de bestaande VIGO-omgeving, waaruit de andere organisaties vervolgens werden ontvlochten. Optimo begeleidde dat proces en zorgde voor structuur en snelheid in een traject dat niet mis was.
Een scan die verder keek dan HR
Na de ontvlechting volgde een ERP-scan van Optimo op de AFAS-omgeving. Dat was een bewuste keuze. De Rooyse Wissel heeft intern sterke HR-kennis, maar voor de bredere ERP-kant ontbrak de diepgang. “Optimo heeft ons geholpen de verbeterpunten voor ERP in kaart te brengen. Dat hadden we zelf niet zo snel kunnen doen.”
Uit die scan kwamen concrete aanbevelingen die direct werden opgepakt. Projectmanagement werd heringericht, nieuwe workflows ontworpen en bestaande processen geoptimaliseerd. Tegelijkertijd keek Optimo verder dan de zichtbare processen. “Optimo heeft ons ook van advies voorzien bij het herinrichten van de autorisaties en dienstbetrekkingen. De gebruiker merkt daar misschien niet zoveel van, maar het beheer en onderhoud worden in de basis zoveel efficiënter.”
Het zijn precies dit soort verbeteringen, weinig zichtbaar maar fundamenteel van belang, die aantonen dat de scan verder ging dan een oppervlakkige quick scan.
Structurele aanwezigheid, geen losse adviezen
Sinds januari 2025 werkt de Rooyse Wissel met het consultancy abonnement van Optimo. Maandelijks komt senior ERP consultant Erik van Spijker langs. Niet om problemen op te lossen die al te lang lagen te wachten, maar om structureel mee te bouwen aan de doorontwikkeling van het systeem.
“Het is heel prettig te weten dat vraagstukken waar we niet helemaal uitkomen periodiek en structureel opgepakt kunnen worden. Erik is inmiddels goed bekend met onze werkwijze en onze inrichting en kan vanuit die kennis goed meedenken.”
Naast de consultancy is ook Patrick van Optimo drie dagen per week aanwezig als AFAS-beheerder. Zijn instap viel op een moment dat de bezetting bij I&A krap was. De combinatie van beheer en consultancy zorgt dat er capaciteit is voor zowel de dagelijkse operatie als grotere ontwikkeltrajecten. Patrick is inmiddels zo vertrouwd met het team en de organisatie dat hij functioneel volledig is geïntegreerd. “Voor andere collega’s is het fijn een vast aanspreekpunt te hebben.”
Automatisering waar het telt
Een van de concrete resultaten van de samenwerking is het nieuwe onboardingsproces. Taken die voorheen handmatig werden afgehandeld, zoals het opvragen van documenten bij nieuwe medewerkers, zijn nu geautomatiseerde stappen in een overzichtelijk proces. Efficiënter voor het team, duidelijker voor de nieuwe collega.
Op dit moment lopen meerdere trajecten tegelijk. Het verzuimproces is samen met Optimo geoptimaliseerd en staat op het punt live te gaan. Dat proces vormt de kapstok voor een nieuwe interne visie op verzuim die HR heeft ontwikkeld. Na de zomer volgt de volledige opleidingsadministratie, en daarnaast staan het declaratieproces en ouderschapsverlof op de agenda.
Een ontwikkelagenda voor minimaal een jaar
De Rooyse Wissel heeft geen gebrek aan plannen. Helen omschrijft het nuchter maar ambitieus: “We hebben een hele ontwikkelagenda waarmee we nog minimaal een jaar vooruit kunnen, naast het dagelijkse beheer en kleine optimalisaties.” Het consultancy abonnement maakt die ambitie uitvoerbaar. “Met het abonnement zijn we er zeker van expertise in te kunnen huren daar waar we die in willen zetten. Dat geeft ons ruimte en maakt dat we de vaart erin kunnen houden.”
De samenwerking voelt daarbij niet zakelijk-afstandelijk. “We vinden het prettig dat de samenwerking professioneel is, maar ook informeel. Dat is erg fijn als de samenwerking zo intensief is.”
Gebruiker als uitgangspunt
Gevraagd naar wat zij andere organisaties zou aanraden die hun HR- en financiële processen willen verbeteren, geeft Helen een antwoord dat verder gaat dan systemen of implementatiemethodes. “Kijk naar de stip op de horizon: waar sta je, waar wil je naartoe en hoe komen we daar. En uiteindelijk is de gebruiker je belangrijkste stakeholder: wat heeft die nodig om beter en efficiënter te kunnen werken. Dat is in het belang van de hele organisatie.”
Het is een gedachte die ook de samenwerking met Optimo typeert. Niet bouwen om te bouwen, maar doorontwikkelen vanuit een doel. Met de juiste kennis op het juiste moment, en voldoende ruimte om de koers te bepalen.
Over de Rooyse Wissel
Bij de Rooyse Wissel behandelen en begeleiden ze patiënten met ernstige psychiatrische problematieken, op basis van wederzijds vertrouwen en een open manier van werken. Niet altijd via de gebaande paden, maar met lef waar dat nodig is. Altijd met respect voor patiënt, medewerker en externe partners. Met één gedeeld doel: een maatschappij die veiliger is.
➥ Benieuwd hoe dat er in de praktijk uitziet? Bekijk hier de video.