8 september 2020
Foutieve berekeningen, fysieke mappen vol mutaties en oneindige mailwisselingen tussen de HR-afdeling en de salarisadministrateur. Slechts een paar voorbeelden van de administratieve rompslomp waar Thijs Kruimink jeukende handen van krijgt. Als Payroll Consultant adviseert hij organisaties over het automatiseren van de salarisadministratie. Na veel loonadministraties te hebben geoptimaliseerd, vertelt Thijs waar de grootste kansen liggen voor procesverbetering.
Inklopwerk automatiseren
Payroll is en blijft een complex vak. Het vraagt om zowel specialistische kennis van loonadministratie als behendigheid met automatiseringssoftware. Laat dat nu net een combinatie zijn die niet vaak voorkomt. Thijs vertelt: ‘Vaak hebben organisaties een salarisadministrateur in huis die een traditionele functie vervult. Van oudsher is de salarisadministrateur de meeste tijd kwijt aan het inkloppen van mutaties. Als je het mij vraagt, werkt dat inklopwerk automatisch zodat de salarisadministrateur zich hoofdzakelijk bezig kan houden met controleren en adviseren.’
Processen in kaart brengen
Wanneer Thijs aan tafel zit bij een klant, wordt regelmatig een fysieke map met stapels papieren tevoorschijn gehaald. ‘Allereerst wil ik dan in kaart brengen welke mutaties de salarisadministrateur allemaal verwerkt. Vervolgens kunnen we deze mutatiestromen zo inrichten, dat de medewerkers en managers zoveel mogelijk zélf gegevens invoeren. De mutaties worden automatisch verwerkt, en de salarisadministrateur gebruikt controle-overzichten en analyses om dit te checken. Daar ligt in mijn ogen de grootste winst.’
Dit ideale plaatje is niet altijd realiteit hoe het er op de werkvloer aan toegaat. Volgens Thijs willen veel organisaties wel automatiseren, maar als het erop aankomt is dat toch makkelijker gezegd dan gedaan. Thijs legt uit: ‘We zien regelmatig dat het systeem na een automatiseringstraject keurig is ingericht, maar zodra de klus is geklaard, wordt de salarisadministrateur aan zijn lot overgelaten. De oude gewoontes sluipen er weer in, met als gevolg wildgroei en inefficiëntie. Dat komt doordat het onderhoud van het systeem complex is, en het niet altijd duidelijk bij één afdeling of medewerker wordt neergelegd. En áls iemand ervoor verantwoordelijk wordt gesteld, is het nog maar de vraag of diegene de juiste kennis heeft.’
Eigen looncomponenten
Om de inrichting van de salarisadministratie in één keer volledig te controleren, heeft Thijs met zijn team van payroll specialisten een payrollscan ontwikkeld. Met de payrollscan worden de fiscale wetgeving, arbeidsvoorwaarden en eigen gemaakte looncomponenten doorgelicht. Waar liggen de uitdagingen in de praktijk? ‘Er zijn een aantal problemen die we standaard tegenkomen als we de payroll onder de loep nemen. Een onderdeel dat vaak rood opgloeit bij het scannen van de payroll, is de inrichting van eigen looncomponenten. Veel cao’s worden inclusief looninrichting door de payrollsoftware onderhouden. Echter, er zijn ook organisaties die niet bij een cao zijn aangesloten of aanvullende eigen regelingen hebben. Daarvoor dient eigen looninrichting te worden aangemaakt. Dit is een complexe inrichting waarbij diverse vinkjes en parameters goed ingesteld moeten staan, om ervoor te zorgen dat bijvoorbeeld de pensioenberekening of loonaangifte correct worden verwerkt. Een kleine fout zorgt al voor een onjuiste uitbetaling. Ik ben bang dat slechts tien procent van de salarisadministrateurs of functioneel beheerders die zelf looncomponenten aanmaken, deze fiscaal correct weten in te richten.’
Onkostenvergoedingen
Kortom: de eigen looncomponenten verdienen extra aandacht. Wat komt er nog meer uit de payrollscan rollen? ‘Het wil weleens gebeuren dat onkosten onbelast worden vergoed, wanneer dat fiscaal gezien niet mag. Dit kan voorkomen worden door aan de voorkant alle onkostenvergoedingen duidelijk te specifiëren. Daarmee kun je de werkkostenregeling efficiënt inrichten. Het liefst wil je medewerkers zelf hun onkosten laten declareren via een medewerkersportal, waarna het automatisch wordt verwerkt en uitbetaald. Bij het invoeren van declaraties kan een medewerker zelf kiezen welk ‘potje’ van toepassing is, bijvoorbeeld ‘parkeerkosten’ of ‘voorgeschoten lunch’. Achter elke knop zit een looncomponent verscholen, en die is weer gekoppeld aan het grootboek. Zo kun je aan de achterkant makkelijk analyseren hoeveel je hebt besteed en hoeveel er nog over is van de vrije ruimte.’
