16 november 2021
Het is alweer tijd voor een nieuwe Profit versie. Om je voor te bereiden op deze update nemen consultants Erik van Spijker, Mike Bosker en Marc Wessels hun favoriete nieuwe functionaliteiten met je door. Dit doen ze met als achtergrond het werkgebied binnen Financieel en Inkoop/Ordermanagement.
Voor deze update hebben we de volgende functionaliteiten gekozen waar je als functioneel beheerder of key-user vanaf moet weten.
Het gaat hier om de volgende functionaliteiten:
- Meerdere bijlages bij dagboekmutaties (inkoopfacturen)
- Afletteren met deelbetaling
- Memoriaal boeking beoordelen
- Procuratieschema met groepen
- Matrix uren boeken per week
- Projectvoortgang boeken zonder OHW
- Factuurtermijn in InSite aanmaken en onderhouden
Wil je ondersteuning bij het optimaal inrichten én gebruiken van Profit 19? Neem contact met ons op via onze specialistenpagina’s. We helpen je graag! Wat zijn de nieuwe functionaliteiten?
1. Meerdere bijlages bij dagboekmutaties
Met de update naar Profit 19 is het mogelijk om bij het inboeken van een inkoopfactuur meerdere bijlagen te koppelen. Door het toevoegen van meerdere bijlagen kun je bijvoorbeeld bij het boeken van een inkoopfactuur direct een urenspecificatie toevoegen. Voor Profit 19 kon er maar één bijlage worden toegevoegd aan een dergelijke boeking. Het toevoegen van meerdere bijlagen geeft de beoordelaar nog meer inzicht hoe de factuur tot stand gekomen is. Bekijk hier de informatiepagina van AFAS over dit onderwerp.
2. Afletteren met deelbetaling
De functionaliteit afletteren van facturen is met de update naar Profit 19 uitgebreid. Vanaf nu kun je de openstaande posten met elkaar afletteren wanneer de betaling niet gelijk is aan het factuurbedrag. Dit is mogelijk wanneer de betaling kleiner is als het openstaande factuurbedrag.
Afletteren met een deelbetaling zorgt voor minder openstaande posten bij een debiteur of crediteur en uiteindelijk beter inzicht in de openstaande posten. Bekijk hier de informatiepagina van AFAS over dit onderwerp.
3. Memoriaalboekingen beoordelen
De nieuwe functionaliteit memoriaalboekingen beoordelen is een mooie toevoeging in het kader van de interne controle. Vanaf Profit 19 is het namelijk mogelijk om een memoriaalboeking via een workflow te laten beoordelen. Dit is per dagboek in te richten. Wanneer de memoriaalboeking gemaakt is in Profit, zal er een workflow gestart worden. Profit kijkt vervolgens via welke beoordelaars de mutatie beoordeeld moet worden. Hierdoor zal de bewaking op het budget verbeteren. Bekijk ook de video over de functionaliteit Memoriaalboekingen beoordelen.
4. Groepen in procuratieschema
Vanaf Profit 19 is het mogelijk om naast een medewerker ook een gebruikersgroep te koppelen binnen het procuratieschema. Dit zou betekenen dat er meerdere personen toegevoegd kunnen worden als beoordelaar binnen één procuratieregel voor het beoordelen van een mutatie. Wanneer één medewerker binnen de groep de taak beoordeelt, zal de workflow doorgezet worden naar de eerstvolgende beoordelingsstap. Hierdoor is de workflow niet meer afhankelijk van één beoordelaar binnen de procuratieregel, maar kan de taak toebedeeld worden aan een groep medewerkers. Bekijk voor meer informatie over deze functionaliteit de video Groepen in procuratieschema en vraag onze consultants naar de mogelijkheden voor uw organisatie.
5. Matrix uren boeken per week
Het is binnenkort mogelijk om uren te boeken in matrix vorm. Als er binnen een week vaker op een project wordt gewerkt is dit een hele fijne manier van boeken. Je registreert binnen één regel de bestede uren voor alle dagen van de week. Er worden geen specifieke tijdstippen geregistreerd, alleen het aantal uren. Deze vorm van tijdschrijven leent zich ook heel goed voor registratie van indirecte uren.
Binnen het matrix boeken is het mogelijk om een vorige week te kopiëren. Het registreren van uren is nog nooit zo simpel geweest! Bekijk hoe dit in een video van AFAS wordt toegelicht.
6. Projectvoortgang boeken
Het is nu mogelijk om projectvoortgang te registreren binnen het project. Dit kan ook via InSite. Je geeft middels een peildatum en een percentage aan wat de status is van een project. Indien er gebruik wordt gemaakt van termijnen, geef je de voortgang aan per termijn.
Het is niet nodig om de volledige onderhanden werk integratie te activeren. Met deze registratie worden de mogelijkheden om rapportages en analyses te bouwen rond onderhanden werk enorm verbeterd. Daarnaast is het ook mogelijk om termijnen te onderhouden vanuit Insite. Deze onderwerpen worden binnen een video van AFAS verder toegelicht.
Meer nieuwe functionaliteiten in Profit 19
Wil je álle nieuwe functionaliteiten inzien? Bekijk dan het overzicht van AFAS over Profit 19. Optimo helpt je graag bij het inrichten van een functionaliteit waarvan jij enthousiast bent geworden! Hulp nodig? Neem dan contact met ons op!