De algemene voorwaarden van Optimo

Laatst bijgewerkt: donderdag 24 mei 2018

1. Definities
In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:
1.1. “Dienstverleningsovereenkomst”: de overeenkomst tussen Optimo en de Klant waarin de tot dienstverlening strekkende rechtsverhouding tussen partijen vastgelegd is alsmede de daaruit voortvloeiende overeenkomsten. De Dienstverleningsovereenkomsten worden genoemd: Consultancyovereenkomst, Detacheringsovereenkomst of Outsourcingsovereenkomst.
1.2. “Klant”: iedere natuurlijke of rechtspersoon met wie Optimo een Dienstverleningsovereenkomst heeft gesloten.
1.3. “Optimo”: de tot de Optimo-groep behorende vennootschap, te weten: Optimo ERP B.V. (KvK: 32120864), Optimo ERP & Data Control B.V. (KvK: 67851223), Optimo Payroll & HR Services B.V. (KvK: 60063084) en Optimo Staffing B.V. (KvK: 65704258), die op grond van de Dienstverleningsovereenkomst diensten verstrekt aan de Klant.
1.4. “Werknemer”: iedere natuurlijke persoon, al dan niet in loondienst bij Optimo, die werkzaamheden verricht of gaat verrichten ten behoeve van de Klant in het kader van de uitvoering van de Dienstverleningsovereenkomst en de daaruit voortvloeiende overeenkomsten.

2. Tarieven
2.1. Alle door Optimo genoemde tarieven zijn exclusief btw en andere wettelijke heffingen. De kosten voor woon-werkverkeer van werknemers zitten inbegrepen in het tarief.
2.2. Optimo heeft het recht om wijzigingen in haar tarieven door te voeren, bijvoorbeeld doch niet uitsluitend als gevolg van wettelijk vastgestelde lastenverhogingen. De nieuwe tarieven worden met ingang van het tijdstip van de wijziging aan de Klant doorberekend en zijn vanaf dat moment door de Klant verschuldigd, ook indien deze wijzigingen zich voordoen tijdens de duur van de Dienstverleningsovereenkomst en zonder dat de Klant van tevoren met de wijziging akkoord hoeft te gaan.

3. Facturering en betaling
3.1. Tijdverantwoording vindt plaats door middel van een planning die vooraf door de Klant zal worden goedgekeurd. Indien de Klant niet akkoord gaat met de planning dan wel met de ingeplande tijden, dient de Klant dit uiterlijk vijf (5) werkdagen voor de aanvang van de ingeplande werkzaamheden bij Optimo schriftelijk te melden.
3.2. Facturering vindt wekelijks plaats op basis van het aantal door de Werknemer ten behoeve van de Klant daadwerkelijk bestede uren in de week voorafgaand aan de factuurdatum. De facturen zijn gebaseerd op de door of namens Optimo aangegeven bestede uren. Betwisting van een factuur dient uiterlijk binnen vijf (5) werkdagen na factuurdatum te geschieden.
3.3. Betaling van de facturen van Optimo geschiedt zonder enige inhouding, korting, of verrekening en dient binnen 30 dagen na de factuurdatum te zijn ontvangen.
3.4. Uitsluitend betalingen rechtstreeks aan de op de factuur vermelde Optimo-vennootschap werken voor de Klant bevrijdend.
3.5. De betalingstermijn in artikel 3.2 is een fatale termijn. Bij niet, niet tijdige of niet volledige betaling door de Klant van het door hem aan Optimo verschuldigde bedrag, is hij met ingang van het moment van overschrijding van de betaaltermijn in verzuim. Op het moment dat de Klant in verzuim is, is Optimo gerechtigd 15% aan incassokosten over de hoofdsom in rekening te brengen met een minimum van € 500,- per incasso. Daarnaast is Optimo gerechtigd 15% vertragingsrente over de hoofdsom in rekening te brengen.
3.6. Door en/of namens Optimo verleende gebruiksrechten en/of de overdracht van eigendommen geschiedt onder de opschortende voorwaarde van volledige betaling.

