Als een organisatie groeit, groeit de complexiteit mee. RIANT Kinderopvang merkte dat als geen ander. Met 250 medewerkers verdeeld over Almere, Laren en Lelystad en een duidelijke ambitie om kinderopvang van hoge kwaliteit te bieden, moest de interne organisatie kloppen als een klok. HR, Finance en Payroll mochten geen ruis veroorzaken, maar vertrouwen bieden. Daarom zochten ze een partner die verder keek dan het wegwerken van achterstanden. Een partner die AFAS niet alleen begrijpt, maar helpt het systeem te benutten zoals het bedoeld is. Die partner werd Optimo.
Kayleigh Barnhoorn, Manager HR en Operatie, blikt terug op het startpunt. “Onze visie op HR en salarisadministratie is dat dit geruisloos, nauwkeurig en efficiënt moet verlopen”. Ze zag dat medewerkers vooral behoefte hadden aan transparantie, voorspelbaarheid en zelfservice. Maar de praktijk liep achter op die ambitie. De werkdruk lag te hoog op plekken waar die niet thuishoorde, en de foutgevoeligheid liep op. Een eerdere dienstverlener bleek bovendien geen AFAS specialist, “waardoor we niet ontzorgd werden zoals gewenst”.
De overstap naar AFAS als kantelpunt
Tijdens de overgang naar AFAS maakte RIANT voor het eerst kennis met Optimo. Die kennismaking bleek cruciaal. Kayleigh vertelt hoe dit het fundament legde voor de samenwerking daarna.
“Zij hebben ons echt geholpen om de eerste stappen te zetten richting een efficiëntere inrichting van onze processen. Ze hebben de processen inzichtelijk gemaakt, logisch gestructureerd en direct praktisch toepasbaar gemaakt in AFAS”. Wat opviel was de combinatie van technisch inzicht, pragmatiek en rust. Medewerkers raakten snel vertrouwd met het systeem. De HR- en salarisverwerking liep eindelijk zoals bedoeld: strak, voorspelbaar en zonder extra stress.
Van losse diensten naar volledige outsourcing
Wat begon als ondersteuning in de implementatie, groeide al snel uit tot een volwaardige samenwerking. “We merkten dat we na de implementatie meer ondersteuning wilden en verder wilden optimaliseren. Door de prettige samenwerking tijdens de implementatie was het voor ons vrij snel rond dat we dit met Optimo wilden voortzetten”. Sinds 1 januari 2025 maakt RIANT gebruik van zowel consultancy als outsourcing. Alles bij één partner brengt overzicht, snelheid en continuïteit. “Met name snelheid in het schakelen,” aldus Kayleigh, gecombineerd met “het geruststellende gevoel dat je altijd een snelle hulplijn hebt”.
De kracht van één aanspreekpunt
De impact intern is groot. Kayleigh vertelt: “We hebben hiermee de interne loonkosten kunnen reduceren, werkdruk verlaagd en processen veel efficiënter ingericht. Ook de foutgevoeligheid is sterk verminderd. Hierdoor kan de HR-manager zich veel meer richten op de toekomst van RIANT”. Daarnaast voelt de samenwerking volwassen. “Erg prettig en duidelijk. Het voelt echt aan als een partnerschap”. Dat vertrouwen werd meteen zichtbaar tijdens de eerste salarisrun na de implementatie. “We belden met een tikkeltje paniek, en er stonden meteen reddingstroepen klaar die ons binnen no time uit de brand hielpen. Dit gevoel van opluchting en ontzorging was eigenlijk waar we naar op zoek waren, en Optimo bood dat meteen”.
Vooruitkijken met vertrouwen
RIANT ziet de toekomst met Optimo zonnig tegemoet. “We kijken echt uit naar de verdere samenwerking”. Optimalisatie van AFAS blijft een doorlopend thema, en Optimo speelt hierin een sleutelrol.
Ontdek hoe wij jouw organisatie helpen verbeteren, neem contact op en zet vandaag nog de volgende stap!