3 maart 2016
Goed nieuws: Optimo behaalt de ISAE 3402-certificering! Dit keurmerk bewijst dat wij onze outsourcediensten op een zorgvuldige manier uitvoeren. Wij geven klanten en externe accountants hiermee inzicht in hoe we de kwaliteit van onze dienstverlening borgen. Zo hebben klanten de zekerheid dat de payrollprocessen die zij aan Optimo uitbesteden, in goede handen zijn.
Voorwaarden ISAE 3402-certificering
Optimo krijgt de ISAE 3402-certificering toegewezen, omdat de organisatie voldoet aan de gestelde voorwaarden. Hoe we dat voor elkaar kregen? Om te beginnen brachten we alle processen binnen de outsourcing in kaart, met de bijbehorende risico’s. Ook gaven we aan hoe deze risico’s door middel van controles te beheersen zijn. Daarnaast ontwikkelden we analyses en rapportages die de controles ondersteunen.
Team Outsourcing maakte aanpassingen in hun werkwijze wat betreft structuur, functies – scheiding in vastlegging en controle – en routing. Optimo borgt namelijk de kwaliteit door meerdere personen voor controles in te zetten. Daarbij hoort ook bewustwording over de verantwoordelijkheid die onze Salaris Specialisten hebben voor de juiste output en salarisstroken. Hun constateringen van de controles vermelden zij met een onderbouwing op de ISAE-documenten. Aan de hand van deze documenten worden onze controles uitgevoerd. Met deze aanpassingen en werkwijze verdienen we het ISAE 3402-certificering, welke wordt uitgegeven door Equity Accountants & Adviseurs.
Veilige processen via klantportal
Sylvia Alberts is manager van de afdeling Outsourcing en is daarmee verantwoordelijk voor de invoer van de ISAE-certificering. Sylvia vertelt: ‘Wij zijn heel trots op deze certificering! We zijn druk bezig om ons op dit gebied nóg verder te onderscheiden. Zo willen we onze processen, of in elk geval een aantal, graag laten verlopen via ons klantportal. Dit is een beveiligd, transparant archief waarin alle communicatie met de klant is opgeslagen. Onze opdrachtgevers gebruiken deze klantportal onder meer voor het insturen van supportvragen en het aanleveren van salarismutaties. Ook vinden ze er verschillende rapportages. Op dit moment werken we hard aan de verdere inrichting van de klantportal.’
Jouw salarisverwerking is bij Optimo in goede handen. Lees meer over het uitbesteden van de salarisadministratie.