8 maart 2017
Haal jij nog voldoende efficiëntie uit jouw salarisadministratie? Veel organisaties hanteren een bepaalde manier van werken, die in de loop van tijd ‘normaal’ wordt. Maar zoals bij ieder bedrijfsproces is het raadzaam om de salarisadministratieprocessen regelmatig te evalueren, zodat vastgesteld kan worden of er ruimte en noodzaak tot verbetering is. Leg je salarisadministratie onder de loep aan de hand van deze vijf tips!
1. Durf te veranderen
Een belangrijke oorzaak van inefficiëntie is de angst voor verandering. Een big bang is echter helemaal niet nodig om de salarisadministratie te optimaliseren; klein beginnen is juist een prima manier om te laten zien dat aanpassingen niet alleen zorgen voor meer efficiëntie, maar het werk ook eenvoudiger kunnen maken. Daarbij is het zaak om iedereen te betrekken bij veranderingen, zodat het voor alle betrokkenen vanaf het begin duidelijk is welke veranderingen nodig zijn en hoe iedereen zich daar op kan voorbereiden.
Het belang van duidelijke tussentijdse deadlines is niet te onderschatten. Vaak gebeurt dit type activiteiten ad hoc, waardoor de salarisadministrateur aan het einde van de maand nog het nodige moet verwerken. Dit is makkelijk te vermijden door het inplannen van meer tussentijdse deadlines. Dit zorgt voor een hogere kwaliteit, omdat mogelijke issues eerder worden opgemerkt. Het is dan niet langer nodig om allerlei zaken aan het eind van de maand ad hoc op te lossen.
2. Kies voor efficiëntie in besluitvorming
Bij veel organisaties is het besluitvormingsproces zo georganiseerd, dat een akkoord pas mogelijk is nadat verschillende afdelingen of personen naar een besluit hebben kunnen kijken. Dat kost tijd en vertraagt de processen. Het is slimmer om met elkaar in de beginfase van een optimalisatieproces een bepaald besluit goed te doordenken en daarna het vertrouwen te leggen bij één persoon die toeziet op de correcte uitvoering. Dat heeft als extra voordeel dat medewerkers meer verantwoordelijk krijgen en daardoor gemotiveerder zijn om hun werk optimaal uit te voeren.
3. First time right
Bij het opnieuw inrichten van de salarisadministratie is experimenteren geen goed idee. Ook is het oppervlakkig inventariseren van eisen en wensen een slechte keus. Het is zaak om goed door te vragen en alle betrokkenen heel expliciet te vragen waar ze tegenaan lopen in hun dagelijkse werk. Het gaat om de vragen áchter de vragen. Zorg ervoor dat zaken de eerste keer goed verlopen – first time right – en het niet nodig is om steeds tussentijdse aanpassingen door te voeren.
4. Schakel zo nodig expertise van buiten in
Het is zonde van jouw tijd en geld om het wiel opnieuw uit te vinden. Er zijn tal van gespecialiseerde bedrijven die bijvoorbeeld aan de hand van een payrollscan in korte tijd pijnpunten identificeren en advies bieden over het oplossen hiervan. Ook leveren ze desgewenst een bijdrage aan de optimalisering van de payrollprocessen.
5. Balans tussen individuele arbeidsvoorwaarden en standaardisatie
Wie het zichzelf lastig wil maken, creëert voor iedere medewerker nieuwe, aparte arbeidsvoorwaarden. Dat is hét recept voor moeilijkheden aan het eind van iedere maand. Standaardisatie voorkomt dit extra werk en schept duidelijkheid in de loonadministratie.
Een voorbeeld is het Individuele Keuzebudget (IKB), een hot topic op dit moment. Het is aan de ene kant een goed idee om medewerkers flexibel hun salaris in te laten zetten. Aan de andere kant is het verstandig om de keuzes te kaderen door van te voren goed na te denken over welke keuzes je open wil stellen voor de organisatie. We zien nu vaak dat organisaties iedere werknemer een individuele keuze geven, waardoor je uiteindelijk een enorm aantal verschillende berekeningen moet uitvoeren en de regeling lastig uitvoerbaar wordt.
Zelf doen of uitbesteden?
Los van deze vijf tips komt iedere organisatie vroeg of laat voor de keuze te staan of ze de loonadministratie zelf wil uitvoeren of (gedeeltelijk) wil uitbesteden. Zeker voor kleine en middelgrote organisaties biedt (gedeeltelijke) uitbesteding voordelen. Een gespecialiseerde partij heeft meer schaalgrootte om zowel in technologie als in kennis te investeren, waardoor zij deze activiteiten tegen lagere kosten kunnen uitvoeren. Nu technologie en regelgeving steeds complexer worden, is uitbesteding in veel gevallen de beste keus.
Benieuwd hoe wij jou kunnen ondersteunen in efficiëntie? Vraag onze brochure aan.