✓ AFAS expert ✓ Vakkennis ✓ Gespecialiseerde teams
10 juli 2018

Als controller of finance afdeling zet je iedere maand alle zeilen bij om uit iedere hoek van de organisatie informatie te halen, om de bedrijfsresultaten te kunnen samenstellen én op toegankelijke wijze te presenteren. Daar gaat meer werk in zitten dan je lief is, en aan andere werkzaamheden kom je dan amper toe. Herkenbaar? Dan is het tijd om aan de slag te gaan met jouw informatiesystemen.

 

Integratie in de informatiesystemen

Het komt nog vaak voor dat de automatisering bij bedrijven stil is blijven staan. Zeker als het gaat om administratieve processen en functies. Terwijl de economie aantrekt en daarmee het werk binnen alle branches en functies toeneemt, groeit de behoefte aan stuurinformatie en financiële cijfers die het voor directies mogelijk maken om snel te reageren op vragen van potentiële klanten.

 

Daarmee neemt de druk op de controller toe om aan de wisselende informatievraag te blijven voldoen. En daar wringt de schoen: de informatiesystemen zijn nu eenmaal vast ingericht en in zekere mate inflexibel. Daarnaast zijn er vaak meerdere systemen in gebruik die los van elkaar functioneren, zonder enige vorm of geringe mate van koppelingen. Helaas ontbreekt in veel gevallen ook een datawarehouse om de beschikbare informatie uit de diverse systemen samen te brengen. Daarmee mist men de bron die de kern vormt voor een modern Business Information systeem, om de bedrijfsresultaten en prognoses in leesbare rapportages en dashboards te analyseren. Dé sleutel naar realtime bedrijfsresultaten.

 

 

Optimaliseren of een nieuw ERP-systeem?

Het is daarom van belang om jouw informatiesysteem te reviewen en wellicht toch de investering te doen om deze te vervangen of te upgraden. Er zijn vele selectiemethoden voor nieuwe software te bedenken, maar het uitgangspunt moet altijd zijn dat het te kiezen systeem aan jouw eisen voldoet. Heb je in de basis al een prima ERP-systeem? Dan loont het zeker om de mogelijkheden na te gaan om de functionaliteiten daarvan te optimaliseren.

 

 

Informatiepiramide

Of je nu kiest voor optimalisatie of een nieuw ERP-systeem, de behoeftes breng je eenvoudig in kaart door de toetsing van de effectiviteit van jouw informatiesysteem. Dit doe je door de informatiebehoefte in kaart te brengen middels een informatiepiramide. Definieer deze piramide voor jouw bedrijf waarin de benodigde informatie voor de diverse doelgroepen als directie, (middel) management en de medewerkers in kaart is gebracht. Het is van belang om dit proces zorgvuldig te doorlopen waarbij je je richt op de volgende vragen:

  1. Wat is de scope?
  2. Wat wil je bereiken met het informatiesysteem?
  3. Wat is de interne en de externe informatievraag?

Op basis van de antwoorden op de bovenstaande vragen kan men het informatiesysteem gaan ‘ontwerpen’ zoals deze er in de ideale wereld uit moet zien. Je kunt gerichter informatiebronnen selecteren en de gewenste architectuur van een datawarehouse opzetten om de geselecteerde informatie te verzamelen, bewerken en publiceren. 

 

 

Realtime stuurinformatie

Nadat dit proces is afgerond begint de zoektocht naar de software die dat het best kan faciliteren. Dat hoeft zeker niet een maatwerkoplossing te betekenen. Het huidige ERP-systeem zou zelfs, met de nodige optimalisatie van processen en aanpassingen van de inrichting van de software, weer volledig up-to-date kunnen zijn.

 

Als dat niet lukt, dan zijn er voldoende software oplossingen voorhanden die flexibel genoeg zijn om met minimale inspanning op de laatste ontwikkelingen aangepast te kunnen worden. De onderliggende database kan als een datawarehouse fungeren en daarnaast de mogelijkheid bieden om met andere applicaties data uit te wisselen. Die flexibiliteit van de softwareoplossing en de onderliggende datawarehouse maken het mogelijk om eenvoudiger dashboards, rapporten en analyses te maken waardoor je realtime kunt schakelen en bijsturen.

 

 

Kies jouw (AFAS) partner

Optimalisaties van systemen en processen vereist ervaring en specifieke vaardigheden die niet alle bedrijven in huis hebben. Laat je in dit proces – om teleurstellingen of financiële tegenvallers te voorkomen – adviseren door een organisatie die aantoonbaar verstand heeft van het optimaliseren van bedrijfsprocessen.

 

Optimo heeft doorgewinterde AFAS Consultants die thuis zijn in zowel ICT als Finance. Deze combinatie biedt jou het beste van twee werelden: je komt aan tafel met oud-functionarissen die ervaring en kennis hebben opgedaan in een dergelijke positie waar jij ook in zit. Zij hebben een achterban aan technische mensen of kunnen zelf moeiteloos de AFAS software op basis van jouw wensen inrichten.

 

 

Meer weten over hoe Optimo jou kan helpen bij een implementatie of optimalisatie van AFAS Profit? Download onze brochure.

 

Cees van der Bent
Consultant