✓ AFAS expert ✓ Vakkennis ✓ Gespecialiseerde teams
4 maart 2020

Wanneer je net de overstap maakt naar jouw nieuwe job als AFAS Consultant HR, komen er een aantal nieuwe uitdagingen op je bordje te liggen. Ingeschakeld worden als dé expert door allerlei opdrachtgevers, is immers andere koek dan het systeem onderhouden bij één organisatie. Senior consultant Chantal deelt zes wijze lessen, waarmee jij zelfverzekerd aan de slag kan!

 

 

1. Benut de kennis van je collega’s

Toen ik net startte bij Optimo, dacht ik behoorlijk wat AFAS kennis te hebben. Ik had immers al uitdagende projecten achter de rug bij mijn vorige werkgever, waaronder de implementatie van AFAS Profit. Maar werken met het systeem bij één organisatie, of ingeschakeld worden als dé expert door allerlei opdrachtgevers, zijn toch twee verschillende dingen!

 

Het is best even slikken als je voor de eerste keer bij een klant zit, die een complexe organisatiestructuur heeft en een cao hanteert die jij nog niet goed kent. Vergeet niet dat het geen probleem is om iets niet te weten. Mijn advies: train je pokerface zodat je geen paniek uitstraalt 😉. Schrijf de vraag op, laat weten dat je het gaat navragen bij je collega’s en zeg dat je erop terugkomt.

 

Bij Optimo werk je in een groot team van AFAS Consultants die veel ervaring en kennis hebben. Zij denken graag met je mee; in onze groepschat op Whatsapp kun je terecht met al jouw prangende vragen. Er is altijd wel iemand die kan helpen! Hier leer jij weer van, zodat je het de volgende keer zelfstandig kunt oplossen.

 

 

2. ‘Nee’ is ook een antwoord

Naast het inrichten van processen in AFAS Profit, bestaat een groot deel van je werk uit communicatie. Of het nou gaat om een grote herimplementatie of kleine optimalisatieslagen, er gaat sowieso iets veranderen bij de klant. Je wil de betreffende medewerkers zo goed mogelijk begeleiden naar de nieuwe situatie. Beweeg daarom mee met de organisatie wanneer dit nodig is, maar wees ook duidelijk wanneer iets niét kan.

 

Toen ik net begon als AFAS Consultant HR, vond ik ‘nee zeggen’ weleens lastig. Maar juist door dit te doen, voorkom je teleurstellingen. Je moet daarvoor wel stevig in je schoenen staan. Ik zeg dan tegen mezelf: de klant heeft jou niet voor niets ingeschakeld!

 

 

3. Deel je tijd tactisch in

Slim je tijd indelen kan een uitdaging zijn. Het komt regelmatig voor dat je vragen krijgt van een bepaalde opdrachtgever, terwijl je die dag voor een andere klant aan het werk bent. Best een lastige situatie: je wilt de ene opdrachtgever verder helpen, maar niet ten koste van de tijd waarin de andere klant voor jou betaalt.

 

Persoonlijk gebruik ik mijn reisuren om klanten te bellen en korte vragen te beantwoorden. Heb je écht geen tijd om in een vraag te duiken? Voor kleine inrichtingsverzoeken of dringende incidenten, kun je ook jouw collega’s van Consultancy op Afstand inschakelen. Een klant hoeft zo geen volledige consultancydag in te plannen, maar wordt wel verder geholpen.

 

 

4. Vastleggen, vastleggen, vastleggen

Voor de klant, jouw collega’s én jezelf is het fijn om terug te lezen welke wijzigingen je hebt aangebracht na een consultancydag. Beschrijf daarom in grote lijnen wat je hebt uitgevoerd in een bezoekverslag. Mocht een klant de draad kwijt zijn of neemt een collega het werk van je over, dan is zo’n bezoekverslag heilig!

 

Ikzelf heb dit verslag de hele dag openstaan om het steeds bij te werken, zodat ik niet aan het eind van de dag hoef te bedenken wat ik allemaal heb uitgevoerd. Als de consultancydag erop zit, werk ik dit bestand netjes uit en verstuur ik het naar de klant. Ben je een gestructureerde werker? Dan heb je al een paar strepen voor. Ik maak bijvoorbeeld een mailmap per klant en zodra een mail is afgehandeld, zet ik ‘m in de betreffende map. Zo kan ik altijd alles terugvinden. Je vindt vanzelf een werkwijze die prettig is voor jou!

 

 

5. Finishing touch: sociale skills

Je bent al een heel eind als jouw kennis up-to-date is, je jouw tijd tactisch indeelt én je het werk goed vastlegt. De kers op de taart bestaat uit jouw sociale skills.

 

Praat met de klant, creëer een open sfeer en wees scherp. Door ook hier tijd in te investeren, krijg je meer insights mee vanuit de organisatie. Zo kun je zaken snel signaleren en hier meteen op inspelen, waardoor je een nóg beter resultaat kunt opleveren. Los daarvan is het natuurlijk ook gewoon gezellig om eens te kletsen over gezamenlijke interesses. Dat jij de consultant bent, betekent niet dat jij je statig moet opstellen. Wees vooral jezelf!

 

 

6. Bereid je voor op de vraag: ‘Wat houdt jouw baan nou precies in?’

Even heel wat anders: er wordt mij regelmatig door vrienden en familie gevraagd wat ik nou precies voor werk doe. Snap ik, want zo’n functietitel zegt niet iedereen wat. Dus, maak je borst maar nat voor het eerstvolgende verjaardagsfeestje!

 

Meestal antwoord ik iets in de trant van: ‘Ik adviseer bedrijven hoe zij hun HR-processen kunnen verbeteren en automatiseren met de software van AFAS. Ik richt de processen in zodat ze soepel verlopen: vanaf het moment dat iemand solliciteert, tot en met een medewerker uit dienst treedt. Op digitale platformen kunnen sollicitanten, medewerkers en managers zélf hun gegevens invoeren. Zo help ik bedrijven efficiënter te werken.’

 

 

Twijfel je of deze uitdagende baan bij jou past? Lees dan eens de vacature AFAS Consultant HR. Je kan mij ook een vraag stellen via mijn specialistenpagina!

 

Chantal Visscher
Senior HRM Consultant