Verantwoordelijkheid voor jouw persoonsgegevens
Bij het verlenen van onze diensten gebruiken wij (soms) jouw persoonsgegevens. Dit noemt de wetgever ook wel “verwerken”.
Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn wij de zogeheten “verwerkingsverantwoordelijke”, voor zover wij het doel en de middelen voor het gebruik van jouw persoonsgegevens bepalen.

In dit Privacy Statement leggen wij je uit hoe wij als (verwerkings-)verantwoordelijke met jouw persoonsgegevens omgaan en wat jouw privacyrechten zijn, met name bij het gebruik van onze website. Neem gerust contact met ons op als je vragen en/of verzoeken hebt. Onderaan dit Privacy Statement tref je onze contactgegevens aan.

Verwerking van jouw persoonsgegevens
Wij gebruiken jouw persoonsgegevens op een behoorlijke en zorgvuldige wijze. Zo gaan wij vertrouwelijk om met jouw persoonsgegevens en hanteren wij passende (beveiligings-) maatregelen om onder andere die vertrouwelijkheid te waarborgen. Ook gebruiken wij jouw persoonsgegevens slechts als je daarvoor toestemming hebt gegeven, ofwel dit noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor het verlenen van onze diensten of bijvoorbeeld omdat wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

Doelen en grondslagen van de verwerking
Jouw persoonsgegevens gebruiken wij uitsluitend voor zover dat rechtmatig is. Hieronder zetten wij uiteen voor welke doeleinden wij jouw persoonsgegevens (kunnen) gebruiken en wat de wettelijke grondslag (lees: rechtvaardiging) daarvoor is. Voor de overzichtelijkheid hebben wij de doeleinden ingedeeld per wettelijke grondslag (art. 6 AVG).

1) Gebruik van jouw persoonsgegevens na toestemming
In sommige gevallen gebruiken wij jouw persoonsgegevens nadat je daar toestemming voor hebt gegeven. Zo sturen wij in het geval van (software)updates of ander relevant nieuws digitale nieuwsbrieven naar onze relaties, klanten en geïnteresseerden. Daarbij gebruiken wij de naam en het e-mailadres.
Aanvullende toelichting: als jouw toestemming vereist is voor een specifiek doeleinde, dan vragen wij per 25 mei 2018 altijd jouw toestemming door middel van een opt-in-knop of een andere actieve handeling. Jouw toestemming kun je uiteraard te allen tijde intrekken door schriftelijk een schriftelijke mededeling te sturen naar de contactgegevens onderaan deze pagina.

2) Wij gebruiken jouw persoonsgegevens als dat noodzakelijk is om een overeenkomst aan te gaan en/of uit te voeren
In sommige gevallen is het noodzakelijk om jouw persoonsgegevens te gebruiken om onze diensten te verlenen. Zo gebruiken wij bijvoorbeeld jouw contactgegevens om contact met je te onderhouden, of facturen te versturen. Ook verzamelen wij persoonsgegevens van sollicitanten.

3) Wij gebruiken jouw persoonsgegevens als dat noodzakelijke is om te voldoen aan een wettelijke verplichting
In sommige gevallen verplicht de wetgever dat wij persoonsgegevens verwerken. Bijvoorbeeld om de (financiële) administratie bij te houden.

4) Gebruik van jouw persoonsgegevens is noodzakelijk voor het behartigen van onze gerechtvaardigde belangen
In sommige gevallen is het voor ons noodzakelijk om persoonsgegevens te verwerken ter behartiging van onze gerechtvaardigde belangen. Zo wordt onze website gemonitord om bijvoorbeeld hackpogingen tegen te gaan en de continuïteit van de website te waarborgen.

Cookies

 

Gebruik Google Analytics
Analytische cookies houden op geanonimiseerd niveau statistieken en gedrag van bezoekers bij. Deze worden gemonitord in Google Analytics.
Ter waarborging van jouw privacy, hanteren wij daarbij de handleiding die de Autoriteit Persoonsgegevens speciaal heeft opgesteld voor het gebruik van Google Analytics. Ten overvloede merken wij op dat wij een verwerkersovereenkomst met Google hebben gesloten; het laatste octet van jouw IP-adres hebben gemaskeerd; ‘gegevens delen’ hebben uitgezet; en geen gebruik maakt van andere Google-diensten in combinatie met de Google Analytics-cookies.
Google hanteert op dit moment het volgende privacybeleid: https://policies.google.com/privacy?hl=en

Beveiliging van jouw persoonsgegevens
Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking tegen te gaan, waaronder de volgende:
– Onze website maakt gebruik van een beveiligde verbinding;
– Onze servers worden adequaat beveiligd en in de Europese Unie gehost;
– Wij maken gebruik van op naam gestelde accounts voor de toegang tot systemen waarin persoonsgegevens worden verwerkt;
– Wij gebruiken fysieke toegangscontroles voor (server)ruimtes waarin persoonsgegevens zijn opgeslagen;
– Wij beperken het inzageniveau van de persoonsgegevens tot die personen waarvoor dit noodzakelijk is.

