Uitgelicht: de transitievergoeding

In deze coronaperiode komt het helaas vaker voor dat een of meerdere collega’s de organisatie moeten verlaten. In het geval van ontslag is de transitievergoeding van toepassing. Het berekenen van deze vergoeding kan flink wat werkdruk veroorzaken op de PSA-afdeling. PSA Specialist Desiree Koolen vertelt wat er komt kijken bij de berekening van de transitievergoeding én hoe je dit kunt automatiseren.

Het vertrek van een collega levert de nodige administratie op. Wanneer een medewerker wordt ontslagen, komt daar nog een extra administratieve taak bij: het berekenen van de transitievergoeding. Samen met jouw andere werkzaamheden die ook al kunnen oplopen door de coronacrisis, heb jij jouw handen vol op de PSA-afdeling. Het berekenen van de vergoeding vraagt namelijk om speciale aandacht. Zeker als je in de zorg, onderwijs of kinderopvang werkt. Binnen deze sectoren zijn meerdere loonbestanddelen essentieel voor de vaststelling van de transitievergoeding.

In deze blog zet ik onder andere op een rij wanneer de transitievergoeding van toepassing is, hoe de vergoeding wordt berekend en hoe je dit proces kunt automatiseren in AFAS Profit.

Wanneer is de transitievergoeding van toepassing?

De transitievergoeding is van toepassing als het initiatief om het dienstverband te beëindigen of niet voort te zetten, bij de werkgever ligt. Een medewerker heeft recht op de transitievergoeding in het geval van:

• Ontslag na toestemming van het UWV of een kantonrechter;
• Niet verlengen van een tijdelijk contract;
• Ontslag na twee jaar ziekte, ongeacht of de medewerker is hersteld;
• Ambtenaren werken vanaf 2020 ook op basis van een arbeidsovereenkomst, volgens de WnRA. Daarom is de vergoeding ook op hen van toepassing;
• Uitzondering: als een medewerker ontslag op eigen verzoek indient wegens ernstig verwijtbaar handelen of nalaten door de werkgever, heeft de werknemer ook recht op de transitievergoeding.

Hoe wordt de transitievergoeding berekend?

De transitievergoeding wordt berekend over het maandsalaris en de duur van de arbeidsovereenkomst (inclusief ziekteperiodes). De berekening is als volgt:

1/3 maandsalaris per heel dienstjaar vanaf de eerste werkdag. Bij uitdiensttreding gedurende het jaar, wordt het resterende deel hierbij opgeteld volgens de formule:

(bruto salaris ontvangen over resterende deel arbeidsovereenkomst / bruto maandsalaris) x (1/3 bruto maandsalaris / 12)

De transitievergoeding is per 1 januari 2020 maximaal €83.000 bruto. Als het jaarsalaris van de werknemer hoger is dan €83.000, is de vergoeding maximaal eenmaal het bruto jaarsalaris. De vergoeding moet binnen één maand na afloop van het dienstverband betaald zijn, tegen geldende fiscale vereisten.

Tip: onder het maandsalaris valt het volgende:

• Vast bruto maandsalaris;
• Vakantiegeld (8%);
• 13e maand;
• Structureel overwerk*;
• Structurele winstdeling*;
• Vaste ploegentoeslag.

*Het gemiddelde dat de werknemer hiervan per maand heeft ontvangen in de 12 maanden voordat de arbeidsovereenkomst eindigde. Hierbij moeten de vakantiebijslag en de vaste eindejaarsuitkering worden opgeteld.

Aftrekbare werkgeverskosten

Sommige kosten vanuit de werkgever mogen van de transitievergoeding worden afgetrokken. Dit geldt voor kosten omtrent:

• Outplacement en scholing wegens een langere opzegtermijn (of vrijstelling van werk);
• Kosten met als doel de inzetbaarheid binnen of buiten de organisatie te bevorderen, mits overlegd met de medewerker;
• Alle inzetbaarheidskosten gericht op een andere functie bij een andere werkgever, of op een andere functie* bij de eigen organisatie. Dit geldt sinds 1 juli 2020;

*Kosten die gemaakt zijn voor ontwikkeling binnen de eigen functie, zijn niet aftrekbaar op de transitievergoeding.

Handmatig berekenen

Stel je voor dat je bij iedere vertrekkende collega handmatig de transitievergoeding moet berekenen. Aan de hand van een Exceldocument en historische gegevens in de salarisadministratie, moet de waarde van structurele loonbestanddelen worden beoordeeld. Hier zou je niet vrolijk van worden! Er zijn immers weinig cao’s of arbeidsvoorwaarden die enkel voorzien in brutoloon en wettelijk vakantietoeslag. Als je in sectoren werkt zoals onderwijs, zorg of kinderopvang zul je veel loonbestanddelen moeten verwerken om tot een juiste waarde van de vergoeding te komen.

De transitievergoeding automatiseren in AFAS Profit

Gelukkig kun je slim gebruikmaken van AFAS Profit. De AFAS specialisten van Optimo kunnen de berekening van de transitievergoeding voor jou automatiseren. Dit doen we als volgt:

• We richten de workflow in op basis van het aanvraagproces;
• We richten de benodigde autorisaties in;
• We richten de InSite profielen en pagina’s in;
• We richten een berekeningstool in op basis van de gebruikte looncomponenten;
• We testen het proces met jou;
• Optioneel richten we een geautomatiseerde bevestigingsbrief in.

Zo ben jij geen tijd meer kwijt aan Exceldocumenten, handmatige berekeningen en langdurig mailverkeer. Het inrichten van de geautomatiseerde transitievergoeding kost ongeveer drie tot zes consultancy uren, en levert je veel meer tijd op. Lees meer over hoe de transitievergoeding automatiseren in z’n werk gaat!