1 oktober 2020
Jouw finance afdeling zet iedere maand alle zeilen bij om uit iedere hoek van de organisatie informatie te halen. Zo kun jij als controller de bedrijfsresultaten samenstellen én op toegankelijke wijze te presenteren aan de directie. Daar gaat meer werk in zitten dan je lief is, en aan andere werkzaamheden kom je amper toe. Herkenbaar? Dan is het tijd om jouw informatiesystemen te herzien!
Integratie in informatiesystemen
Door de coronacrisis groeit de behoefte aan stuurinformatie en financiële cijfers, die het voor jouw directie mogelijk maken snel te kunnen acteren op de ontwikkelingen. Daarmee neemt de druk op jou als controller toe, om aan de wisselende informatievraag te blijven voldoen. En daar wringt de schoen: jouw informatiesystemen zijn nu eenmaal vast ingericht en in zekere mate inflexibel.
Daarnaast kan het zijn dat jouw organisatie meerdere systemen gebruikt die los van elkaar functioneren, zonder enige vorm of geringe mate van koppelingen. Ook zien we helaas vaak dat een datawarehouse ontbreekt, om beschikbare informatie uit diverse systemen samen te brengen. Daarmee mis je de basis voor een modern business information systeem, om bedrijfsresultaten en prognoses in leesbare rapportages en dashboards te analyseren. Dat moet anders!
Optimaliseren of een nieuw ERP-systeem?
Het is daarom van belang om jouw informatiesysteem te reviewen en wellicht toch de investering te doen om deze te vervangen of te upgraden. Er zijn vele selectiemethoden voor nieuwe software te bedenken, maar het uitgangspunt moet altijd zijn dat het te kiezen systeem aan jouw eisen voldoet. Heb je in de basis al een prima ERP-systeem? Dan loont het zeker om de mogelijkheden na te gaan om de functionaliteiten daarvan te optimaliseren.
Hoe dan ook: breng de informatiebehoefte in kaart
Of je nu kiest voor een optimalisatietraject of een nieuw ERP-systeem, jouw behoeftes breng je eenvoudig in kaart door de effectiviteit van jouw informatiesysteem te toetsen. Het in kaart brengen van de informatiebehoefte middels een informatiepiramide, kan hierbij helpen. Definieer deze piramide voor jouw bedrijf waarin de benodigde informatie voor diverse doelgroepen zoals directie, (middel)management en de medewerkers in kaart is gebracht. Het is van belang om dit proces zorgvuldig te doorlopen waarbij je je richt op de volgende vragen:
- Wat is de scope?
- Wat wil je bereiken met het informatiesysteem?
- Wat is de interne en de externe informatievraag?
Op basis van de antwoorden op de bovenstaande vragen, kun je het informatiesysteem ‘ontwerpen’ zoals het er in de ideale wereld uit moet zien. Je kunt gericht informatiebronnen selecteren en de gewenste architectuur van een datawarehouse opzetten, om de geselecteerde informatie te verzamelen, bewerken en publiceren.
Het ideale informatiesysteem
Nadat je de informatiebehoefte in kaart hebt gebracht en jouw ideale informatiesysteem hebt ontworpen, begint de zoektocht naar het softwarepakket dat hierin het best kan faciliteren. Dat hoeft zeker niet een maatwerkoplossing te betekenen. Jouw huidige ERP-systeem zou zelfs, met de nodige optimalisaties van processen en aanpassingen in de inrichting van de software, weer volledig up-to-date kunnen zijn.
Als dat niet lukt, zijn er voldoende softwareoplossingen die flexibel genoeg zijn om met minimale inspanning aangepast te worden, zodat het systeem aansluit bij jouw behoefte en de laatste ontwikkelingen. Zoals AFAS Profit! Een onderliggende database kan tevens als een datawarehouse fungeren en kan daarnaast de mogelijkheid bieden om met andere applicaties data uit te wisselen. Die flexibiliteit van de softwareoplossing en de onderliggende datawarehouse, maken het mogelijk om eenvoudiger dashboards, rapporten en analyses te maken waardoor jouw finance afdeling realtime kan schakelen en bijsturen.
Kies jouw AFAS partner
Optimalisaties van systemen en processen vereist ervaring en specifieke vaardigheden, die niet alle bedrijven in huis hebben. Laat je in dit proces – om teleurstellingen of financiële tegenvallers te voorkomen – adviseren door een organisatie die aantoonbaar verstand heeft van het optimaliseren van bedrijfsprocessen.
Optimo heeft doorgewinterde AFAS Consultants die thuis zijn in zowel ICT als Finance. Deze combinatie biedt jou het beste van twee werelden: je komt aan tafel met oud-functionarissen die ervaring en kennis hebben opgedaan in een dergelijke positie waar jij ook in zit. Zij hebben een achterban aan technische mensen of kunnen zelf moeiteloos de AFAS software op basis van jouw wensen inrichten!
Meer weten over hoe Optimo jouw finance afdeling kan helpen bij de implementatie of optimalisatie van AFAS Profit? Download onze brochure.