25 april 2024

Bunzl zocht een professionele en schaalbare partner voor de salarisadministratie

Bunzl zocht als beursgenoteerd bedrijf een partner die de salarisadministratie uit handen kon nemen. Dit moest wel schaalbaar, nauwkeurig en efficiënt gebeuren. Als belangrijkste: de salarisadministratie moest geoptimaliseerd worden, en daar kon Optimo bij helpen! Henk Filius, Head Finance Centre of Excellence Bunzl Nederland, vertelt over de samenwerking met Optimo en hoe zij helpen de processen bij Bunzl te stroomlijnen.

 

Gezocht: specialisten in de salarisadministratie

Bunzl, een Engels beursgenoteerd internationale groothandel, heeft tien werkmaatschappijen in Nederland, maar mist specialisten in de salarisadministratie. Dit, terwijl salarisadministratie een specialistisch vakgebied is, met veel veranderende regelgeving. Henk Filius, werkt voor Bunzl Finance Nederland en vertelt hoe Bunzl zijn weg vond naar Optimo.

Bunzl zocht een nieuwe partner om de salarisadministratie te verzorgen, die invulling kon geven aan de gewenste professionaliteit, schaalbaarheid en efficiëntie. Daarbij kwam Optimo naar voren als beoogd partner.

 

Een uitgebreide payrollscan om kansen in kaart te brengen

In de eerste periode van de samenwerking tussen Bunzl en Optimo is met name gewerkt aan ondersteuning van de operationele vragen. Daarnaast zijn efficiency mogelijkheden in kaart gebracht op basis van een uitgebreide payrollscan. Deze scan van de salarisadministratie leverde vervolgens een actieplan op. Waarmee de eerste stappen in het optimaliseren van de salarisadministratie zijn ingezet.

“Bij de voorbereiding maak je een rondje langs onze tien werkmaatschappijen, om de vraag beantwoord te krijgen: vertel wat jouw salarisadministratie uniek maakt”, vertelt Henk. “Dit is intensief, maar ook heel leuk. Je zit echt met alle betrokken mensen aan tafel.” Door met deze vraag te beginnen werd meteen de kern van het probleem samengepakt: wat heb je echt nodig?

Eén van de zaken waar Bunzl tegenaan liep was dat zij in de voorafgaande jaren zelf looncomponenten hadden toegevoegd aan de salarisadministratie, terwjil deze ook al aanwezig waren in AFAS. De eigen componenten weken af van de in AFAS gestandaardiseerde versie. Daarom was één van de wensen van Bunzl om dit soort zaken te standaardiseren.

 

Kwaliteit boven alles

Vanaf dit jaar neemt Optimo Outsourcing grotendeels het financiële gedeelte van de salarisadministratie over van de werkmaatschappijen van Bunzl Nederland. Volgens Henk loopt de samenwerking met Optimo heel prettig, en professionaliteit en kwaliteit staan voorop. Wat hem hierbij opvalt is dat Optimo met één vaste contactpersoon werkt. Als er extra kennis nodig is, wordt dat op de achtergrond voor je geregeld. “Er staat een heel team voor je klaar, terwijl het contact soepel met je contactpersoon verloopt.” Dit kenmerkt dan ook de werkwijze van Optimo: er staat een team met diverse Payroll en AFAS specialisten voor je klaar.

De salarisadministratie uitbesteden ziet Henk als een verdiepende stap: “Kwaliteit is het belangrijkste bij de salarisadministratie. Elke maand de salarissen correct en op tijd bij de medewerkers krijgen is het belangrijkste.”