28 augustus 2017
De overstap naar een nieuw softwaresysteem leidt tot veel veranderingen binnen een organisatie. Buiten de technische veranderingen vraagt nieuwe software ook om andere werkwijzen. Dat kan even slikken zijn voor de medewerkers, vooral als er al jaren op dezelfde manier is gewerkt. Dan komt verandermanagement om de hoek kijken.
Wanneer je kiest voor nieuwe software zoals AFAS Profit, veranderen de rollen binnen de organisatie. Zeker wanneer je aan de slag gaat met AFAS InSite; er ligt meer verantwoordelijkheid bij de medewerkers en veel handelingen worden gedigitaliseerd. Allemaal positieve ontwikkelingen, mits de medewerkers deze stijl omarmen. Doen de medewerkers dat niet, dan ontstaat er weerstand en dat remt het succes van de implementatie. Vermijd weerstand met verandermanagement! Wij geven je vijf tips:
Tip 1. Voorkomen is beter dan genezen
Het beste scenario is dat je eventuele weerstand voor bent. Communicatie staat hierbij centraal. Begin vroeg met informeren. Laat weten waarom er voor de verandering is gekozen en wat er op de agenda staat. Bedenk welk communicatiemiddel aansluit bij jouw doelgroep en hoe je de boodschap het beste overbrengt. Maak bijvoorbeeld gebruik van promotie- en instructiefilmpjes, hang posters op of schrijf een nieuwsbrief.
Tip 2. Geen directiefeestje
Hoewel de grote beslissingen op directie- en managementniveau worden gemaakt, moeten de medewerkers met de software aan de slag. Betrek hen daarom (gedeeltelijk) bij de inrichting en het uitdenken van de nieuwe processen. Doordat je hen betrekt, wordt het ook hún project. Zo zullen zij eerder ‘ambassadeurs’ worden van de verandering.
Tip 3. Reële verwachtingen
Hoe goed je ook bent voorbereid, er kan altijd wat mis gaan bij een implementatie – zeker in de beginfase. Doe daarom aan ‘verwachtingsmanagement’. Informeer bijvoorbeeld over kwesties die men kan tegenkomen in de beginfase, en hoe dit kan worden opgelost.
Tip 4. Zoek de kern
Draai de pilot van het nieuwe softwaresysteem op de afdeling waarvan je vermoedt dat het de meeste weerstand op zal leveren. Zo zijn zij extra betrokken bij de implementatie en kun je voordat de nieuwe software live gaat, ingaan op eventuele wensen.
Tip 5. Organiseer roadshows en inloopsessies
Heb je verschillende vestigingen? Ga bij iedere vestiging langs om medewerkers te informeren en organiseer HR-inloopsessies. Zo is de drempel voor medewerkers om vragen te stellen laag.
Bovenstaande tips werken wanneer ze op de juiste momenten worden ingezet. Een AFAS Consultant weet als geen ander hoe het implementatieproces zal verlopen en kan jou helpen de beste timing bepalen.