Geplaatst op 22 juni 2017

Dan blijkt dat er veel kennis in zijn of haar hoofd zit die niet zomaar is over te dragen. Deze kortetermijnbenadering is op te lossen met uitbesteding. Koudwatervrees houdt bedrijven echter tegen om daar serieus naar te kijken. In de praktijk komen we een aantal angsten tegen, die best te overwinnen zijn.

 

De angst om rollen te verleggen

In de bestaande situatie is de salarisadministrateur degene die alles doet. Dat mag prettig zijn, maar leidt wel tot minder helderheid voor wat betreft managementverantwoordelijkheid. Het gevaar dreigt dat de salarisadministratie noodgedwongen op de stoel van de manager gaat zitten en dat maakt een bedrijf kwetsbaar. Uitbesteding is een ideale eerste stap in de richting van meer helderheid over wie waar verantwoordelijk voor is. Rollen verleggen en daar plaatsen waar ze horen, is niet iets om bang voor te zijn, maar levert juist helderheid op. En helderheid betekent minder risico’s.

 

De angst om de controle te verliezen

Zelf doen betekent inderdaad volledige controle. Toch leidt uitbesteding niet per definitie tot het uit handen geven van je processen. In de eerste plaats blijf je als opdrachtgever altijd betrokken bij het proces. Daar is de samenwerking met de leverancier op ingericht. Daarnaast is het mogelijk om gebruik te blijven maken van de eigen IT-omgeving, die je openstelt voor de dienstverlener. Zo kun je zelf precies zien wat er gebeurt. Het gaat uiteindelijk om het bouwen aan een partnership dat gericht is op het efficiënt uitvoeren van een bepaald bedrijfsproces.

 

De angst voor het onbekende

Met een eigen salarisadministratie weet je wat je hebt en dat is met uitbesteden nog maar de vraag. Dat is echter met een goede voorbereiding en een degelijke planning op te vangen. Door samen met de leverancier het volledige proces in kaart te brengen, is een ad-hoc aanpak te vervangen door een gestructureerde benadering die de foutgevoeligheid verkleint en de grip op het salarisproces versterkt.

 

De angst dat een externe leverancier geen betrokkenheid heeft bij de organisatie

Voor een dienstenleverancier is betrokkenheid juist een voorwaarde om zijn werk goed te doen en zich te onderscheiden. Een dienstenleverancier zal er alles aan doen om een partnership te creëren, omdat hij op die manier proactief kan optreden en het proces efficiënt kan inrichten en uitvoeren. Daarbij is het cruciaal dat bij beide partijen het besef leeft dat een salarisstrook voor een medewerker een belangrijk iets is. Wijzigingen – denk aan een beslag of een andere inhouding – moeten vooraf duidelijk gecommuniceerd worden, zodat medewerkers niet overvallen worden. Een dienstverlener zal hier altijd een sterk signalerende rol vervullen.

 

Salarisadministratie is een belangrijk proces voor iedere organisatie. Reden te meer om het niet als een onverwachtse activiteit in te richten, maar als een gestructureerd proces dat efficiënt en effectief uitgevoerd moet worden. Uitbesteding kan een organisatie helpen om een structuur aan te brengen, die leidt tot minder fouten en risico’s en meer inzicht en efficiëntie. Een win-winsituatie dus.

 

Optimo kan jou ondersteunen met het payrollproces óf dit compleet van je overnemen. Lees alles over onze diensten in onze HR en Payroll brochure of lees de klantverhalen van Manutan en FD Mediagroep.

Sylvia Alberts
Manager Outsourcing