10 april 2019
Als AFAS Consultant bij Optimo heeft Chantal Visscher al veel InSite-omgevingen mogen inrichten en optimaliseren voor uiteenlopende klanten. Vanuit haar ervaring weet ze precies wat jou te wachten staat wanneer je InSite gaat inrichten. Ze geeft je graag wat ‘inside’ information! In deze blog: de implementatie.
Je kunt zelf InSite inrichten, of je neemt een externe consultant aan de arm. In deze blog gaan we van het laatste uit en laten we je zien hoe zo’n traject verloopt indien Chantal jouw InSite implementatie verzorgt.
De hamvraag
Een InSite implementatie begint altijd met de vraag: wie gaat InSite gebruiken binnen jouw organisatie en wat moeten deze gebruikers kunnen doen?
Workflows vastleggen
Na het antwoord op die vraag, gaan we dieper in op de functionaliteiten. Samen bespreken we hoe de processen en workflows eruit dienen te zien. Het is hierbij belangrijk om vooruit te denken over het onderhoud van de workflows. Wie wordt daar straks verantwoordelijk voor? Indien een workflow erg complex wordt, kan het zijn dat ik of iemand anders het onderhoud in de toekomst moet verzorgen. We stemmen samen af wat hierin de gewenste situatie is.
Gefaseerde livegang
Wanneer de workflows en functionaliteiten zijn bepaald, gaan we nadenken over de livegang. Ga je veel functionaliteiten gebruiken, dan is mijn advies om gefaseerd live te gaan. Laat je gebruikers eerst wennen aan het systeem en een paar functionaliteiten. Neem ook de tijd om de puntjes op de i te zetten vanuit de feedback die je krijgt. Zet daarna het volgende onderdeel live en communiceer hier duidelijk over.
Testen
Net zo belangrijk is het testen voorafgaand aan de livegang. Ga je zelf testen, maak je gebruik van een testgroep of word ik verantwoordelijk voor het testen inclusief de vastlegging hiervan? Dit is van belang voor de planning. Een testgroep kost de meeste tijd, omdat hiervoor vaak afwijkende autorisatie nodig is en/of extra sessies gepland moeten worden voor de tests.
Tip: Testen neemt veel tijd in beslag, vaak nog meer dan de inrichting zelf. Maar het is onmisbaar. Wanneer InSite goed is getest, lopen medewerkers (bijna) niet tegen inrichtingsfouten aan. Zo voorkom je eventuele weerstand. Ook heb je na de livegang rustig de tijd om zaken te optimaliseren en opmerkingen te verwerken, in plaats van ad hoc brandjes te blussen.
Communicatieplan
Communicatie over de livegang wordt nog wel eens vergeten, maar het is zó belangrijk. Je maakt medewerkers enthousiast, wat de kans vergroot dat ze het systeem daadwerkelijk gaan gebruiken. Een optie is het geven van een presentatie aan de managers, zodat zij enthousiast worden en dit over kunnen brengen op hun team. Andere voorbeelden zijn instructievideo’s of stap-voor-stap handleidingen.
Tip: Bij Optimo regelen wij vaak deze presentaties. Voor kleine groepen (tot maximaal 40 personen) kan dit bij Optimo, maar er mag ook gebruik worden gemaakt van de ruimtes bij AFAS.
Look & feel
Heb je alle bovenstaande zaken helder? Dan kan het inrichten gaan beginnen! In sommige gevallen kan ik als consultant alvast starten met het inrichten van de look & feel. Zodra hier een sjabloon voor staat, kunnen we dit steeds eenvoudig bij een nieuwe pagina toepassen. Begin je pas later met de look & feel, dan moet je achteraf alle pagina’s stuk voor stuk omtoveren tot de juiste huisstijl.
Startpagina
Na de look & feel gaan we verder met de startpagina. Wat wil je als eerst tonen nadat een medewerker is ingelogd? Hier zet ik vaak de meest gebruikte en de belangrijkste functionaliteiten neer, zoals declaraties, taken en signalen. De startpagina kun je opleuken met verjaardagen of een wie-is-wie, maar stem wel van te voren af dat deze gegevens op InSite getoond mogen/gaan worden.
ESS en MSS
Vervolgens gaan we (indien gewenst) aan de slag met de Employee Self Service (ESS). Ik rond steeds één onderdeel af, inclusief het testen, voordat ik met het volgende onderdeel start. Daarna gaan we door met de Manager Self Service (MSS) en eventuele overige functionaliteiten.
Bij een InSite implementatie maken we eerst een basisinrichting. Daarna worden de functionaliteiten geoptimaliseerd, zoals het inrichten van payroll workflows. Wil je deze optimalisaties direct meenemen in de inrichting, dan zal het inrichten meer tijd in beslag nemen.
AFAS Consultant
Mijn collega’s en ik kennen de mogelijkheden van het systeem en weten hoe andere organisaties deze toepassen. We werken in een groot team van consultants en kunnen met elkaar sparren over vraagstukken. Ook hebben een aantal consultants, waaronder ikzelf, een achtergrond in HR. Daardoor kunnen we naast het technische aspect ook inhoudelijk meedenken over HR-processen.
Wil jij aan de slag met InSite of heb je optimalisatiepunten op je lijstje staan? Wij helpen je graag.
Lees wat wij voor jou kunnen betekenen in de brochure AFAS Consultancy.