✓ AFAS expert ✓ Vakkennis ✓ Gespecialiseerde teams
10 juli 2018

Als controller of finance afdeling zet je iedere maand alle zeilen bij om uit iedere hoek van de organisatie informatie te halen om de bedrijfsresultaten te kunnen samenstellen én op leesbare en toegankelijke wijze te presenteren. Daar gaat meer werk inzitten dan je lief is, en aan andere werkzaamheden kom je dan amper toe. Als je dit herkent is het tijd… Tijd om aan de gang te gaan met jouw informatiesystemen.

 

Gemis van integratie

Het komt nog vaak voor dat de automatisering bij bedrijven stil is blijven staan. Zeker als het gaat om administratieve processen en functies. Terwijl de economie aantrekt en daarmee het werk binnen alle branches en functies toeneemt, groeit de behoefte aan stuurinformatie en financiële cijfers die het voor directies mogelijk maken om snel te reageren op vragen van potentiële klanten.

 

Daarmee neemt de druk op de controller van een bedrijf toe om aan de wisselende informatievraag blijvend te kunnen voldoen. En daar wringt de schoen: de informatiesystemen zijn nu eenmaal vast ingericht en in zekere mate inflexibel. Daarnaast zijn er vaak meerdere systemen in gebruik die los van elkaar functioneren, zonder enige vorm of geringe mate van integratie. Helaas ontbreekt in veel gevallen ook een datawarehouse om de beschikbare informatie uit de diverse systemen samen te brengen. En daarmee mist men de bron die de kern vormt voor een modern Business Information systeem om de bedrijfsresultaten en prognoses in leesbare rapportages en dashboards te analyseren en te publiceren. Dé sleutel naar realtime bedrijfsresultaten.

 

 

Tijd voor een review

Herkenbaar? Dan is het tijd om jouw informatiesysteem te reviewen en wellicht toch de investering te doen om deze te vervangen of te upgraden. Er zijn vele selectiemethoden voor nieuwe software te bedenken, maar het uitgangspunt moet altijd zijn dat het te kiezen systeem aan jouw eisen voldoet. Heb je in de basis al een prima ERP-systeem? Dan loont het zeker om de mogelijkheden na te gaan om de functionaliteiten daarvan te optimaliseren.

 

Of je nu kiest voor optimalisatie of een nieuw ERP-systeem, de behoeftes breng je eenvoudig in kaart door de toetsing van de effectiviteit van jouw informatiesysteem. Dit doe je door de informatiebehoefte in kaart te brengen middels een informatiepiramide.
Definieer deze piramide voor jouw bedrijf waarin de benodigde informatie voor de diverse doelgroepen als directie, (middel) management en de medewerkers in kaart is gebracht. Het is van belang om dit proces zorgvuldig te doorlopen waarbij je je richt op de volgende vragen:

  1. Wat is de scope?
  2. Wat wil je bereiken met het informatiesysteem?
  3. Wat is de interne en de externe informatievraag?

Op basis van de antwoorden op de bovenstaande vragen kan men het informatiesysteem gaan ‘ontwerpen’ zoals deze er in de ideale wereld uit moet zien. Je kunt gerichter informatiebronnen selecteren en de gewenste architectuur van een datawarehouse opzetten om de geselecteerde  informatie in te verzamelen, te bewerken en te publiceren. 

 

 

En verder…

Nadat dit proces is afgerond begint de zoektocht naar de software die dat het best kan faciliteren. Dat hoeft zeker niet een maatwerk oplossing te betekenen. Het huidige ERP-systeem zou zelfs, met de nodige optimalisatie van processen en aanpassingen van de inrichting van de software, weer volledig up-to-date kunnen zijn. Als dat niet lukt dan zijn er voldoende software oplossingen voorhanden die flexibel genoeg zijn om met minimale inspanning op de laatste ontwikkelingen aangepast te kunnen worden. En waarvan de onderliggende database als een datawarehouse kan fungeren en daarnaast de mogelijkheid biedt om met andere applicaties data uit te wisselen. Die flexibiliteit van de softwareoplossing en de onderliggende datawarehouse maakt het mogelijk om eenvoudiger dashboards, rapporten en analyses te maken waardoor je realtime kunt schakelen en bijsturen.

 

 

Kies jouw partner

Optimaliseren van systemen en de processen vereist ervaring en specifieke vaardigheden die niet alle bedrijven als vanzelfsprekend in huis hebben. Laat je in dit proces, om teleurstellingen of financiële tegenvallers te voorkomen, door een organisatie adviseren die aantoonbaar verstand van het optimaliseren van bedrijfsprocessen heeft. Optimo heeft doorgewinterde specialisten in huis die thuis zijn in zowel de ICT-wereld als de Finance en/of HR wereld. Deze combinatie biedt jou het beste van twee werelden: je komt aan tafel terecht met oud-functionarissen die hun ervaring en kennis hebben opgedaan in een dergelijke positie waar jij ook in zit. Zij hebben een achterban aan technische mensen of kunnen zelf moeiteloos de software (zoals AFAS Profit) op basis van jouw wensen inrichten.

 

 

Meer weten over hoe Optimo te werk gaat als jouw optimalisatiepartner? Vul gerust ons contactformulier in of bel ons even. 

Cees van der Bent
Consultant