4. Uitvoering overeenkomst
4.1. De Klant draagt er zorg voor dat alle gegevens welke noodzakelijk zijn voor het goed kunnen uitvoeren van de Dienstverleningsovereenkomst tijdig en correct worden verstrekt. Daarnaast is de Klant verantwoordelijk voor een adequaat ingerichte werkplek ten behoeve van de Werknemers, dat wil onder doch niet uitsluitend zeggen dat de Werknemers de beschikking krijgen over een goed werkende en veilige internetverbinding. Wordt aan het voorgaande niet voldaan, dan kan er vertraging optreden in de uitvoering van de Dienstverleningsovereenkomst. Alle daaruit voortvloeiende extra kosten worden door Optimo aan de Klant in rekening gebracht.

5. Annulering
5.1. Annulering (dat wil zeggen: het opzeggen van de Dienstverleningsovereenkomst door de Klant voordat de dienstverlening is aangevangen) is uitsluitend mogelijk indien de annulering schriftelijk geschiedt en de annulering voor aanvang van de dienstverlening door Optimo geaccepteerd is.
5.2. Indien annulering plaatsvindt minder dan vijftien (15) werkdagen voor de overeengekomen datum van aanvang van de dienstverlening is de Klant aan Optimo verschuldigd het volledige bedrag dat op grond van de Dienstverleningsovereenkomst aan Optimo zou moeten worden voldaan als de Dienstverlening niet geannuleerd was, tenzij de Werknemer elders wordt ingezet. Vindt de annulering vijftien (15) werkdagen of langer voor de overeengekomen datum van aanvang van de dienstverlening plaats, dan hoeven slechts de tot dat moment gemaakte voorbereidingskosten door de Klant aan Optimo te worden vergoed.

6. Ontbinding
6.1. Buitengerechtelijke ontbinding geschiedt uitsluitend schriftelijk.
6.2. Ieder der partijen is gerechtigd, zonder dat enige aanmaning, ingebrekestelling of andere aankondiging vereist is, de Dienstverleningsovereenkomst buiten rechte te ontbinden, indien:
A. de wederpartij (voorlopige) surséance van betaling aanvraagt of hem (voorlopige) surséance van betaling wordt verleend;
B. de wederpartij zijn eigen faillissement aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard;
C. de onderneming van de wederpartij wordt geliquideerd;
D. de wederpartij zijn onderneming staakt;
E. buiten toedoen van de ene partij op een aanmerkelijk deel van het vermogen van de andere partij beslag wordt gelegd, dan wel indien de wederpartij anderszins niet langer in staat moet worden geacht de verplichtingen uit de Dienstverleningsovereenkomst na te komen.
6.3. Indien de Klant op het moment van de ontbinding reeds prestaties ter uitvoering van de Dienstverleningsovereenkomst had ontvangen, kan hij die overeenkomst slechts gedeeltelijk ontbinden en wel uitsluitend voor dat gedeelte dat nog niet is uitgevoerd.
6.4. Bedragen die Optimo voor de ontbinding aan de Klant heeft gefactureerd blijven onverminderd door de Klant aan haar verschuldigd en worden op het moment van de ontbinding direct opeisbaar.

7. Opschorting
7.1. Indien de Klant een opeisbare verbintenis voortvloeiende uit de Dienstverleningsovereenkomst niet, niet volledig of niet tijdig nakomt, is Optimo gerechtigd haar verplichtingen jegens de Klant zonder nadere aankondiging op te schorten, zonder daardoor tot enige schadevergoeding jegens de Klant gehouden te zijn. Hiertoe is Optimo eveneens gerechtigd in de in artikel 6.2 genoemde gevallen.

