HR automatiseren: de gemiste kansen

Als HR Specialist in de detachering ziet Tom Cornelius verschillende HR-afdelingen. Vanuit zijn expertise en frisse blik wil hij afdelingen ondersteunen en een spiegel voorhouden. Wat kan er beter? Niet iedere organisatie ziet het beoogde effect van HR automatiseren. ‘Zonde’, vindt Tom. Hij vertelt over de oorzaak van die terughoudendheid en de kansen die organisaties daardoor missen.

Dit artikel verscheen in O-Magazine: ons digitale tijdschrift voor vakprofessionals, met dit keer het thema HR & payroll. Download het magazine gratis en lees meer over HR automatiseren, payroll optimalisatie en inspirerende automatiseringstrajecten!

Toen Tom zijn afstudeerscriptie schreef voor zijn bachelor Psychologie, werd het onderzoeksonderwerp gaandeweg enorm complex. Zelfs aan zijn vrienden kon hij niet meer uitleggen waar het over ging. Dat was voor hem de druppel: hij wilde iets praktisch gaan doen. HRM was het antwoord. Hij legde meerdere stages af en volgde extra vakken. Hij wist het zeker: dit is z’n ding! In diverse functies van recruiter tot HR-adviseur, leerde hij de HR-wereld kennen.

HR zoals HR zou moeten zijn

Terwijl hij de nodige vlieguren maakte, merkte Tom dat hij energie kreeg van vooruitstrevende verandering. Met als doel: HR zoals het zou moeten zijn. Wat dat inhoudt? ‘Dat HR op hoog niveau meedenkt met de directie. Niet uitvoerend contracten draaien of het ziekteverzuim begeleiden, maar leidinggevenden ondersteunen. Advies geven over hoe je mensen aanspreekt op hun gedrag. Proactief inspelen op de personeelsplanning met betrekking tot een ouder wordende generatie. Nadenken over welke rol automatisering en techniek daarin kunnen spelen. Dát vind ik leuk aan HR.’

Of dit scenario ook vaak de werkelijkheid is? ‘Ik zie dat veel afdelingen wel goede ideeën hebben, maar geen draagvlak krijgen vanuit de organisatie. Zelf werd ik ooit in de verzuimcasuïstiek gedrukt, waardoor ik me bijna een UWV-loket voelde. Dat koste mij meer energie dan het me opleverde. Doordat ik erachter kwam wat mij niet lag, ontdekte ik ook wat mij wel aansprak. Dat bleek de software AFAS Profit te zijn. Ik vind systemen interessant, en hoe je mensen daarmee kunt ontlasten. Zo kan HR zich bezighouden met het werk dat ze leuk vinden en waar ze goed in zijn. Natuurlijk blijft er altijd administratie over, maar die repeterende taken moeten eruit.’

Anders dan verwacht

Met deze ervaring op zak, koos Tom bewust voor een rol als HR Specialist in de detachering met de focus op AFAS Profit. Hij stond paraat om HR-afdelingen te transformeren. Maar hij kwam er al snel achter dat hij de situatie te rooskleurig had ingeschat. ‘Ik had de illusie dat ik in een omgeving terecht zou komen waar mensen bereid zouden zijn om dingen te veranderen. Ik word niet voor niets ingeschakeld, dacht ik. Ik verwachtte ruimte voor nieuwe input en wilde van toegevoegde waarde zijn met mijn frisse blik. Dat bleek niet overal gewenst te zijn.’

De realiteit is weerbarstiger. Tom kreeg te maken met duidelijke kaders en uitvoerende werkzaamheden. ‘Ik werd ingeschakeld vanwege verzuim en afwezigheid van medewerkers. Dat is logisch, het is een veel voorkomende reden om voor detachering te kiezen. Toch had ik de verwachting dat mensen ook dingen zouden willen verbeteren.’ Best lastig wanneer je als externe partij wordt ingeschakeld, en vervolgens op je handen moet zitten. Waar komt die weerstand vandaan? ‘Sommige organisaties hebben een stroevere cultuur. Die zetten hun interne processen op de handrem. In mijn ogen doen ze zichzelf tekort. De HR-afdeling wil wel, maar degenen die over de budgetten gaan, zijn lastig te overtuigen. Vaak zit het ‘m in de mix van geen geld en tijd. Dan lukt het me niet om mensen mee te krijgen.’

