Het Nederlands Jeugdinstituut

Het Nederlands Jeugdinstituut (NJi) staat ervoor dat ieder kind in Nederland veilig en gezond opgroeit en de ondersteuning krijgt die zij nodig hebben. De organisatie is een kenniscentrum over de opvoeding van kinderen en jongeren voor overheden, (onderwijs)instellingen, agentschappen, branche- en beroepsorganisaties, fondsen en andere kennisorganisaties. Dit realiseren zij door kennis, advies en praktische hulpmiddelen te bieden op basis van de laatste wetenschappelijke inzichten. Daarmee voedt het NJi hun doelgroepen met jeugd- en opvoedingsvraagstukken.

 

Volledige inrichting van Insite

Optimo kwam binnen bij het NJi ter back-up van hun salarisadministrateur, maar tijdens het eerste gesprek is er in overleg besloten om de inrichting van Insite door Optimo te laten doen. De consultants van Optimo hebben het NJi ondersteund bij het gehele traject, van advies tot uitvoering. Ageeth Bakker: ‘’De meeste druk lag op het inrichten van het loopbaan- en Individueel Keuzebudget, wat binnen de deadline is gerealiseerd. Vervolgens heeft Optimo onze andere werkprocessen en rapportages ingericht.’’

 

Coaching on the job

Tijdens het traject was coaching on the job een belangrijk onderdeel voor de samenwerking voor het Nederlands Jeugdinstituut. ‘’Wij zijn een redelijk klein bedrijf, waardoor wij niet alle vraagstukken elke keer kunnen uitbesteden. Het is dan prettig als je door een AFAS Profit expert kennis wordt bijgebracht, zodat je dit in de toekomst zelf kan oppakken. Wat ik heel erg goed vind bij Optimo is dat de klant heel erg betrokken wordt bij het proces. Bij elk onderdeel die wij in Insite wilden inrichten, werd er gekeken naar wat wij wilden bereiken en hoe dit bereikt kon worden. Op deze manier hielden we hele korte lijnen tussen beide partijen. Het is echt gericht op de overdracht van kennis. Dit zorgde ervoor dat we er niet op een later moment achter kwamen of iets niet goed is ingericht’’, aldus Ageeth Bakker – Hoofd Personeelsadministratie.

 

Pragmatische werkwijze

‘’Optimo maakt de AFAS software toegankelijk. De HR-gegevens zijn sinds de inrichting van Insite inzichtelijk voor de hele organisatie, wat voorheen nog niet het geval was. Tijdens het inrichten van Insite lieten de medewerkers van Optimo je goed nadenken over wat je precies wil bereiken met het systeem. Ze wisten de juiste vragen te stellen, om de vraag achter de vraag te herleiden. Soms zijn er in AFAS meerdere oplossingen te bedenken. Waardoor het van belang is dat je als organisatie zelf bepaalt waar je behoeften liggen en dit ook uitvoert.’’

Ageeth Bakker: ‘’De projectleider van Optimo nam wekelijks met ons de werkzaamheden door en liet ons veel meekijken tijdens het proces. Buiten het meekijken om, zette zij ons ook aan de slag. Waarbij er aan het eind van de dag gezamenlijk besproken werd of alles op de juiste manier was verwerkt. We kunnen nu zelf workflows inbouwen en bij hele specifieke vragen kunnen wij nog terecht bij Optimo. Hiervoor hebben wij een abonnement op de ServiceDesk afgesloten, zodat zij ons uit de brand kunnen helpen als we er zelf niet meer uitkomen.’’

 

Bezoekverslagen

‘’Wat ik een enorm goede zaak vind is dat we een wekelijkse boekverslagen kregen. Hierdoor kon ik altijd precies lezen wat er allemaal is gebeurd. Het geeft houvast, je weet hierdoor wat er die week is opgepakt door Optimo. Van alle toegestuurde bezoekverslagen hebben wij een werkprocessen handboek gemaakt. Mede daardoor hebben wij nu onze eigen AFAS-inrichting gebruikershandleiding, waarin staat wat wij zelf kunnen doen, hoe wij dit moeten doen, wat de tijdsplanning is en wanneer iets afgerond moet zijn.’’

‘’Waar wij bij het Nederlands Jeugdinstituut heel erg trots op zijn, is dat wij met ons kleine hr-team, bestaande uit 3 personen, samen met Optimo in tien maanden tijd Insite volledig hebben ingericht. Daarnaast is onze AFAS-kennis volledig bijgespijkerd op het gebied van workflows.’’

 

Verbeterpunten

In het begin hebben wij een HR-scan laten afnemen door Optimo om te bekijken waar we staan en waar wij naartoe willen werken. Daarbij was het mij niet helemaal duidelijk wat de scan inhield en wat we gingen doen. Naarmate het proces vorderde, werd het mij wel duidelijk en zag ik de voordelen ervan. De scan heeft uiteindelijk veel nut gehad, maar dit is wel een punt voor Optimo om beter over te communiceren wat het inhoudt. Want de scan geeft juist duidelijk aan wat er nog niet goed ingericht staat en hoe je het kan oplossen.