15 juni 2020
Tijdens de AFAS Open 2020 zijn nieuwe functionaliteiten gepresenteerd die we mogen verwachten van Profit 15. Erik van Spijker, AFAS Consultant bij Optimo, heeft de onderwerpen eruit gepikt waarvan jij als AFAS-gebruiker vrolijk wordt! De focus van deze blog ligt op ERP en de modules Financieel, Ordermanagement en Projecten. Na het lezen van deze blog kun je zelf gericht aan de slag gaan, of een afspraak maken met de AFAS Consultants van Optimo om het samen op te pakken.
In deze blog behandel ik vijf nieuwe functionaliteiten:
- Verzamelfactuur;
- Facturatiecockpit;
- Berichtsjabloon in meerdere talen;
- Inkooprelaties en verkooprelaties aanmaken, gekoppeld aan workflows;
- Inkoopaanvragen met meerdere regels.
Mis je een onderwerp? Lees ook onze blogs over de nieuwe functionaliteiten in de modules HRM en Payroll, of neem contact met ons op!
Verschillende niveaus
Per onderwerp benoem ik het niveau van de aanpassing. Hierbij gebruik ik twee niveaus: functioneel beheer en consultancy. Dit laat zien wat jij als functioneel beheerder zelf kunt aanpassen, en waar wij als AFAS Consultants bij kunnen helpen. Een doorgewinterde functioneel beheerder zal ook bepaalde de zaken op consultancyniveau kunnen inrichten. Twijfel je, of heb je graag dat wij meekijken? Dan kan ik aanraden om Optimo in te schakelen voor het consultancyniveau. Maak slim gebruik van de ervaring die wij als consultants opdoen bij verschillende inrichtingen, binnen diverse branches.
1. Verzamelfactuur
Vanaf Profit 15 is het mogelijk om facturatie vanuit verschillende modules samen te laten komen op één verzamelfactuur. Werkt jouw organisatie met een combinatie van de modules Projecten (nacalculatie) en Ordermanagement (artikelen, abonnementen en cursussen), dan geeft de verzamelfactuur nieuwe mogelijkheden. Dit is een goed moment om de bestaande inrichting kritisch te beoordelen en te kijken of dit te optimaliseren valt.
Voorbeeld:
Een zorgorganisatie brengt vaak maandelijks terugkerende zorg in abonnementsvormen in rekening, en tegelijkertijd specifiek gebruik/verbruik. Met de verzamelfactuur wordt dit binnen één factuur naar de klant gerapporteerd. Dit is echter niet alleen voor zorgorganisaties interessant, want de combinatie abonnementen en nacalculatie is ook een krachtige optie voor andere dienstverlenende organisaties waarbij tijd wordt geregistreerd als nacalculatie. Voor een onderhoudsbedrijf is het een gangbare oplossing om nacalculatie uit te factureren, en artikelverbruik hieraan toe te voegen. Dit kan allemaal worden verzameld binnen één factuur.
Niveau: consultancy
De overstap naar de verzamelfactuur is een relatief zware aanpassing, die je goed wilt overzien en overwegen. Optimo helpt je graag met een adviesgesprek.
2. Facturatiecockpit
De facturatiecockpit is een nieuw onderdeel van Profit 15. Dit is ondergebracht onder het menu van Financieel en vormt het centrale punt voor alle verkoopfacturen binnen Profit. Vanuit de facturatiecockpit krijg je zicht op álle verkoopfacturen, die zijn gegenereerd over de verschillende modules. Daarnaast zijn er actieknoppen beschikbaar om de specifieke facturatiemodules direct te kunnen openen, zoals:
- Abonnementen
- Cursussen
- Ordermanagement
- Nacalculatie
- Termijnen
Voorbeeld:
Een organisatie waarbij de facturatie centraal wordt geregeld, krijgt hiermee één start- en verzamelpunt voor de facturatiewerkzaamheden. Aanlevering van gegevens en mutaties kan vanuit de afzonderlijke modules worden geregeld, door medewerkers die alleen binnen deze modules werken. Als het hele proces zich binnen één module afspeelt, is deze cockpit minder van toegevoegde waarde.
Niveau: functioneel beheer
De facturatiecockpit is door een functioneel beheerder te autoriseren en zal waarschijnlijk standaard bij iedereen worden geactiveerd, als vervanging van het oude facturenoverzicht binnen de module Financieel. De actieknoppen moeten waarschijnlijk wel specifiek geautoriseerd worden.
3. Berichtsjabloon in meerdere talen
Een aanpassing waar al lang om werd gevraagd wordt eindelijk uitgeleverd met Profit 15: berichtsjablonen in meerdere talen. Dit geldt voor alle berichtsjablonen, dus niet alleen voor de financieel gerelateerde berichtsjablonen. Vanuit ERP is dit vooral veelgevraagd voor gebruik bij het verzenden van facturen, aanmaningen en betalingsoverzichten. Het rapport (de pdf) kan al langer vertaald worden, en is zodoende vaak al in meerdere talen beschikbaar. Nu kunnen we ook een begeleidende e-mail voorbereiden in een andere taal. Maak je als organisatie nog geen gebruik van vertaalde rapporten? Dan is dit een extra reden om de stap nu te zetten! Je kiest zelf welke talen je wilt inrichten.
Niveau: functioneel beheer
De toevoeging van verschillende berichtsjablonen is een kwestie van tekst voorbereiden en toevoegen.
Niveau: consultancy
Het gebruik van verschillende talen dient goed te worden ingericht in de Profit instellingen. Binnen de rapporten dient de vertaling ook doorgevoerd te worden. Daarnaast zal op relatieniveau de gewenste taal moeten worden vastgelegd. Optimo kan hier uiteraard bij ondersteunen!
