6 juli 2021
Vergelijkbaar met een APK voor de auto doet AFAS ongeveer een keer per jaar een grote update in (een onderdeel van) hun software. Maar niet alleen worden bepaalde elementen geüpdatet, ook worden er nieuwe functionaliteiten toegevoegd. Alles om de software zo up-to-date en handig mogelijk te maken. Dit jaar stond de update in het teken van Profit 18, iets waar onze HR-collega Carolien Kolkman reikhalzend naar uit heeft gekeken.
‘Aanvankelijk deed de roadmap vermoeden dat Profit 18, met het oog op HRM/payroll, een sobere update zou zijn maar niets is minder waar!’ aldus Carolien. We vroegen haar haar favoriete nieuwe inrichtingsmogelijkheden van de AFAS-software op een rijtje te zetten. Lees je mee met haar top 7?
- Een warme en efficiënte inwerkperiode met on- en offboarding
Ik begin maar meteen met een van de meest waardevolle verbeteringen in Profit 18. De draaiboekfunctionaliteit is uitgebreid met draaiboeken voor onboarding en offboarding. Dit betekent dat als er een nieuwe werknemer begint, er al op dag 1 op de persoonlijke onboardingspagina de benodigde informatie en een aantal taken klaarstaan. Dat is een mooi efficiënt en warm welkom!
Uiteraard is niet elke werknemer hetzelfde dus er kunnen verschillende draaiboeken aangemaakt worden. Daarnaast hebben ze aanvullende aandacht besteed aan het persoonlijker en waardevoller maken van de inwerkperiode: je kunt een buddy koppelen waarbij AFAS een nieuw veld aangemaakt heeft wat tevens te koppelen is aan workflows. Een goede start is het halve werk.
- Betere ondersteuning Archiefwet op dossieritems
Privacy en het correct bewaren van gegevens staan tegenwoordig hoog in het vaandel. AFAS beweegt mee met deze belangrijke ontwikkeling en heeft ervoor gezorgd dat het mogelijk wordt aan een bepaald type dossieritem en/of kenmerk een bewaartermijn te koppelen. Dit kan op basis van verschillende peildata zoals instuurdatum of datum uit dienst. Wel blijf je zelf verantwoordelijk voor het daadwerkelijk verwijderen van dossieritems met de functionaliteit Verwijderset en behoud je dus ook zelf de controle.
- Verhoogde gebruiksvriendelijkheid InSite en OutSite portals
Een van de mooiste updates (het oog wil ook wat) is de verbeterslag op de gebruiksvriendelijkheid en styling van de InSite en OutSite portals. Niet meer moeilijk doen met blokken, losse teksten en afbeeldingen maar meer mogelijkheden in banners door uitbreiding met Icon boxes. De Icon box is er in een horizontale én blok variant. Bovendien worden het AFAS open thema en andere thema’s meegeleverd en alsof dat nog niet genoeg was kun je zelfs paginaonderdelen op thema niveau stylen!
- Een nieuw type rooster voor een nieuw type werktijden
Van 8:30 tot 17:00 uur werken is anno 2021 niet meer altijd de norm. Daarom is er een nieuw type rooster toegevoegd: uren per dag. De andere roostertypen zijn hernoemd en worden bij de overgang naar Profit 18 automatisch aangepast bij de medewerkers. Maar let op: Indien er condities zijn gebouwd op het J/N-veld wisselend arbeidspatroon of wisselend arbeidspatroon met werkrooster moet hier nog wel iets mee gebeuren.
- Verbeteringen ten aanzien van Werving en Selectie
Ook op het gebied van Werving en Selectie heeft AFAS genoeg aandacht besteed om ervoor te zorgen dat het bestaande stukje software geoptimaliseerd wordt. De functionaliteiten zijn uitgebreid en er zijn een aantal nieuwe toegevoegd.
De belangrijkste punten uit de nieuwe mogelijkheden:
- meer mogelijkheden met de status van sollicitanten;
- wijzigen verantwoordelijkheden in de vacature in InSite;
- bestemming hoofdverantwoordelijke in de workflows;
- aanpassen van de woonplaatsentabel;
- salarisindicatie in de vacature ten behoeve van Google Jobs.
- Het vastleggen en inzien van thuiswerkdagen
Thuiswerken is niet meer weg te denken uit ons dagelijks (werk)leven. Gelukkig speelt AFAS met deze update van Profit 18 hier slim op in. De nieuwe functionaliteit blijkt bijzonder geschikt voor het vastleggen van vaste thuiswerkdagen. Je kunt in 1 oogopslag zien wie van de werknemers fysiek aanwezig is en wie vanuit huis werkt. Deze dagen kunnen worden ingezien en gewijzigd via de Pocket app. Een vast stamgegeven zorgt ervoor dat er integratie is met de salarisadministratie: zo wordt de thuiswerkvergoeding meegenomen in de planning.
Thuiswerkdagen worden vastgelegd op het hoofddienstverband. Wil je dit bevestigen richting de betreffende werknemer? Je kunt in de workflow een document koppelen en indien gewenst digitaal laten ondertekenen. De thuiswerkdagen zijn bovendien ook te importeren vanuit andere pakketten met importbestanden en connectoren.
- Kleine maar fijne verbeteringen
Als laatste is er nog een aantal kleine maar fijne verbeteringen die ik nog graag onder de aandacht breng. Ze maken het werken met en het beheren van AFAS stukken makkelijker.
Verlofpotjes vullen: weg met het tijdrovende en foutgevoelige proces om de verlofpotjes voor volgend jaar in te vullen. Met de nieuwe update is dat een stuk eenvoudiger.
Profielen blokkeren: van veel van onze klanten een langgekoesterde wens die nu in vervulling gaat.
Doorklikken medewerkerlaag: in het dashboard organigram is het nu mogelijk om door te klikken naar de medewerkerlaag. Dit geeft inzicht in medewerkers en leidinggevende op een organisatorische eenheid.
Bijlagen berichtsjabloon: het is vanaf nu mogelijk om bijlagen toe te voegen aan een berichtsjabloon. Tevens zijn verzonden mails inclusief bijlage(n) nu op te slaan in het dossier van een medewerker.
Maximumaantal gebruikers: je komt niet meer voor verrassingen te staan wanneer je het signaal Maximumaantal gebruikers bereikt activeert.
Meer weten over Profit 18?
Updates van AFAS zijn er om ons werk nog secuurder en makkelijker te maken. Wil jij ook profiteren van de voordelen van deze Profit 18 update, maar kom je er nog niet helemaal uit? Ons team Datacontrol helpt je hier graag bij! Wil je weten hoe? Neem vandaag nog contact met ons op.