✓ AFAS expert ✓ Vakkennis ✓ Gespecialiseerde teams
2 juli 2018

‘Besteden we de salarisadministratie uit, of blijven we dit zelf verzorgen?’ Jouw organisatie zal niet de eerste zijn waar dit dilemma speelt. De salarisadministratie behoort niet tot de core business, maar een goede verloning is wél van groot belang. De kennis die jouw salarisadministrateur heeft is zeldzaam binnen de organisatie. Het risico dat de salarisadministrateur onverhoopt uitvalt of vertrekt, bezorgt dan ook onrust.

 

In deze situatie is outsourcing een voor de hand liggende en efficiënte oplossing. Zo weet je zeker dat de verloning iedere maand goed verloopt. Het uitbesteden van de salarisadministratie is wel spannend. Een gesprek met een outsourcepartij zal veel vraagtekens wegnemen, maar tijdens de oriëntatiefase wil je ook al antwoord op je vragen. Lees hieronder de vijf meest gestelde vragen over salarisadministratie uitbesteden aan Optimo:

 

 

1. Vanaf hoeveel loonstroken kan ik mijn salarisadministratie uitbesteden?

Bij Optimo hebben we daar geen harde afspraken over. Het belangrijkste is dat outsourcing voor jou van meerwaarde is: het haalt administratieve last weg, scheelt een fte of biedt continuïteit.

 

 

2. Wie zijn de Salaris Specialisten van Optimo?

Maak kennis met onze Salaris Specialisten: stuk voor stuk payroll professionals met een PDL-diploma die ervaring hebben met AFAS Profit, uiteenlopende branches en verschillende cao’s. Het voordeel van outsourcing via Optimo is dat wij naast Salaris Specialisten onder andere ook Payroll Consultants in huis hebben. Zij kunnen jouw payrollproces nog beter inrichten en automatiseren. Daarvoor is zelfs een speciale payrollscan. Bij vragen hierover zijn de lijntjes dus kort.

 

 

3. Hoe gaan de Salaris Specialisten van Optimo te werk?

De salarisadministratie wordt in de basis bij Optimo op kantoor verwerkt, maar wanneer jij het wenst kan de Salaris Specialist ook bij jou op locatie aan de slag. Er is hoe dan ook veel contact tussen jou en onze Salaris Specialisten over bijvoorbeeld mutaties, loonbeslagen of een fiscaal vraagstuk – telefonisch of fysiek.

 

Onze werkzaamheden voeren wij volgens vaste processen en door middel van workflows uit. Onze specialisten werken daarbij volgens het vier-ogen-principe en daardoor is de kans op fouten nihil. Door maandelijkse kennissessies en een achterban van alle collega’s zijn zij altijd up-to-date van de laatste ontwikkelingen op payrollgebied én de AFAS software.

 

 

4. Hoe verloopt het proces naar outsourcing?

Wanneer je in contact treedt met Optimo om de salarisadministratie uit te besteden, heb je in eerste instantie contact met één van onze accountmanagers. Vervolgens schuiven onze Manager Transitie* en onze Manager Outsourcing aan. Alle afspraken die worden gemaakt, worden vastgelegd in een Service Level Agreement (SLA). Daarin staat ook welke zaken Optimo wel en niet van jou overneemt.

 

Optimo schrijft vervolgens een risicoanalyse van jouw salarisproces. Met deze analyse kunnen wij checken of de inrichting van de AFAS software en jouw interne proces efficiënt genoeg is. Hier wordt een rapport met constateringen van opgesteld. Eventueel volgt dan eerst een projectplan, om het systeem en jouw interne processen te optimaliseren. Daarna volgt een planning om de overdracht van activiteiten omtrent het salarisproces te laten plaatsvinden. Na deze overdracht wordt de salarisrun in het vervolg door Optimo gedraaid.

 

*De Manager Transitie komt aan tafel om jou mee te nemen in de nieuwe manier van werken. Deze transitiefase is noodzakelijk om alle processen en de samenwerking gesmeerd te laten verlopen, voordat de salarisverwerking wordt overgedragen aan Optimo. Iemand van ons transitieteam brengt ver van te voren al eventuele problemen in kaart, speelt hier bijtijds op in en managet de verwachtingen van beide partijen.

 

 

5. Beschikt Optimo over een certificaat?

Ja, Optimo beschikt over het ISAE 3402-certificaat. Deze is uitgegeven door Alpha Accountants & Adviseurs en is de internationale standaard voor de beheersing van uitbesteding. Er zijn twee soorten ISAE 3402-rapportages: een type I rapport en een type II rapport. Optimo beschikt over het type II rapport. Dat wil zeggen dat Optimo een verklaring heeft van de accountant dat de interne beheersing over een periode van een jaar daadwerkelijk heeft gewerkt. Het verschil met het type I rapport is dat het type I rapport alleen een beschrijving en een verklaring van de accountant bevat over de opzet van de interne beheersing.

 

 

Meer weten? In onze brochure lees je alles over Outsourcing bij Optimo!

 

Sylvia Alberts
Manager Outsourcing