23 mei 2017
Salarisadministrateurs weten er alles van: jaarlijkse premiewijzigingen. Om een goedlopende salarisadministratie te behouden en fouten te voorkomen, is het noodzakelijk dat er regelmatig gecontroleerd wordt of deze premies goed staan ingericht in het softwaresysteem. Want hier geldt: voorkomen is beter dan genezen! Een controlescan biedt uitkomst.
Naast de gewone salarisadministratiescan en de maandelijkse controle verzekert Optimo organisaties van een goed werkend salarisadministratiesysteem door jaarlijks in januari een controlescan uit te voeren. Met deze scan wordt gekeken of alle premiewijzigingen voor dat jaar zijn verwerkt en of de inrichting van AFAS Profit nog klopt. AFAS wijzigt zelf een aantal standaard wettelijke premies, die slechts even gecontroleerd moeten worden. De componenten die klanten zélf in het systeem hebben gemaakt, ondergaan een uitgebreidere controle omdat deze niet automatisch worden aangepast.
Voorkom correcties in de salarisverwerking
Met het uitvoeren van een jaarlijkse controlescan in januari heb je de rest van het jaar geen omkijken meer naar berekeningen. Daarnaast wordt er gekeken naar eventuele optimalisatie van het softwaresysteem. Omdat je eventuele fouten al constateert, hoef je gedurende het jaar niet achteraf correcties uit te voeren.
Voor jou kost een controlescan weinig inspanning. Wanneer verschillende documenten zijn aangeleverd (zoals een pensioenreglement, de WHK-beschikking en de arbeidsongeschiktheidsverzekering) gaan onze Payroll Specialisten aan de slag! De controlescan neemt gemiddeld een dag in beslag. Natuurlijk kan dit van de norm afwijken wanneer jouw organisatie groter is en bijvoorbeeld werkt met meerdere werkgevers en cao’s.
Wettelijke premies controleren
Een deel van de controlescan is geautomatiseerd. Door middel van zogeheten analyses (een koppeling tussen Excel en Profit) kunnen standaard wettelijke premies eenvoudig worden gecontroleerd. Een ander deel gaat handmatig, zoals de pensioenberekeningen en de WIA-verzekeringen. Dat zijn premies die per klant verschillen. Met een vaste controlemethodiek worden er voor uiteenlopende situaties narekeningen gedaan (parttimer, fulltimer, hoog loon, laag loon) en op basis daarvan kan er geconcludeerd worden of een regeling klopt. Met al deze uitkomsten wordt er een advies gevormd.
Voor wie is de scan geschikt?
Optimo neemt voor veel klanten de salaris- en/of personeelsadministratie uit handen in de vorm van outsourcing. Voordat dit outsourcetraject van start gaat, wordt er een payrollscan uitgevoerd. Dit is een uitgebreidere en intensievere variant van de jaarlijkse controlescan en controleert op de wettelijke regelingen, de aanvullende regelingen (bijvoorbeeld de vakantietoeslag) en de eigengemaakte looncomponenten van de klant. Uit deze scan komt een advies en vaak luidt dat advies onder andere om jaarlijks te blijven controleren op veranderende premies. Op deze manier komen de klanten van Optimo in aanmerking voor de controlescan. Maar dit hoeft niet altijd zo te gaan. Ook wanneer een klant geen diensten van Optimo afneemt kan er een controlescan worden uitgevoerd!