Charim Zorggroep is een christelijke zorginstelling die totaalzorg biedt aan 1500 ouderen. Door hun toegewijde zorg- en dienstverlening te verlenen, hopen zij bij een ieder hun dromen en verlangens te realiseren. Zij verzorgen ouderen op vijftien locaties in de buurt van Zeist en Veenendaal. De 1400 medewerkers en 1500 vrijwilligers zetten zich met hart en ziel in voor hun verschillende dienstverleningen die bestaan uit: thuiszorg, tijdelijk wonen & vakantieverblijf, dagbesteding, wonen met zorg, verpleeghuiszorg, revalidatie, behandelcentrum, hospicezorg en palliatieve zorg.

 

 

Het kiezen van een AFAS-partner

De Vries: ‘’Als e-HRM systeem hebben wij gekozen voor AFAS Software. Binnen de organisatie kwamen wij al snel tot de conclusie dat we het inbouwen van workflows wilden uitbesteden bij een AFAS-partner. Het hoofd van de salarisadministratie gaf Optimo en nog een andere partner als suggestie. Beiden zijn toen bij ons op gesprek geweest. Daaruit hebben wij gekozen voor Optimo. We wilden namelijk een organisatie die veel kennis in huis heeft met betrekking tot het inrichten van het AFAS-systeem. Wij hadden direct een goed gevoel bij Optimo. Hun voorstel sloeg het beste aan op wat wij graag wilden. Optimo kwam kwalitatief beter over en hun medewerkers begrepen het beste wat onze vraag was.’’

 

 

Geoptimaliseerde HR-processen

Optimo heeft zich bij Charim Zorggroep voornamelijk gericht op het inrichten van werkprocessen. Daardoor verlopen sinds kort de in- en uitdiensttredingen geheel gedigitaliseerd bij de zorggroep, veel handmatige en dubbele handelingen zijn hierdoor niet meer nodig. Momenteel worden andere HR-processen opgepakt, zoals de declaraties en het meerkeuzemenu. Dit menu bestaat uit de secundaire voorwaarden, waar een medewerker gebruik van kan maken. Zij kunnen bijvoorbeeld kiezen voor een fiets- en/of fitnessregeling. Waardoor zij een bruto-netto voordeel kunnen bereiken.‘’Sinds vier maanden hebben wij ook extra ondersteuning op de salarisadministratie. Haar uitgebreide AFAS-kennis en positieve houding hebben een goed effect op onze afdeling. Waardoor het niveau van de salarisverwerking naar een hoger plan wordt getild. Ook zorgt zij ervoor dat wij geen werkachterstand oplopen en weet zij wat aanpakken is.’’, aldus de Vries.

 

 

Een frisse blik

Volgens Maarten de Vries, is een frisse blik binnen een organisatie enorm bevorderlijk. Nieuwe inzichten en ervaringen zorgen ervoor dat je niet altijd op dezelfde manier te werk gaat. De nieuwe werkwijze bevalt de zorggroep zeer goed. Zo hebben zij nu gezamenlijk met de medewerkers van Optimo elke twee weken een overleg. In dit overleg wordt er besproken hoe de HR-processen ervoor staan, de veranderingen hiervan en de werkzaamheden die er nog aan komen. Volgens De Vries zie je vooral op zo’n moment veel positieve inbreng van de consultants van Optimo. Dit houdt de zorggroep scherp en de kennis binnen de organisatie wordt hierdoor bijgespijkerd. Na een gesprek met Optimo, ontvangen wij altijd netjes een verslag van hen. Hierdoor is iedereen op de hoogte van het er speelt tijdens het traject. Daarnaast is het heel prettig dat de consultants van Optimo van elkaar weten waar zij goed in zijn en zij hun werkzaamheden daardoor aan de juiste persoon toewijzen.

 

 

Charim Zorggroep over Optimo:

‘’Ik zou Optimo bij andere bedrijven aanbevelen. Ze komen met veel specifieke kennis, helpen je goed op weg, gaan verder dan wat er van hen gevraagd wordt en de medewerkers werken professioneel en vriendelijk. Er zit natuurlijk een verschil in per persoonlijkheid, maar er wordt wel heel duidelijk volgens een Optimo structuur gewerkt. Het is een structuur die voor ons heel erg prettig werkt. De medewerkers weten waar ze het over hebben en daar houd ik van. Dat laten ze heel duidelijk kwaliteit zien’’, besluit Maarten de Vries.