Tom zou in zo’n situatie maar al te graag zijn handen uit de mouwen steken. Als hij het voor het zeggen had, zou hij in eerste instantie beginnen met het digitaliseren van declaraties. ‘Er zijn organisaties waar nog steeds papieren bonnetjes ingestuurd worden, waarna de HR-afdeling handmatig loonmutaties invoert. Dan val ik van mijn stoel! Ik probeer zulke organisaties in elk geval een spiegel voor te houden.’

HR automatiseren biedt tijdswinst

Gelukkig heeft Tom ook organisaties gezien die wél hun kansen benutten. ‘Soms zit ik bij opdrachtgevers waar ook een van onze AFAS Consultants ingeschakeld is. Dat geeft positieve reuring. Bij het optimaliseren van AFAS Profit beginnen we met de kleinste onderdelen die de grootste impact hebben. Een voorbeeld hiervan is contracten samenstellen vanuit indienstprofielen. In een verouderde situatie worden contracten en brieven handmatig gevuld met gegevens die in het systeem staan. Je wilt gegevens natuurlijk liever eenmalig invoeren, en dan het contract uitdraaien. Het voorkomen van dubbele invoer scheelt zo zestig procent van je tijd. Als die stap is gezet, kun je door naar de volgende optimalisatieslag.’

Het automatisch opstellen van contracten klinkt simpel, maar is voor veel organisaties lang niet vanzelfsprekend. Hetzelfde geldt voor digitaal ondertekenen. ‘Het komt vaak voor dat meerdere personen een handtekening moeten zetten, voordat HR bijvoorbeeld mag gaan werven voor een vacature. Dat gebeurt van oudsher met een tekenboek. Dit is een fysiek boek dat langs allerlei afdelingen moet. Het boek komt terecht op de bureaus van finance, HR en de leidinggevenden, voor een fysieke handtekening. Tijdrovend en procesvertragend; het kan allemaal ook digitaal.’

Weg met dat papier

Het massaal wegwerken van de papierwinkel, zou Tom fantastisch vinden. ‘Het scheelt moeite, tijd en papier. Door het thuiswerken zie je dat digitaal ondertekenen ineens in een stroomversnelling komt. Toch zie ik ook organisaties die terugschieten in dezelfde modus, en alsnog documenten inclusief een fysieke handtekening van de directeur versturen met de post. Terwijl een contract met digitale handtekening ook rechtstreeks vanuit Profit in het online dossier gezet kan worden.’ Is het dan zo lastig om digitaal ondertekenen in te richten in AFAS Profit? ‘Zeker niet! Het is namelijk maar één workflow. Toch komt het vaak niet van de grond, omdat het geen prioriteit heeft. Dit soort zaken zouden juist prioriteit mogen hebben binnen de HR-afdeling. Het scheelt tijd van de medewerker, het secretariaat én de personeelsadministratie. Daarnaast kun je het proces een stuk beter monitoren.’

De gemene deler

Als Tom uitzoomt, ziet hij dat het gros van de HR-afdelingen tegen hetzelfde probleem aanloopt: het kostenaspect. ‘Het is te duur om te optimaliseren’ is wat hij vaak te horen krijgt. ‘Ik denk dat bedrijven moeite hebben om de voordelen van optimaliseren in te zien. Die kritische noot begrijp ik wel. De kosten voor een optimaliseringsslag zijn niet niks, dus wat levert het op? Aandeelhouders willen harde fte-reductie of een snellere afhandeling van taken zien. Maar in de praktijk is het resultaat een stuk lastiger tastbaar te maken. En omdat het vertrekpunt voor zo’n beslissing eerder de kosten zijn dan de voordelen, is er terughoudendheid. Dat vind ik zonde.’

HR automatiseren binnen jouw organisatie

Staat HR automatiseren wél op jouw prioriteitenlijstje? Bekijk hoe Optimo jou kan helpen met AFAS Consultancy.