27 november 2023
AFAS Profit biedt jou de mogelijkheid om documenten en brieven automatisch te genereren. Door documenten goed in te richten, aangepast op de huisstijl van jouw organisatie, bereik je medewerkers en andere contacten op een uniforme wijze, creëer je meer binding en verklein je de workload voor diegene die voorheen de documenten aanleverde en verstuurde. Het kan lastig zijn om deze functionaliteit in te zetten In deze blog gaan we dieper in op de meerwaarde van automatische documentgeneratie en hoe onze specialisten jouw organisatie kunnen ondersteunen.
Hoe werkt automatische documentgeneratie in AFAS Profit?
Het aanmaken van een document of brief kun je zelf configureren. Om de juiste gegevens te genereren bevat het document verwijzingen naar de gekozen velden in Profit. Hier kun je gebruikmaken van sub-delen in het document, waardoor je naast de velden gebruik kunt maken van andere teksten in verschillende situaties. Je hebt hierdoor veel mogelijkheden om processen flexibel in te richten en te automatiseren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een contract voor onbepaalde tijd, waarbij je een ander document aanlevert dan een contract voor bepaalde tijd.
Verder kun je denken aan documenten zoals:
- Arbeidsovereenkomsten
- Leaseauto-overeenkomsten
- Werkgeversverklaringen
- Geheimhoudingsovereenkomsten
- Thuiswerkovereenkomsten
- Ontvangstovereenkomst bedrijfsgoederen
- Toestemming gebruik van foto en portretrechten
Kortom, deze functionaliteit is cruciaal voor een breed scala aan documenten en essentieel om je bedrijfsprocessen te stroomlijnen.
Hoe kun je automatische documentgeneratie gebruiken?
Automatische documentgeneratie is op meerdere manieren in AFAS te gebruiken. Wanneer je het document gebruikt in een werkproces, kun je deze na een bepaalde stap in de workflow verzenden. Ook kan je deze in de workflow omzetten naar een PDF en digitaal te laten ondertekenen door alle betrokken gebruikers.
De voordelen van deze functionaliteit in AFAS Profit
Deze functionaliteit voor het automatiseren van documentgeneratie levert jouw organisatie meerdere voordelen op:
- Reductie in het maken van fouten: Doordat je werkt met een uniforme tekst in het document, verminder je de kans op fouten door menselijk handelen.
- Uniform werken: Alle betrokkenen in het proces krijgen hetzelfde document. Hierdoor verklein je de kans op afwijkende afspraken.
- Tijdsbesparing: Door middel van automatiseren is de verzender van het document minder tijd kwijt aan het opstellen van documenten.
Ondersteuning door onze AFAS specialisten
Onze AFAS specialisten helpen je graag om gebruik te maken van het automatisch genereren van documenten. Met een zorgvuldige analyse garanderen we dat documenten helemaal aansluiten op de wensen en behoeften van jouw organisatie. Ook kunnen onze specialisten alles rondom de documenten optimaal inrichten en configureren.
Naast het inrichten helpen we bij het optimaliseren van het gebruik van de documenten. Kortom, onze AFAS specialisten kunnen op maat gemaakte oplossingen bieden voor automatische documentgeneratie, vanaf het configureren van de software tot ondersteuning en optimalisatie van het proces. Neem contact met ons op om alle mogelijkheden te bespreken!