4 januari 2019
De zorg is een andere tak van sport als het gaat om salarisadministratie. Tim van der Esch, Managing Consultant bij Optimo, weet dat maar al te goed. Door de jaren heen heeft hij voor veel zorgorganisaties controlescans uitgevoerd op een juiste inrichting van AFAS Profit. Hij weet dus moeiteloos de vinger op de zere plek te leggen. Hij zet vijf typerende pijnpunten van salarisadministratie in de zorg op een rijtje. Herkenbare issues? Het team van Tim richt jouw AFAS Profit graag efficiënt voor je in.
Meerkeuzesysteem Arbeidsvoorwaarden (MKSA)
Stel, één van jouw medewerkers is lid van een vakbond en hij betaalt 100 euro per jaar voor het lidmaatschap. Dan kan dat stukje van zijn brutoloon ingeleverd worden, en omgezet worden naar nettoloon. Hierdoor betaalt de medewerker geen belasting over die 100 euro.
Heb je alleen te maken met zo’n vakbondslidmaatschap, dan is het nog niet zo ingewikkeld. Maar het wordt lastiger als je daarnaast ook nog een regeling hebt lopen voor bijvoorbeeld fitnessabonnementen en reiskosten. Tegelijkertijd kan het zijn dat je rekening moet houden met bronnen zoals een eindejaarsuitkering, vakantietoeslag of brutoloon. Het gaat dan niet alleen meer om het boeken van bedragen, je moet wellicht ook eventuele schulden bijhouden. Daarnaast is het handig om rekening te houden met een minimumloon controle, omdat medewerkers anders mogelijk onder het minimumloon uitkomen.
Dit is best lastig in te richten in je salarisadministratie, omdat er veel handwerk bij komt kijken. Elke zorgklant van Optimo loopt tegen dit probleem aan, daarom wordt het ook wel een ‘hoofdpijndossier’ genoemd. Zorgorganisaties zijn sociaal ingesteld, en hebben veel vergelijkbare regelingen. Mijn payrollcollega’s en ik kunnen helpen dat proces vlekkeloos te laten verlopen. Deze regeling kan namelijk met één druk op de knop aangevraagd worden via InSite, waardoor het automatisch verwerkt wordt in de loonverrekening.
Verwerking van IZZ premies
Een collectieve zorgverzekering is bij zorgorganisaties eerder regel dan uitzondering. Met korting sluiten jouw medewerkers een zorgverzekering af via de organisatie, waarna de resterende premie wordt ingehouden van het salaris. Geen complexe functionaliteit, maar wel een standaard onderdeel van de salarisadministratie in de zorg en dus zaak om juist in te (laten) richten.
Afwisselende roosters
Typerend voor de zorgbranche zijn de wisselende roosters. Deze worden door zorgorganisaties vaak bijgehouden in een ander pakket. Verlofaanvragen kunnen daardoor niet verwerkt worden in AFAS Profit. Hier komen dan ook regelmatig problemen uit voort. Veel zorgklanten hebben al wel een koppeling gelegd tussen het roostersysteem en AFAS Profit, maar toch blijkt het een uitdaging om de twee vloeiend met elkaar te synchroniseren. Onze AFAS Consultants kunnen een kritische blik werpen op een efficiënte inrichting van jouw koppelingen.
Dubbele dienstverbanden
Veelvoorkomend in de zorgbranche, en tevens in het onderwijs, is de functionaliteit voor dubbele dienstverbanden. Daar gaat veel fout. Een voorbeeld: je collega werkt als verpleegster, maar ook als receptioniste bij dezelfde zorginstelling. Je hebt dan te maken met twee verschillende loonschalen. De bijhorende looncomponenten moeten worden ingericht op basis van dienstverband óf per arbeidsverhouding.
Stel, die collega werkt drie dagen per week, zowel als verpleegster als receptioniste. Zij ontvangt een reiskostenvergoeding op basis van haar roosterdagen. Wanneer je de looncomponenten inricht op de dienstverbanden, zou het fout kunnen gaan. Er wordt dan twee keer drie dagen toegepast. Het is beter om dit in te richten op de arbeidsverhouding. Dan wordt er gekeken naar het totale geheel.
Onregelmatigheidstoeslag (ORT)
Ook herkenbaar: een verpleegster krijgt een onregelmatigheidstoeslag, vanwege het draaien van nachtdiensten. Als deze verpleegster ziek wordt of verlof opneemt, heeft zij nog steeds recht op die toeslag. Vaak gaat dit fout als klanten overgaan op AFAS Profit. Er staat dan geen historie in het systeem, waardoor de toeslagen niet berekend kunnen worden. Het is voor Profit onbekend welke toeslagen de verpleegster het afgelopen jaar heeft gehad en welk gemiddelde toegepast moet worden, waardoor medewerkers te weinig uitbetaald kunnen krijgen.
Heeft jouw zorgorganisatie de bovenstaande functionaliteiten keurig ingericht in AFAS Profit? Heel goed! Zie je nog ruimte voor verbetering? Download de brochure of neem contact met ons op.