WIA-verzekering
Efficiëntie is volgens Thijs de belangrijkste pijler binnen automatiseringsmogelijkheden. Mede daarom heeft zijn team naast een payrollscan ook een webshop ontwikkeld, waarbij handige payrollinrichtingen online kunnen worden aangevraagd. Een voorbeeld is het automatiseren van de WIA-verzekering.
Thijs legt uit: ‘Soms hebben organisaties te maken met aanvullende verzekeringen, zoals een WIA-verzekering. Gedurende het jaar dient er premieberekening plaats te vinden op basis van de loongegevens in het salarispakket. Aan het eind van het jaar krijgt de organisatie een factuur van de verzekering. Dat kan volledig worden geautomatiseerd, waardoor het systeem maandelijks de premie op basis van de salarissen berekent. Daarnaast heeft de financiële afdeling de juiste kosten in de journaalpost zitten, en weet zij welke factuur aan het eind van het jaar verwacht kan worden.’
Overuren en meeruren
Een ander voorbeeld van een populair product uit de webshop is het automatiseren van overuren en meeruren. Het verschil? Overwerk van parttimers wordt tot aan een fulltime werkweek bestempeld als meeruren. Overwerk van fulltimers wordt gezien als overuren. Deze dienen verschillend in de payroll te worden verwerkt. Wanneer je dit automatiseert, hoeft een medewerker alleen maar zijn uren te boeken. Vervolgens berekent het systeem zelf of er sprake is van meeruren of overuren. Berekeningen in Exceldocumenten en menselijke fouten zijn dan verleden tijd.
MKSA automatiseren
Naast deze ‘quick wins’ draait Thijs zijn hand ook niet om voor complexe regelingen, zoals de MKSA. Dit is een meerkeuzesysteem waarbij medewerkers hun eigen loonbestanddelen binnen de werkkostenregeling fiscaal kunnen uitruilen, bijvoorbeeld voor een fiets of een laptop. Deze regeling is met name in de zorgwereld bekend.
Thijs ziet in de praktijk dat het handmatig bijhouden van deze regeling erg veel tijd kost. ‘Het is een complexe inrichting. Als je al die aanvragen via de mail moet bijhouden en de mutaties moet verwerken, ben je daar flink druk mee. Want stel, een medewerker kan uit vijf doelen kiezen, zoals een fiets of laptop. Daarnaast heeft de medewerker de keuze om hiervoor verschillende loonbestanddelen in te zetten, zoals de eindejaarsuitkering of vakantiegeld. Dat mag ook nog gecombineerd worden. Reken maar uit hoeveel mogelijkheden er dan zijn. Dat levert een behoorlijke map met mutaties en controlelijsten op voor de salarisadministrateur! De investering om dit te automatiseren, heb je qua tijdswinst snel terugverdiend. Daarnaast zorg je er met een juiste inrichting voor dat er altijd inzicht is in wat je medewerkers hebben besteed.’
Weerstand en angst wegnemen
Bij softwaresystemen ligt het probleem niet; de mogelijkheden zijn er om de payroll tot in de details te automatiseren. ‘Lastiger is het wegnemen van weerstand en angst’, zegt Thijs. ‘Automatisering betekent verandering. Werkwijzen die al tientallen jaren worden gehanteerd, worden aangepast. Dat heeft nogal wat impact op je personeel. Daarnaast speelt angst een rol. Een salarisadministrateur kan bijvoorbeeld denken: ‘Als mijn administratie geautomatiseerd wordt, welk werk blijft er dan voor mij over?’ In de praktijk is het niet zo dat het werk compleet verdwijnt. Nee, de taken verschuiven meer naar controles. Toch kan het wel zo zijn dat de hoeveelheid werk minder wordt. Dit zijn soms lastige onderwerpen waar HR-managers of financieel managers over beslissen.’
Automatiseren in crisistijden
Of er in tijden van crisis meer vraag is naar automatisering om kosten te besparen, kan Thijs niet volledig beamen. ‘We zien dat bedrijven op dit moment nog roeien met de riemen die ze hebben. Wel is het in de basis zo dat als je scherp naar je processen kijkt en alles zo efficiënt mogelijk inricht, je uiteindelijk kosten bespaart. Maar dat staat los van de coronacrisis. Het zou misschien wel zo kunnen zijn dat wanneer deze periode achter de rug, bedrijven kritischer gaan nadenken. Organisaties die hoge uitgaven hadden, zijn daar pijnlijk achter gekomen. Ze hebben moeilijke tijden meegemaakt, en willen straks wellicht toch wat scherper naar de cijfers en processen kijken. Ik durf het niet te voorspellen, het blijft koffiedik kijken.’
Dit artikel verscheen in O-Magazine: het digitale tijdschrift van Optimo. Meer artikelen lezen over automatisering van HR en payroll? Download O-Magazine gratis!