✓ AFAS expert ✓ Vakkennis ✓ Gespecialiseerde teams
23 april 2020

Vanwege de enorme druk die de coronacrisis op werkgevers legt, heeft de Belastingdienst de identificatieplicht versoepeld. Dit geeft echter geen vrijbrief om niet meer te voldoen aan administratieve verplichtingen. PSA Specialist Desiree Koolen vertelt hoe je het identificatiebewijs digitaal in AFAS Profit vastlegt en hoe je dit proces kunt automatiseren!

 

 

Kopie ID in loonadministratie

Normaal gesproken is een werkgever verplicht om uiterlijk op de eerste werkdag van de werknemer, het identiteitsbewijs van de medewerker vast te leggen. Een kopie van het identiteitsbewijs moet namelijk worden opgenomen in de loonadministratie.

 

Kan een werkgever de werknemer niet op tijd identificeren, dan kan het anoniementarief gelden. Dit is een vast tarief van 52 procent.

 

 

Geen anoniementarief gedurende coronacrisis

De staatssecretaris van Financiën vindt deze gevolgen van het niet kunnen nakomen van administratieve verplichtingen, ongewenst gedurende de coronacrisis. Daarom versoepelt de Belastingdienst de administratieve verplichtingen. Wel dient de werkgever aan deze verplichtingen te voldoen zodra mogelijk.

 

Voor de identificatieplicht betekent dit dat het anoniementarief niet wordt toegepast. Het Besluit noodmaatregelen coronacrisis werkt terug tot en met 12 maart 2020.

 

 

Proces identificatiebewijs digitaliseren

Ondanks dat het anoniementarief momenteel niet geldt, is het wel zo fijn om de identiteitsbewijzen van jouw medewerkers zo snel mogelijk in AFAS Profit vast te leggen. Waar je voorheen fysiek een paspoort of ID-kaart in handen kreeg, dit kopieerde en in het dossier zette, ben je nu genoodzaakt het gehele proces te digitaliseren.

 

 

OutSite & Sollicitant Self Service

Optimo kan jou ondersteunen bij de inrichting van OutSite, waarbij de Sollicitant Self Service functionaliteit wordt ingericht. Het vastleggen van NAW-gegevens gebeurt dan door sollicitanten zelf. Nadat een succesvol Werving & Selectie-traject is doorlopen, kan de sollicitant uitgenodigd worden om via OutSite diverse vereiste documenten, waaronder het ID-bewijs, digitaal aan te leveren. Het ID-bewijs wordt automatisch vastgelegd in het werknemersdossier in AFAS Profit.

 

 

Tijdsbesparing

Het voordeel van OutSite? Vastleggen gebeurt bij de bron, waardoor jouw PSA-afdeling niet meer alle gegevens hoeft in te tikken. Het riedeltje van documenten printen, kopiëren en filen op diverse plekken is verleden tijd. Oftewel: tijdsbesparing ten top!

 

Enthousiast geworden over de Sollicitant Self Service? Lees in onze brochure wat de AFAS Consultants van Optimo nog meer voor jou kunnen inrichten in Profit.

 

Desiree Koolen
PSA Specialist