26 mei 2023
Ook over het jaar 2022 hebben we weer de certificering ISAE 3402 type 2 behaald, en daar zijn we trots op! Salarisadministrateur Annette Weijers was nauw betrokken bij de controle. “Het is altijd een beetje spannend, maar we werken zó nauwkeurig dat het bijna niet anders kon dan dat het ook dit jaar weer positief uitviel.” Samen met Teamleider Johan Kalter vertelt ze in dit blog over het verloop van de controle op de salarisprocessen en het behalen van het certificaat.
Wat houdt de ISAE-certificering in?
“Wanneer je als bedrijf de ISAE-certificering hebt, betekent dit dat een accountant een stukje van de controle op de salarisprocessen kan loslaten”, vertelt Annette. “Er wordt tijdens de audit een controle uitgevoerd door een extern bureau. Zij bekijken dan met terugwerkende kracht het verloop van de administratie van onze klanten over het afgelopen jaar. Hebben we ons aan alle regels gehouden, zijn er fouten gemaakt, of hebben we dingen gemist? Ook dit jaar was dat gelukkig niet het geval. We mochten daarom ISAE type 2, wat de certificering over een langere periode is, behouden.”
Hoe is de audit verlopen?
“Wederom goed! We werken met een gespecialiseerde auditor van Hoek en Blok.IT”, zegt Johan. “Elk jaar komen zij langs om de controle op onze processen uit te voeren. Dit jaar waren ze ongeveer twee weken bij ons aanwezig om zich te buigen over ons systeem. Ook bekijken ze de stappen die wij doorlopen hebben voor de salarisadministratie van onze klanten. Ze kijken terug in onze rapporten en gaan naast onze collega’s zitten om mee te kijken naar hun handelingen.”
Wat is er precies getest?
“Er wordt bij de controle bijvoorbeeld getoetst op het 4-ogen principe”, zegt Annette. “Hiermee gaan ze na of wij het werk van collega salarisadministrateurs goed controleren. Als vakspecialisten krijgen we vaak te maken met ingewikkelde en grote mutaties. Het is hierbij essentieel dat er nog een extra paar ogen aan te pas komt, zodat onze klanten zekerheid hebben en fouten worden voorkomen.”
Maar dat is niet alles. Ze kijken ook naar de afstemming met klanten, zo vertelt Annette. “De auditor checkt of de taken die wij hebben uitgevoerd ook daadwerkelijk als opdracht zijn gegeven door de klanten. Ook bekijkt hij of ze een akkoord geven op het product voor wij de run definitief hebben gemaakt en opgeleverd hebben. Maar dit is slechts een kleine greep uit het uitgebreide aantal tests.”
Waarom is dit certificaat belangrijk?
“In sommige branches is het verplicht om te werken met een bedrijf dat de ISAE-certificering op zak heeft. Ook die bedrijven willen wij goed blijven bedienen”, vertelt Johan. “De audit is voor ons veel meer dan alleen een controle. Het is ook een goed moment om te kijken naar verbeterpunten en hierover te sparren met de auditor. We vinden het belangrijk om altijd te blijven kijken naar het verbeteren van onze processen. Zo kunnen wij op termijn niet alleen tijd besparen voor onze collega’s, maar daardoor ook kosten verminderen voor de klant. Daar doet iedereen zijn voordeel mee. We pakken daarom altijd een extra moment om met de auditor te bespreken wat we kunnen doen om onze processen nóg beter te laten verlopen.”
Het certificaat over het jaar 2022 is binnen. Ook voor aankomend jaar zijn Annette en Johan positief ingesteld. “Ik ben onwijs trots op het team dat ze keer op keer laten zien dat ze goed en nauwkeurig werken,” vertelt Johan. Ook Annette is blij met de bevestiging dat alles vorig jaar volgens de regels is verlopen. “Ongeveer de helft van onze klanten werkt op basis van ISAE. Het voelt goed dat we ons gehouden hebben aan alle stappen die wij hebben doorlopen. Dit jaar gaan we het nóg beter doen!”
Wil je meer weten over onze werkwijze?