Geplaatst op 25 september 2018

Outsourcing van interne processen is dé oplossing als deze processen leunen op de schouders van één of een handjevol medewerkers. Op het gebied van salarisadministratie en functioneel beheer loop je dan namelijk het risico dat het vertrek of ziekte van een medewerker het verlies van specifieke kennis betekent. Daar komt het outsourcingteam van Optimo om de hoek kijken.

 

Maar terwijl de medewerkers van Optimo al staan te trappelen om aan de slag te gaan met scans en inrichten van software, staat de klant nog wat vertwijfeld te kijken. Alberts: ‘Vaak werken we met bedrijven die met een acuut probleem zitten. Zij willen graag dat je de administratie ‘as is’ overneemt en dat business as usual doorgaat.

 

Als je de dingen jarenlang op een bepaalde manier doet en het werkt, dan heb je daar vertrouwen in. Klanten hebben vaak geen idee dat het veel efficiënter kan.’ Marijke Te Wierik, Manager Transitie bij Optimo, vult aan: ‘Dat is ook logisch. Waarom zou je iets veranderen als het goed gaat? Wat veel mensen zich echter niet realiseren is dat je ook kunt digitaliseren en automatiseren. Mappen, opbergsystemen: je hebt het allemaal niet meer nodig. Een digitaal systeem is niet alleen efficiënter, het is ook nog eens minder foutgevoelig en goed voor het verlagen van de bedrijfskosten. Denk maar eens aan de huur van een ruimte als archief.’

 

Van vallen leer je opstaan

Sinds een paar maanden is er een nauwe samenwerking ontstaan tussen de twee collega’s. Kwam Te Wierik nog als Projectmanager binnen bij Optimo, binnen een paar maanden werd haar rol aangepast naar Manager Transitie. Alberts: ‘We zijn er in Optimo als bedrijf en als team echt op gebrand om nieuwe dingen te ontdekken, de vinger aan de pols te houden en te bekijken waar de mogelijkheden zitten. Waar is nog ruimte voor verbetering? Die dynamiek hoort bij de bedrijfscultuur.’ Te Wierik vult aan: ‘Je merkt echt dat je met een jong team werkt. Mensen hebben ambitie om te groeien, op die manier kun je het beste uit die mensen en structuren halen, wat weer goed is voor onze service. Gaan we weleens onderuit? Natuurlijk! Maar van vallen leer je opstaan.’

 

Nieuwe aanvliegroute

De aanvliegroute van het werken met nieuwe klanten is aangepast door het eigen team van Optimo. Maar hoe ziet zo’n nieuw proces er eigenlijk uit? Als Te Wierik met haar team binnenkomt bij een nieuwe klant kijkt ze direct naar de huidige situatie en gaat er met de spreekwoordelijke hark doorheen. Te Wierik: ‘Om tot een optimaal proces te komen adviseren we altijd te starten met een salarisadministratiescan. Deze controleert de wet, arbeidsvoorwaarden, eigen gemaakte looncomponenten, etc. We richten het systeem zo efficiënt mogelijk in zodat veel administratieve lasten weg kunnen vallen.’

 

‘De volgende stap is uitbesteding, in welke mate dan ook. Daarnaast komt het transitieteam om de hoek kijken. We kunnen nog zo’n goed outsourceproces hebben, als de klant het niet samen met ons omarmt zal het niet van de grond komen. Ons transitieteam neemt de klant mee in het proces en brengt ver van tevoren eventuele problemen in kaart. Dit proces fungeert als de springplank naar een optimale samenwerking. Het zorgt ervoor dat beide partijen dezelfde taal spreken, dat de klant wordt ontlast en het outsourceteam van Optimo het beste uit de verf komt.’

 

Onder begeleiding van Alberts wordt het team van salarisadministrateurs klaargestoomd en aangespoord hun proactieve rol van de toekomst uit te proberen. ‘Ze zien in dat het meerwaarde heeft. Je werk wordt leuker, het krijgt body en dat ga je uitstralen en meenemen naar de klant. Je wordt vanzelf meer een sparringpartner en dáár ligt de toekomst.’

 

Lees meer in O-Magazine!

Anouk Janssen
Redacteur O-Magazine