12 oktober 2019
Je hebt de implementatie van AFAS Financieel achter de rug. En nu? Rust wedergekeerd? Of klaar voor de volgende optimalisatieslag? Mark Ebben, AFAS Consultant bij Optimo, beschrijft welke vijf gedachtes door je hoofd gaan ná de implementatie van AFAS Financieel.
Gedachte 1. Yes, live met AFAS Profit!
Het implementatietraject is een spannende en drukke periode waarin veel gevraagd wordt van alle stakeholders binnen de organisatie. Wanneer de livegang is aangebroken en alle processen geborgd zijn in de software van AFAS, is het tijd voor een feestje!
Vervolgens gaan jij en jouw collega’s aan de slag in het nieuwe systeem. Al snel zit je weer in de waan van de dag: de maandcijfers moeten worden opgeleverd, de jaarrekening komt er weer aan, de eerste facturatierun in het nieuwe systeem vraagt wat extra aandacht…
Gedachte 2. Dit proces loopt toch nog niet optimaal.
Het nieuwe werken is een hele verbetering ten opzichte van het vorige pakket. Maar op een bepaald moment denk je: ‘Hé, in het oude systeem hadden we voor dit proces een workaround bedacht waardoor het makkelijker, sneller, efficiënter ging dan nu. Daar hebben we eigenlijk helemaal niet aan gedacht bij de implementatie…’
Gedachte 3. Haal ik wel alles uit de AFAS software?
Na een tijdje werken met het systeem, lopen verschillende medewerkers tegen dingen aan waarvan ze denken: ‘Dit zou toch makkelijker moeten kunnen met zo’n uitgebreid systeem?’
Debiteurenbeheer
Een medewerker debiteurenbeheer wil bijvoorbeeld onbetaalde facturen nabellen, maar komt erachter dat een factuur al twee maanden vervallen is. ‘Kan ik geen taak in InSite krijgen wanneer een factuur een week na de eerste herinnering nog niet betaald is? Op dat moment wil ik namelijk al gaan nabellen.’
Maandrapportages
De controller is inmiddels druk bezig met de maandrapportages, maar hij vindt dat hij iedere maand nog aardig wat terugkerende handelingen moet verrichten om alle gegevens bij elkaar te verzamelen. ‘Dat moet toch meer geautomatiseerd kunnen worden in het systeem? Met één mooie analyse bijvoorbeeld, waarin alle gegevens die ik nodig heb bij elkaar komen, en waar ik ook meteen de belangrijkste kpi’s van mijn organisatie grafisch kan weergeven.’
Andere modules
Naast verbetering van de huidige processen in het systeem, wordt er na verloop van tijd ook nagedacht over het gebruik van andere modules binnen het pakket. Er is besloten om eerst live te gaan met de financiële processen, maar er valt ook veel winst te behalen door andere modules binnen het geïntegreerde ERP-systeem te benutten. ‘Hoe kan ik de module Projecten inzetten binnen mijn organisatie? En ons inkoopproces loopt ook nog niet helemaal lekker. Kunnen we dit ook niet beter in het nieuwe systeem inrichten? Wat is er allemaal mogelijk?’
Gedachte 4. Misschien is het tijd voor een optimalisatietraject.
Inmiddels is het lijstje met optimalisatiewensen aardig gegroeid. Bovendien zag je laatst een bericht voorbij komen over mooie nieuwe functionaliteiten in een nieuwe versie van de AFAS software. Hier wil je ook wat mee doen, maar de applicatiebeheerder heeft te weinig tijd, of heeft te weinig kennis om deze punten goed op te pakken.
Daarnaast wil je wat meer weten over de mogelijkheden van de andere modules in het systeem. ‘Hoe moeten we dit nou aanvliegen?’
Gedachte 5. Ik ga in gesprek met een AFAS consultant van Optimo!
Binnen Optimo hebben we veel kennis in huis en ruime ervaring met de verschillende modules binnen de software van AFAS. Ons ERP team houdt zich specifiek bezig met de modules Financieel, Ordermanagement, Projecten, Abonnementen en CRM. Wij kunnen goed advies geven over hoe processen het beste ingericht kunnen worden, en deze inrichting optimaal voor jouw organisatie verzorgen.
Bovendien kunnen we jouw organisatie eenvoudig meenemen in de mogelijkheden van de software, aan de hand van onze ‘optimalisatie menukaart’. Hiermee laten wij zien welke werkzaamheden we kunnen uitvoeren en welke onderdelen in de scope van een optimalisatietraject voor jouw organisatie kunnen zitten.
Heb jij dezelfde gedachtes na de implementatie van AFAS Financieel en ben je benieuwd naar onze ‘menukaart’?
Neem gerust contact met ons op!