✓ AFAS expert ✓ Vakkennis ✓ Gespecialiseerde teams
28 augustus 2017

De overstap naar een nieuw softwaresysteem leidt tot veel veranderingen in een organisatie. Buiten de technische veranderingen vraagt andere software ook om andere werkwijzen. En dat kan even slikken zijn voor de medewerkers. Vooral als er al jaren op dezelfde manier is gewerkt. Dan komt verandermanagement om de hoek kijken.

 

Wanneer je kiest voor nieuwe software zoals AFAS Profit, veranderen de rollen binnen de organisatie. Zeker wanneer je aan de slag gaat met AFAS InSite. Er ligt meer verantwoordelijkheid bij de medewerkers en veel handelingen worden gedigitaliseerd. Allemaal positieve ontwikkelingen, mits de medewerkers deze stijl omarmen. Doen de medewerkers dat niet, dan ontstaat er weerstand en dat remt het succes van de implementatie. Vermijd weerstand met verandermanagement. Wij geven je vijf tips:

 

 

Tip 1: Voorkomen is beter dan genezen

Het beste scenario is dat je eventuele weerstand voor bent. Communicatie staat hierbij centraal. Begin vroeg met informeren. Laat weten waarom er voor de verandering is gekozen en wat er op de agenda staat.  Bedenk welk communicatiemiddel aansluit bij jouw doelgroep en hoe je de boodschap het beste overbrengt. Maak bijvoorbeeld gebruik van promotie- en instructiefilmpjes, hang posters op of schrijf een nieuwsbrief.

 

 

Tip 2: Geen directiefeestje

Hoewel de grote beslissingen op directie- en managementniveau worden gemaakt, moeten de medewerkers met de software aan de slag. Betrek hen daarom (gedeeltelijk) bij de inrichting en het uitdenken van de nieuwe processen. Doordat je hen betrekt, wordt het ook hun project. Zo zullen zij eerder ‘ambassadeurs’ worden van de verandering.

 

 

Tip 3: Reële verwachtingen

Hoe goed je ook bent voorbereid, er kan altijd wat mis gaan bij een implementatie. Zeker in de beginfase. Doe daarom aan ‘verwachtingsmanagement’. Informeer bijvoorbeeld over kwesties die men kan tegenkomen in de beginfase, en hoe dit kan worden opgelost.

 

 

Tip 4: Zoek de kern

Draai de pilot van het nieuwe softwaresysteem op de afdeling waarvan je vermoedt dat het de meeste weestand op zal leveren. Zo zijn zij extra betrokken bij de implementatie en kun je voordat de nieuwe software live gaat ingaan op (eventuele) wensen.

 

 

Tip 5: Organiseer roadshows en inloopsessies

Heb je verschillende vestigingen? Ga bij iedere vestiging langs om medewerkers te informeren en organiseer HR-inloopsessies. Zo is de drempel voor medewerkers om vragen te stellen laag.

 

Bovenstaande tips werken wanneer ze op de juiste momenten worden ingezet. Kies daarom voor een projectleider. Een projectleider weet als geen ander hoe het implementatieproces zal verlopen en kan daarom de beste timing bepalen. Met een projectleider aan de arm doe je er alles aan om weerstand te beperken. Maar onthoud wel dat een grote verandering tijd vraagt van mensen. Geef de medewerkers de ruimte om ieder op zijn eigen manier te laten wennen en ondersteun hen hierbij.

 

 

Ondersteuning nodig bij verandermanagement met betrekking tot nieuwe software? Vul ons contactformulier in of bel even!