4. Inkooprelatie en verkooprelatie aanmaken, gekoppeld aan een workflow
Het aanmaken van relaties binnen InSite was al mogelijk. Dit was echter een alles-of-niets-oplossing: als je de workflow had doorlopen, was de relatie direct aangemaakt. Dit is echter niet altijd de gewenste situatie. Binnen grotere organisaties is het vaak wenselijk dat medewerkers zelf inkooprelaties of verkooprelaties kunnen toevoegen of aandragen. Als je dit via een workflow wilde regelen, kon dat alleen door een invulformulier als tussenstap te gebruiken, gevolgd door het handmatig overnemen van het invulformulier bij het daadwerkelijk aanmaken van de relatie.
Met de komst van Profit 15 kan dat anders. Dit kan nu binnen één workflow, waarbij de afdeling administratie niet de relatie hoeft aan te maken, maar alleen de workflow hoeft te beoordelen. Daarna wordt de organisatie aangemaakt op basis van de gegevens in de workflow. Bij het aanmaken van verkooprelaties is het ook mogelijk om tegelijk een contactpersoon en forecast aan te maken. Dit is onderdeel van de verbetering rond het forecastproces. Deze verbeteringen behandelen we verder niet specifiek, maar hier liggen ook veel nieuwe kansen.
Voorbeeld:
Binnen deze workflows zijn stappen op te nemen om de vastlegging goed te borgen. Zo is bijvoorbeeld een controlestap mogelijk voor de gehanteerde bankrekening bij een inkooprelatie. Ook kan er bij het aanmaken van een verkooprelatie een stap worden toegevoegd om een kredietcheck uit te voeren. Wil je een nieuwe crediteur ook wijzen op inkoopvoorwaarden, of de wijze van aanlevering van een factuur? Dan is dit te koppelen aan deze workflow, na het registeren van de crediteur.
Niveau: consultancy
Let bij deze inrichting goed op het totaaloverzicht van het proces. Deze workflow zal waarschijnlijk alleen worden gestart, als de relatie wordt aangemaakt vanuit InSite. Het geheel dient ook correct geautoriseerd te worden binnen InSite.
5. Inkoopaanvragen met meerdere regels
De vrije inkoopaanvraag wordt veel gebruikt binnen de ordermanagement voor inkoopaanvragen. Dit is een flexibele aanvraag, echter is het nu beperkt tot één aanvraag van één regel. Met Profit 15 is het mogelijk om binnen één vrije aanvraag meerdere regels toe te voegen. Een functionaliteit die veel registratietijd zal besparen bij organisaties, waar veel vrije en complexe inkoopaanvragen worden ingeschoten. Daar waar nu meerdere aanvragen noodzakelijk zijn om het in goede banen te leiden, kan dit binnenkort via één aanvraag met meerdere regels.
Andere optimalisaties voor de vrije aanvraag zijn:
- Verbetering koppelingen projecten en kostenplaats;
Bij selecteren van een project worden meer gegevens overgenomen naar de vrije aanvraag. Deze gegevens moesten eerst handmatig worden opgegeven, met het nodige foutrisico. - Verbijzondering op regelniveau;
Als er bijvoorbeeld binnen de vrije aanvraag met meerdere regels verschillende kostenplaatsen worden gehanteerd, gaat de aanvraag conform procuratie langs de procuratiehouders op alle benoemde kostenplaatsen. - BTW tariefgroep op regelniveau is toegevoegd.
Binnen het artikel is een voorkeurswaarde vastgelegd. Een afwijking hierop kan via de aanvraag worden meegegeven, indien noodzakelijk. - Eerder ingediende vrije aanvraag opnieuw aanvragen.
De eerdere aanvraag kan worden gekopieerd naar een nieuwe aanvraag. Deze aanvraag kan eerst worden bewerkt, voordat deze als nieuwe inkoopaanvraag wordt ingestuurd. Bij terugkerende vrije aanvragen zal dit veel tijd besparen voor de betreffende medewerker.
Voorbeeld:
Er zijn veel organisaties die werken met vrije aanvragen. Zodra sprake is van complexe vrije aanvragen en/of projecten, is dit een enorme verbetering waar je zeker naar wilt kijken! Als een gebruiker veel vrije aanvragen moet indienen, zal het toegenomen gebruikersgemak dit proces ten goede komen.
Niveau: functioneel beheer/consultancy
Op de AFAS Open is gepresenteerd dat de functionaliteit om regels toe te voegen, een kleine aanvulling is op de bestaande inrichting. Of een en ander precies zo werkt, kan afhangen van de organisatie specifieke inrichting van InSite. Daarnaast kan deze verbetering ook inspireren om de vrije aanvragen te gaan gebruiken of te optimaliseren. Werk je als organisatie nog helemaal niet met inkoopaanvragen of procuratie, maar heb je wel belangstelling voor deze vorm van procesverbetering? Dan helpen we je graag bij de besluitvorming en inrichting rond dit proces.
Tot slot
Samengevat: er zijn mooie nieuwe functionaliteiten geïntroduceerd, waarbij heldere kansen liggen voor procesverbetering. Bekijk ook eens de video’s van AFAS Open 2020 terug. Hier zijn veel gestelde vragen verzameld per onderwerp.
Deze blog is geschreven op basis van de presentaties die door AFAS zijn samengesteld. We kunnen de definitieve werking pas beoordelen en volledig beschrijven, wanneer Profit 15 beschikbaar is om te testen. We houden je op de hoogte!