10 januari 2018
Je denkt het voor elkaar te hebben. Jouw medewerkers zijn tevreden, doen hun werk met veel plezier en leren iedere dag weer wat nieuws. Tot iemand van hen ziek wordt of toch een andere uitdaging vindt. In principe is niemand onmisbaar en kunnen andere medewerkers het gat opvullen. Tenzij die ene medewerker over zeldzame kennis beschikt. Dan moet je gaan nadenken over alternatieven, zoals outsourcing.
Redenen voor outsourcing
Outsourcing van interne processen is de oplossing wanneer die processen leunen op slechts een aantal medewerkers. Zeker wat betreft de salarisadministratie of het functioneel beheer loop je risico dat het vertrek van een medewerker het verlies van specifieke kennis betekent. Daarnaast zorgt automatisering ervoor dat veel administratieve werkzaamheden van de salarisadministrateur worden vervangen door software, waardoor de invulling van die functie verschuift naar een adviserende rol. Het is voor organisaties steeds vaker onrendabel om één of meerdere salarisadministrateurs administratief werk te laten doen, terwijl de software intelligent genoeg is om mutaties over te nemen. Door interne processen uit te besteden weet je zeker dat jouw software optimaal wordt benut en dat je minder kwetsbaar bent.
Outsourcing volgens het boekje
Een outsourcingspartij wil na een overeenkomst niets liever dan aan de slag. De processen zijn dichtgetimmerd en iedere klant kan in principe in een standaard werkwijze worden gegoten. Daar gaat het vaak mis! Een belangrijke reden voor bedrijven om interne processen niet uit te besteden is de ‘angst’ om controle en betrokkenheid te verliezen. Er moet een flinke vertrouwensband bestaan voordat een samenwerking soepel verloopt.
Transitiefase
Al doende leert men. Optimo biedt al jaren outsourcing van salarisadministratie en personeelsadministratie aan. Wij deden dat keurig volgens het boekje, compleet met scans, (her)inrichting van de software door onze consultants en overdracht naar team Outsourcing. Maar terwijl wij stonden te trappelen om aan de slag te gaan en al in de achtbaan zaten, stond de klant nog twijfelend in die bekende lange wachtrij. Daarmee leerden wij: al heb je nog zo’n dichtgetimmerd outsourceproces, als de klant dit proces niet omarmt of begrijpt, komt het niet van de grond.
Onze klanten gaan daarom vanaf heden door een transitie. Een transitieteam neemt de klant mee in het proces, brengt ver van te voren al eventuele problemen in kaart, speelt hier bijtijds op in en managet de verwachtingen van zowel het outsourceteam als de klant. Door eigen ervaring heeft Optimo geleerd dat een transitiefase de springplank is naar een optimale samenwerking. Zo spreken beide partijen dezelfde taal, wordt de klant ontlast én komt het outsourceteam van Optimo het beste uit de verf. Zo houden we tevreden klanten in de outsourcing!
Meer weten over het uitbesteden van de salaris- en personeelsadministratie? Download onze brochure.