8. Aansprakelijkheid
8.1. Een partij die toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van een of meer van haar verplichting(en) uit de Dienstverleningsovereenkomst, is jegens de wederpartij aansprakelijk voor de directe schade die daaruit voortvloeit, met inachtneming van het bepaalde in dit artikel.
8.2. Aansprakelijkheid voor indirecte of gevolgschade, zoals niet genoten omzet of winst, rente- of vertragingsschade, gemiste besparingen of reputatieschade is uitgesloten.
8.3. Voor zover op Optimo enige (wettelijke) aansprakelijkheid rust – op grond van contractuele aansprakelijkheid, uit onrechtmatige daad dan wel uit andere wettelijke of buitenwettelijke grond – en Optimo gehouden is enige schade te vergoeden, dan zal de te vergoeden schade worden beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval uit hoofde van de door Optimo gesloten aansprakelijkheidsverzekering wordt uitbetaald en in ieder geval tot het door Optimo aan de Klant in het kader van de Dienstverleningsovereenkomst gefactureerde bedrag en daarnaast in ieder geval tot een maximumbedrag van € 500.000,- per gebeurtenis en € 1.000.000,- per jaar.
8.4. Optimo is nimmer aansprakelijk voor schade veroorzaakt door derde partijen. Optimo is ook nimmer aansprakelijk voor schade als gevolg van misbruik of ongeautoriseerd gebruik van de (inlog)gegevens van het systeem van de Klant.
8.5. Zowel Optimo als de Klant zal een adequate (aansprakelijkheid)verzekering in stand houden om de eigen aansprakelijkheid uit hoofde van de Dienstverleningsovereenkomst te dekken. Zowel Optimo als de Klant is tegenover de ander gehouden op eerste verzoek een afschrift van de verzekeringspolis overleggen.

9. Overmacht
9.1. Een overmacht situatie kan maken dat Optimo haar werkzaamheden niet of niet tijdig kan uitvoeren, dan wel dat de uitgevoerde werkzaamheden niet de kwaliteit (blijven) hebben, die Optimo en de Klant nastreven. Optimo is niet aansprakelijk jegens de Klant voor enige tekortkoming in de nakoming van de overeenkomst indien deze tekortkoming het gevolg is van overmacht.
9.2. Als overmacht is aan te merken iedere tekortkoming die Optimo niet kan worden toegerekend, omdat zij niet is te wijten aan haar schuld, dan wel noch krachtens de wet, rechtshandeling of in het verkeer geldende opvatting voor haar rekening komt, alsook elke situatie die buiten de redelijke controle van Optimo valt.
9.3. Als overmacht situatie worden in ieder geval aangemerkt: stakingen, bedrijfsbezetting, brand, oorlog, beperking of stopzetting van de levering door openbare nutsbedrijven, niet-levering van noodzakelijke materialen, diensten of producten door derden, bedrijfsstoring, revolutie of een vergelijkbare situatie, onlusten, ziekte van ingeschakelde werknemers en/of derden, aardbeving, waterschade, overstroming, aardbeving of een andere natuurramp.
9.4. Een overmacht situatie geeft de Klant geen recht tot ontbinding van de overeenkomst of tot enige (schade)vergoeding. Indien een overmacht situatie meer dan drie (3) maanden voortduurt of heeft geduurd, dan hebben partijen het recht de overeenkomst te ontbinden, zonder dat de wederpartij recht heeft op enige schadevergoeding. Facturen c.q. kosten voor reeds door Optimo verrichte werkzaamheden of ingekochte zaken blijven verschuldigd.

10. Non-concurrentie en personeel
10.1. Gedurende de looptijd van de Dienstverleningsovereenkomst alsmede gedurende een periode van een jaar na beëindiging ervan, is het de Klant verboden een door en/of middels Optimo ter beschikking gestelde Werknemer direct of indirect een overeenkomst aan te bieden.
10.2. De Klant dient te allen tijde een tussen Optimo en de Werknemer geldend (non-) concurrentiebeding en/of relatiebeding te eerbiedigen.
10.3. Handelt de Klant in strijd met het verbod uit artikel 10.2 dan verbeurt de Klant een direct opeisbare, niet voor matiging vatbare boete van 26 weken maal 40 uur maal het uurtarief van de betreffende Werknemer, onverminderd het recht van Optimo om schadevergoeding te vorderen.
10.4. De Klant staat ervoor in dat aan haar gelieerde ondernemingen de bepalingen genoemd in artikel 10 in acht nemen. Onder gelieerde onderneming wordt verstaan:
A. de onderneming waarin de Klant direct of indirect zeggenschap uitoefent en/of enig belang heeft.
B. de onderneming waarin de zeggenschap en/of het belang in dezelfde handen is als de zeggenschap en/of het belang van de Klant.

