✓ AFAS expert ✓ Vakkennis ✓ Gespecialiseerde teams
14 juli 2020

In Nederland is het een gewoonte van banken om een werkgeversverklaring te vragen, wanneer iemand een hypotheek of lening aanvraagt. Deze verklaring geeft de bank zekerheid dat de aanvrager de rente en lasten kan betalen. In het faciliteren van de werkgeversverklaring speelt jouw PSA-afdeling een centrale rol, wat jou waarschijnlijk veel tijd kost. Dat kan efficiënter! Lees in deze blog meer over de werkgeversverklaring automatiseren in AFAS Profit.

 

 

Administratieve last voor PSA

Jouw afdeling personeels- en salarisadministratie ontvangt geregeld verzoeken om een werkgeversverklaring te verstrekken. Wat scheelt, is dat AFAS hiervoor een standaardrapport in Profit heeft opgenomen, dat voldoet aan de eisen van de NHG. Het generen van dit rapport zorgt voor een automatische invulling van een aantal basisgegevens:

  • werkgeversgegevens incl. verplichte KvK-nummer;
  • dienstverbandinformatie;
  • afzender en ondertekenaar.

Maar vaak moet de PSA-medewerker zelf nog aan de slag om alle loononderdelen te berekenen zoals:

  • het ‘kale’ jaarloon;
  • vakantiegeld;
  • eindejaarsuitkering of 13e maand;
  • en vervolgens nog allerlei variabele uitbetalingen zoals ORT – een prestatietoeslag over een aantal maanden.

 

AVG proof?

Voor veel organisaties is dit een herkenbaar proces: het pdf-bestand van de ingevulde verklaring wordt met een ‘natte’ handtekening en een bedrijfsstempel volmaakt. Gauw even inscannen, filen op het netwerkdossier en dan per e-mail versturen aan de medewerker. Of sterker nog: geprint in een envelop bij de interne of externe post. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) wordt hierbij niet altijd even streng nageleefd.

 

 

Werkgeversverklaring automatiseren in AFAS Profit

Ik en mijn collega’s vinden dat het proces rondom de werkgeversverklaring vele malen efficiënter kan, waarbij ook nog eens aan de AVG wordt voldaan. Dat doen we als volgt:

  • we richten een rapport in AFAS Profit in op basis van het format van de NHG;
  • we zorgen dat alle benodigde gegevens in de werkgeversverklaring automatisch worden ingevuld op basis van de geselecteerde medewerker;
  • we houden rekening met aanvullende loonbestanddelen, zoals toeslagen of overwerk – eventueel door middel van een aanvullende looninrichting;
  • we houden rekening met onbetaald en/of ouderschapsverlof;
  • alle mogelijke situaties worden grondig nagerekend, zodat je zeker bent van een juiste inrichting;
  • de eventuele looninrichting wordt door ons volledig gedocumenteerd opgeleverd.

 

InSite inrichten

Maakt jouw organisatie gebruik van InSite? Dan kunnen we inrichten dat medewerkers zelf een aanvraag indienen via de knop ‘werkgeversverklaring aanvragen’. Jouw PSA-afdeling hoeft alleen nog het rapport te genereren. De basis- en loongegevens zijn al voorgevuld, waarop desgewenst een controle kan worden gedaan. Vervolgens wordt het rapport beschikbaar gesteld via het werknemersdossier, inclusief een digitale handtekening. Dat klinkt als muziek in de oren, toch?

 

Onze AFAS Consultants kunnen dit gemakkelijk voor jou inrichten. Zo heb je binnen no-time een geheel geautomatiseerd én AVG proof proces! Vraag ‘werkgeversverklaring automatiseren in AFAS Profit’ aan via onze webshop.

 

Desiree Koolen
PSA Specialist