Een meer gedetailleerde uitwerking van ons beveiligingsbeleid, kunt raadplegen op: www.optimo.nl/beveiligingsbeleid

Verwerkers
Als wij persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken om voor ons te verwerken, dan sluiten wij daarmee verwerkingsovereenkomsten die voldoen aan art. 28 AVG.
De categorieën verwerkers waarvan wij gebruik maken zijn.
– De webhost, voor het hosten van onze website;
– Organisaties die voor onze (digitale) nieuwsbrieven versturen;
– Administrateurs voor de verwerking van bijvoorbeeld (financiële) persoonsgegevens.

Optimo Groep
In sommige gevallen is het noodzakelijk dat jouw persoonsgegevens mede worden verwerkt door andere rechtspersonen van Optimo Groep, bijvoorbeeld ter uitvoering van de overeenkomst die je met die rechtspersoon bent aangegaan:
Tot de groep van Optimo verbonden rechtspersonen worden in ieder geval begrepen, Optimo ERP B.V. (KvK: 32120864), Optimo ERP & Data Control B.V. (KvK: 67851223), Optimo Payroll & HR Services B.V. (KvK: 60063084), Optimo Staffing B.V. (KvK: 65704258) (allen hierna: “Optimo”).

Bewaartermijn van jouw persoonsgegevens
Jouw persoonsgegevens worden slechts bewaard voor zover dit noodzakelijk is (art. 5(1)(e) AVG). Voor zover mogelijk worden de bewaartermijnen hieronder verder uitgewerkt.
– Administratieve persoonsgegevens/documenten worden gedurende 7 jaar bewaard of zoveel langer als noodzakelijk is, dan wel wettelijk verplicht is.
– Persoonsgegevens van sollicitanten die niet in zijn aangenomen worden gedurende 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure bewaard, of langer wanneer daarvoor toestemming is gegeven door de kandidaat.
– Persoonsgegevens die zijn verstrekt op basis van toestemming worden gedurende 1,5 jaar na toestemming bewaard, of zoveel langer als noodzakelijk is.
– Overige persoonsgegevens worden gedurende 1,5 jaar bewaard, of zoveel langer als noodzakelijk is.

Jouw rechten
Op grond van de AVG heb je recht op inzage van en rectificatie van jouw persoonsgegevens. In sommige gevallen kun je ook verzoeken om jouw persoonsgegevens te wissen of het gebruik daarvan te beperken of daartegen bezwaar te maken. Als je voor een specifiek doeleinde (bijv. een digitale nieuwsbrief) toestemming hebt gegeven voor het gebruik van jouw persoonsgegevens, dan kun je deze toestemming altijd intrekken door een schriftelijk verzoek in te dienen bij onderstaande contactgegevens. Als je persoonsgegevens aan ons hebt verstrekt heb je in sommige gevallen ook recht om deze persoonsgegevens te verkrijgen in een vorm/bestand waarin je deze eenvoudig door kunt geven aan een andere organisatie. Voor het uitoefenen van één van deze rechten, kun je een schriftelijk verzoek aan ons sturen.
Wij hopen je afdoende te hebben geïnformeerd over het gebruik van jouw persoonsgegevens en jouw rechten. Uiteraard staan wij voor jou klaar als je vragen en/of verzoeken hebt. Mocht je onverhoopt een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan heb je het recht om deze voor te leggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens voor vragen en/of verzoeken
Ter waarborging van jouw privacy hebben wij een functionaris gegevensbescherming aangesteld. Dit is de contactpersoon binnen onze organisatie aangaande al jouw privacy vragen en/of verzoeken. Vragen en/of verzoeken kun je schriftelijk versturen aan:

Functionaris Gegevensbescherming
Tjeerd de Bruin
avg@optimo.nl

– Dit privacy statement kunnen wij waar nodig aanpassen.