11. Belastingen en sociale premies
11.1. Optimo garandeert de Klant, voor zover van toepassing, dat op het loon van de Werknemer de verschuldigde loonbelasting, premies volksverzekeringen en premies werknemersverzekeringen worden ingehouden en afgedragen. Optimo vrijwaart de Klant dienaangaande.
11.2. Op eerste verzoek van de Klant zal Optimo schriftelijk bewijs omtrent deze ingehouden heffingen en belastingen overleggen.

12. Intellectueel eigendom
12.1. Alle intellectuele eigendomsrechten, waaronder doch niet uitsluitend de auteursrechten, merkrechten, handelsnaamrechten, databankrechten, tekening- en modelrechten, octrooirechten alsmede de rechten omtrent knowhow die tot stand zouden kunnen worden gebracht door een Werknemer bij de uitvoering van de Dienstverleningsovereenkomst, berusten bij Optimo
12.2. Alle door Optimo verstrekte stukken, zoals rapportages en adviezen, zijn uitsluitend bestemd voor eigen gebruik van de Klant. De Klant is niet gerechtigd tot verveelvoudiging, openbaarmaking of kennisgeving ervan aan derden.

13. Geheimhouding
13.1. Optimo zal gedurende de looptijd van de Dienstverleningsovereenkomst, alsmede na het eindigen daarvan, tegenover derden geheimhouding betrachten met betrekking tot alle informatie omtrent de bedrijfsaangelegenheden van de Klant, waarvan hij bij de uitvoering van de Dienstverleningsovereenkomst kennis neemt, tenzij de Klant daarvoor haar toestemming geeft. Daaronder begrepen worden gegevens en/of informatie betreffende en/of verband houdende met de bedrijfsuitoefening van opdrachtgever en zijn cliënten / klanten. Optimo draagt er zorg voor dat ook de Werknemer deze geheimhouding in acht zal nemen.
13.2. Lid 1 geldt niet ten aanzien van informatie waaraan algemene bekendheid is of wordt gegeven, of waarover Optimo al de beschikking had, of die door Optimo zelfstandig, buiten het kader van de Dienstverleningsovereenkomst is verkregen.
13.3. Lid 1 geldt niet indien en voor zover Optimo tot gebruik of openbaarmaking verplicht is op grond van de wet of een uitspraak van de rechter of een ander bevoegd overheidsorgaan.

14. Mediation- en forumkeuzeclausule
14.1. Ingeval van geschillen, betrekking hebbende op de door partijen ondertekende Dienstverleningsovereenkomst of uit daarop voortbouwende overeenkomsten, zullen partijen trachten deze in eerste instantie op te lossen met behulp van mediation, conform het Reglement van de Mediator federatie Nederland (gevestigd te Rotterdam) zoals dat luidt op de aanvangsdatum van de mediation.
14.2. Zolang de Mediation niet is beëindigd, zal geen der partijen het geschil aan de rechter voorleggen, tenzij uitsluitend ter bewaring van rechten.
14.3. Partijen wonen de eerste mediationbijeenkomst gezamenlijk bij. Daarna zijn partijen vrij de mediation op ieder gewenst moment te beëindigen. De mediation vangt aan op het moment dat partijen de eerste gezamenlijke mediationbijeenkomst bijwonen.
14.4. Indien het onmogelijk is gebleken een geschil als hiervoor bedoeld op te lossen met behulp van mediation, zal dat geschil worden beslecht door bevoegde Nederlandse rechter binnen het arrondissement waarbinnen Optimo gevestigd is.

15. Overdracht rechten en wijzigingen
15.1. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de ander mag een partij haar rechten en verplichtingen uit de Dienstverleningsovereenkomst alsmede uit deze Algemene Voorwaarden niet geheel of gedeeltelijk overdragen of uitbesteden aan derden.
15.2. Wijzigingen in de Dienstverleningsovereenkomst binden Partijen slechts als beide Partijen met die wijzigingen instemmen.
15.3. Optimo is bevoegd haar Algemene Voorwaarden periodiek te wijzigen. De meest recente versie van de Algemene Voorwaarden is te raadplegen via het digitale klantenportal van Optimo.