25 september 2018
Het uitbesteden van interne processen is dé oplossing als deze processen leunen op de schouders van één of een handjevol medewerkers. Op het gebied van salarisadministratie en functioneel beheer loop je dan namelijk het risico dat het vertrek van een medewerker het verlies van specifieke kennis betekent. Daar komt ons Outsource team om de hoek kijken! Maar terwijl wij al staan te trappelen om aan de slag te gaan met het uitvoeren van scans en het inrichten van de software, staat de klant nog wat vertwijfeld te kijken.
Oude werkwijze loslaten
Vaak werken we met organisaties die met een acuut probleem zitten. Zij willen graag dat wij de administratie ‘as is’ overnemen en dat business as usual doorgaat. Dat is ook logisch. Waarom zou je iets veranderen als het goed gaat? Wat veel mensen zich echter niet realiseren is dat je ook kunt digitaliseren en automatiseren. Mappen, opbergsystemen: je hebt het allemaal niet meer nodig. Een digitaal systeem is niet alleen efficiënter, het is ook nog eens minder foutgevoelig en goed voor het verlagen van de bedrijfskosten. Denk maar eens aan de huur van een ruimte als archief.
Samenwerking binnen Optimo
Sinds een paar maanden is er een nauwe samenwerking ontstaan binnen Optimo. We zijn er als bedrijf en als team op gebrand om nieuwe dingen te ontdekken, de vinger aan de pols te houden en te bekijken waar de mogelijkheden zitten. Waar is nog ruimte voor verbetering? Die dynamiek hoort bij onze bedrijfscultuur. Op die manier kunnen we het beste uit onze mensen en structuren halen, wat goed is voor onze service. Gaan we weleens onderuit? Natuurlijk! Maar van vallen leer je opstaan.
Nieuw: de transitiefase
De aanvliegroute van het werken met nieuwe outsource klanten is aangepast. Want we kunnen nog zo’n goed outsource proces hebben, als de klant het niet samen met ons omarmt zal het niet van de grond komen. Daarom neemt team Transitie de klant mee in het proces en brengt ver van tevoren eventuele problemen in kaart. Dit proces fungeert als de springplank naar een optimale samenwerking. Het zorgt ervoor dat beide partijen dezelfde taal spreken.
Wanneer team Transitie binnenkomt bij een nieuwe klant kijken zij direct naar de huidige situatie en gaan er met de spreekwoordelijke hark doorheen. Om tot een optimaal proces te komen adviseren we altijd te starten met een payrollscan. Deze controleert de wet, arbeidsvoorwaarden en eigen gemaakte looncomponenten. We richten het systeem zo efficiënt mogelijk in, zodat veel administratieve lasten wegvallen.
Mijn team ziet dat deze nieuwe werkwijze meerwaarde heeft. Het werk wordt leuker, krijgt body en dat gaan we uitstralen en meenemen naar de klant. We worden vanzelf meer een sparringpartner en dáár ligt de toekomst!