8 januari 2024
Met de overgang naar Profit 2 in het begin van 2024 vinden er een aantal veranderingen plaats. In een aantal blogs gaan we de belangrijkste wijzigingen uitleggen. In deze blog lichten we een belangrijk voorbeeld uit: de wijzigingen met betrekking tot werkgebonden personenmobiliteit. Naast veranderingen in Profit komen er ook nieuwe wettelijke verplichtingen aan waar we je op voorbereiden.
Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit
Vanaf 1 juli 2024 ben je als organisatie verplicht om al het zakelijke- en woon-werkverkeer van je medewerkers te rapporteren, als jouw organisatie uit meer dan 100 medewerkers bestaat. Met als doel om de CO₂-uitstoot te verminderen.
Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat wil met deze maatregelen achterhalen hoeveel uitstoot het zakelijk- en woon-werkverkeer van Nederland vormt. Momenteel vormen deze types verkeer vermoedelijk meer dan 50% van de gereden kilometers in Nederland.
Er zijn een aantal belangrijke juridische deadlines om in de gaten te houden:
- Zondag 30 juni 2024: Tot en met deze datum is rapporteren niet verplicht. Vrijwillig rapporteren kan wel. Zo ontdek je wat de CO₂-uitstoot van de werkgebonden personenmobiliteit van jouw organisatie is.
- Maandag 1 juli 2024: Vanaf dit moment moeten organisaties met 100 medewerkers of meer verplicht rapporteren.
- Maandag 30 juni 2025: Als organisatie met 100 of meer medewerkers ben je verplicht om uiterlijk dan de gegevens in te voeren over de tweede helft van 2024, of heel 2024.
- Vanaf 2026 wordt jaarlijkse rapportage verplicht.
Veranderingen in Profit 2
De wettelijke verplichting zien we terug in de functionaliteiten bij AFAS. Op het gebied van werkgebonden personenmobiliteit hebben er dan ook enkele veranderingen plaatsgevonden in Profit 2. Wij zetten de belangrijkste op een rij.
Wagenpark wordt Mobiliteit
De functionaliteit Wagenpark heet voortaan Mobiliteit. Hieronder vallen meer typen vervoermiddelen dan alleen een auto, zoals een fiets, bromfiets/ scooter of Speed Pedelec. Wagenpark was eerder niet beschikbaar voor InSite, maar dit verandert nu: er komt een functionaliteit voor Mobiliteit.
Het is belangrijk om bij deze verandering op te letten: alles wat in het huidige Wagenpark staat, wordt omgezet naar het type vervoermiddel ‘auto’. Maakt jouw organisatie naast de auto ook gebruik van andere vervoermiddelen of zaken in deze categorie, dan moeten deze na de overgang op Profit 2 omgezet worden. Hier kunnen onze specialisten jou bij helpen: met behulp van een import bij grote aantallen vervoermiddelen of we kunnen je wegwijs maken in het systeem voor kleine aantallen. Ook staan ze voor je klaar bij het activeren en inrichten van InSite.
Rapportage in Mobiliteit
We zien mooie ontwikkelingen in Mobiliteit: de wettelijke verplichting om de werkgebonden personenmobiliteit te rapporteren wordt namelijk ook mogelijk in Mobiliteit. In het menu komt een nieuwe optie: Rapportage persoonsgebonden mobiliteit. Je kunt zelf per onderdeel aangeven hoe je het aantal kilometers verzamelt. Onze specialisten kunnen helpen bij het goed inrichten van deze functie, zodat jij later zelf de juiste gegevens kunt invullen bij de RVO.
Er komt een workflow beschikbaar die jouw medewerkers kunnen invullen, waarin ze de jaarkilometers voor leaseauto’s doorvoeren en het eigen wagenpark inzichtelijk maakt. De functionaliteiten kunnen hiervoor gepersonaliseerd worden naar de wensen van jouw organisatie.
De functionaliteit declaraties heeft vanaf nu twee extra velden. Deze velden verduidelijken het type vervoermiddel en het type reis (zakelijk of woon-werk). Aan de hand van deze gegevens bepaal je of ze worden meegenomen in de rapportage. Hier zien we weer een mooi stukje personalisatie: onze specialisten kunnen deze velden inbouwen in bestaande declaratie workflows, zodat jij hier geen omkijken naar hebt. Ook is het mogelijk om dit via de Pocket app of een UpdateConnector te laten uitvoeren. Onze dataspecialisten kunnen deze velden ook via een externe applicatie laten binnenkomen.
Tot slot zien we nog één laatste verandering: voor het woon-werkverkeer komen twee opties beschikbaar: via de declaraties (zoals hierboven beschreven) en via een enquête. In deze enquête kunnen medewerkers aangeven hoe ze naar werk reizen.
Wat Optimo voor jouw organisatie kan betekenen
De wijzigingen in Profit 2 bieden weer mooie nieuwe functionaliteiten, en maken het gemakkelijker om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Wil jij zeker weten dat alles goed wordt ingeregeld? Neem dan contact met ons op en onze bevlogen specialisten nemen het werk voor je uit handen!